5 tips om de risico's van het delen van bedrijfsbestanden te minimaliseren

Risico's van op de consument gerichte platforms voor het delen van bestanden

Ongeacht de branche waarin uw bedrijf valt, het vermogen van uw werknemers om veilig toegang te krijgen tot tools en informatie om hun taken uit te voeren, is van cruciaal belang. Het is essentieel om werknemers gemakkelijke toegang tot bestanden en mappen te bieden om de bedrijfsvoering te laten stromen en om ernstige risico's voor het delen van bestanden te voorkomen.

Sinds de dagen van de diskette hebben gebruikers behoorlijk creatieve manieren bedacht om snel en gemakkelijk informatie op te slaan en met elkaar te delen. De technologie is zo ver gevorderd dat e-mail niet langer wordt beschouwd als een gemakkelijke of veilige manier om gegevens te delen. Opties voor het delen en synchroniseren van bestanden op consumentenniveau die worden gebruikt door personen zonder IT-kennis, zijn onvoldoende beveiligd en verhogen de risico's voor uw bedrijf.

Volgens een onderzoek van Gigaom Research en Harris Interactive rapporteerde maar liefst 84% van IT-professionals beveiligingsproblemen die werden veroorzaakt door het gebruik van op de consument gerichte diensten voor het delen van bestanden voor bedrijfsactiviteiten. Zelfs voor persoonlijk gebruik verklaarde slechts ongeveer een derde van de ondervraagde gebruikers dat ze diensten voor het delen van bestanden vertrouwden.

Er zijn veel redenen waarom consumentgerichte platforms voor het delen van bestanden niet worden vertrouwd - de belangrijkste daarvan zijn een gebrek aan controle over hoe bedrijfsgegevens worden gedeeld, de betrouwbaarheid van de service en het feit dat deze platforms gebruikers aansturen om automatische bestandssynchronisatie van werkbestanden in te stellen naar de cloud, of dit nu nodig is of niet.

Beleid ontwikkelen voor het delen van bestanden op ondernemingsniveau

Alles is echter niet verloren, aangezien organisaties Enterprise File Sharing- en Sync-platforms kunnen gebruiken. Hoewel er nog steeds risico's aan verbonden zijn, zelfs aan oplossingen voor het delen van bestanden en toegang op afstand. Hier zijn vijf tips waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van beleid voor het delen van bestanden op ondernemingsniveau.

Machtigingen instellen

Door te documenteren welke netwerkactiviteiten zijn toegestaan en welke niet, maakt u medewerkers duidelijk wat een acceptabel gebruik van uw netwerk is.

Wachtwoorden zijn belangrijk

U zult versteld staan hoe vaak werknemers zeer eenvoudige wachtwoorden gebruiken voor hun werkstations, zowel op locatie als op afstand. Sommigen nemen niet eens de moeite om het standaardwachtwoord te wijzigen dat oorspronkelijk was ingesteld. Het hebben van wachtwoordregels met een minimumlengte van 9 tekens en complexiteitsbeperkingen kan het beveiligingsrisico van generieke wachtwoorden verminderen en kan ook bepalen hoe gegevens naar uw netwerk stromen en wie toegang heeft.

Definieer mobiel beleid

BYOD verdwijnt niet, dus als u niet de tijd heeft genomen om controles en beleid te implementeren als onderdeel van uw IT-strategie, moet u dat doen. Gezien het aantal werknemers dat hun mobiele apparaten gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfseigen bedrijfsgegevens, is het een hoge prioriteit om deze veilig te houden en niet op persoonlijke apparaten die niet kunnen worden beheerd.

Voldoe aan de behoeften van werknemers

Als u niet over de juiste tools beschikt om werknemers te laten doen wat ze moeten doen, heeft u waarschijnlijk geen zicht op of controle over hoe ze gevoelige gegevens delen en openen. Door te voldoen aan de behoeften van uw personeel, houdt u ook uw bedrijf veilig. MyWorkDrive biedt werknemers deze gemakkelijke externe toegang tot werkbestanden en -mappen.

Best practices voor beveiliging aanleren

Als u een extern personeelsbestand van welke aard dan ook heeft, moet u ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van best practices op het gebied van beveiliging voor het delen en openen van bedrijfsgegevens, verbinding maken met beveiligde wifi en geen openbare wifi gebruiken, en altijd hun persoonlijke apparaten vergrendelen. Onderwijs staat centraal.

Daniel, oprichter van MyWorkDrive.com, heeft sinds 1992 verschillende functies op het gebied van technologiebeheer vervuld bij ondernemingen, de overheid en het onderwijs in de baai van San Francisco. Daniel is gecertificeerd in Microsoft Technologies en schrijft over informatietechnologie, beveiliging en strategie en is bekroond met de Amerikaanse Patent #9985930 in netwerken met externe toegang