5 dicas para minimizar os riscos de compartilhamento de arquivos corporativos

Riscos das plataformas de compartilhamento de arquivos orientadas para o consumidor

Independentemente do setor em que sua empresa se enquadra, a capacidade de seus funcionários de acessar ferramentas e informações com segurança para desempenhar suas funções é fundamental. Fornecer aos funcionários acesso fácil a arquivos e pastas é essencial para manter o fluxo das operações de negócios e evitar sérios riscos de compartilhamento de arquivos.

Desde os dias do disquete, os usuários criaram algumas maneiras bastante criativas de salvar informações de maneira rápida e fácil, além de compartilhá-las entre si. A tecnologia avançou a ponto de o e-mail não ser mais considerado uma maneira conveniente ou segura de compartilhar dados. As opções de compartilhamento e sincronização de arquivos em nível de consumidor utilizadas por indivíduos sem conhecimento de TI não oferecem segurança e aumentam os riscos para seus negócios.

De acordo com um estudo feito pela Gigaom Research e Harris Interactive, um impressionante 84% de profissionais de TI relatou problemas de segurança causados pelo uso de serviços de compartilhamento de arquivos orientados ao consumidor para negócios da empresa. Mesmo para uso pessoal, apenas cerca de um terço dos usuários entrevistados afirmaram confiar em serviços de compartilhamento de arquivos.

Existem muitas razões pelas quais as plataformas de compartilhamento de arquivos orientadas para o consumidor não são confiáveis - a principal delas é a falta de controle sobre como os dados da empresa são compartilhados, a confiabilidade do serviço e o fato de essas plataformas orientarem os usuários a configurar a sincronização automática de arquivos de trabalho para a nuvem, seja necessário ou não.

Desenvolvendo Políticas para Compartilhamento de Arquivos em Nível Corporativo

No entanto, nem tudo está perdido, pois as organizações podem utilizar as plataformas Enterprise File Sharing and Sync. Embora ainda existam riscos envolvidos até mesmo em soluções de compartilhamento de arquivos corporativos e acesso remoto. Aqui estão cinco dicas que você deve levar em consideração ao desenvolver políticas para compartilhamento de arquivos em nível empresarial.

Definir permissões

Ao documentar quais atividades de rede são permitidas e quais não são, você está deixando claro para os funcionários qual é um uso aceitável de sua rede.

Senhas são importantes

Você ficaria surpreso com a frequência com que os funcionários usam senhas muito básicas para suas estações de trabalho no local ou remotamente. Alguns nem se preocupam em alterar a senha padrão que foi configurada inicialmente. Ter regras de senha com um comprimento mínimo de 9 caracteres e restrições de complexidade pode mitigar o risco de segurança de senhas genéricas e também pode controlar como os dados fluem em sua rede e quem tem acesso.

Definir política móvel

O BYOD não vai acabar, então, se você ainda não teve tempo para implementar controles e políticas como parte de sua estratégia de TI, você precisa. Com o número de funcionários que utilizam seus dispositivos móveis para acessar dados comerciais proprietários, mantê-los seguros e fora de dispositivos pessoais que não podem ser gerenciados é uma alta prioridade.

Atender às necessidades dos funcionários

Se você não tiver as ferramentas certas para que os funcionários façam o que devem fazer, provavelmente não terá visibilidade ou controle sobre como eles estão compartilhando e acessando dados confidenciais. Ao atender às necessidades de sua força de trabalho, você também mantém sua empresa segura. O MyWorkDrive oferece aos funcionários esse acesso remoto fácil a arquivos e pastas de trabalho.

Ensinar as melhores práticas de segurança

Se você tem uma força de trabalho remota de qualquer tipo, deve garantir que eles estejam cientes das práticas recomendadas de segurança para compartilhar e acessar dados da empresa, conectar-se a Wi-Fi seguro e não usar Wi-Fi público e sempre bloquear seus dispositivos pessoais. A educação é fundamental.

Daniel, fundador do MyWorkDrive.com, trabalhou em várias funções de gerenciamento de tecnologia atendendo empresas, governo e educação na área da baía de São Francisco desde 1992. Daniel é certificado em Microsoft Technologies e escreve sobre tecnologia da informação, segurança e estratégia e foi premiado Patente #9985930 em Rede de Acesso Remoto