5 tips om de risico's van het delen van bedrijfsbestanden te minimaliseren

Risico's van op de consument gerichte platforms voor het delen van bestanden

Regardless of the industry your business falls under, the ability of your employees to securely access tools and information to perform their duties is critical. Providing employees easy access to files and folders is essential to keep business operations flowing and to avoid serious file sharing risks.

Since the days of the floppy disk, users have come up with some pretty creative ways to quickly and easily save information, as well as share it with each other. Technology has advanced to the point where email is no longer considered a convenient or secure way to share data. Consumer level file sharing and sync options being utilized by individuals without IT knowledge lack security and increase risks to your business.

According to a study done by Gigaom Research and Harris Interactive, a staggering 84% of IT professionals reported security problems caused by the use of consumer-oriented file sharing services for company business. Even for personal use, only about one-third of those users polled stated they trusted file sharing services.

Er zijn veel redenen waarom consumentgerichte platforms voor het delen van bestanden niet worden vertrouwd - de belangrijkste daarvan zijn een gebrek aan controle over hoe bedrijfsgegevens worden gedeeld, de betrouwbaarheid van de service en het feit dat deze platforms gebruikers aansturen om automatische bestandssynchronisatie van werkbestanden in te stellen naar de cloud, of dit nu nodig is of niet.

Beleid ontwikkelen voor het delen van bestanden op ondernemingsniveau

Alles is echter niet verloren, aangezien organisaties Enterprise File Sharing- en Sync-platforms kunnen gebruiken. Hoewel er nog steeds risico's aan verbonden zijn, zelfs aan oplossingen voor het delen van bestanden en toegang op afstand. Hier zijn vijf tips waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van beleid voor het delen van bestanden op ondernemingsniveau.

1. Schakel meervoudige authenticatie in

MFA verhoogt de beveiliging, zodat ongeautoriseerde gebruikers niet kunnen voldoen aan de tweefactorauthenticatievereiste en dus geen toegang hebben tot bedrijfsbestandsshares als een wachtwoord wordt gehackt.

2. Wachtwoorden zijn belangrijk

U zult versteld staan hoe vaak werknemers zeer eenvoudige wachtwoorden gebruiken voor hun werkstations, zowel op locatie als op afstand. Sommigen nemen niet eens de moeite om het standaardwachtwoord te wijzigen dat oorspronkelijk was ingesteld. Het hebben van wachtwoordregels met een minimumlengte van 9 tekens en complexiteitsbeperkingen kan het beveiligingsrisico van generieke wachtwoorden verminderen en kan ook bepalen hoe gegevens naar uw netwerk stromen en wie toegang heeft.

3. Definieer mobiel beleid

BYOD verdwijnt niet, dus als u niet de tijd heeft genomen om controles en beleid te implementeren als onderdeel van uw IT-strategie, moet u dat doen. Gezien het aantal werknemers dat hun mobiele apparaten gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfseigen bedrijfsgegevens, is het een hoge prioriteit om deze veilig te houden en niet op persoonlijke apparaten die niet kunnen worden beheerd.

4. Voldoe aan de behoeften van werknemers

If you don’t have the right tools in place for employees to do what they are supposed to do, you likely don’t have visibility or control over how they are sharing and accessing sensitive data. By meeting the needs of your workforce, you are also keeping your company secure. MyWorkDrive provides employees this easy remote access to work files and folders.

5. Leer best practices op het gebied van beveiliging

Als u een extern personeelsbestand van welke aard dan ook heeft, moet u ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van best practices op het gebied van beveiliging voor het delen en openen van bedrijfsgegevens, verbinding maken met beveiligde wifi en geen openbare wifi gebruiken, en altijd hun persoonlijke apparaten vergrendelen. Onderwijs staat centraal.