5 consejos para minimizar los riesgos de uso compartido de archivos empresariales

Riesgos de las plataformas de intercambio de archivos orientadas al consumidor

Independientemente de la industria en la que se encuentre su negocio, la capacidad de sus empleados para acceder de forma segura a herramientas e información para realizar sus funciones es fundamental. Proporcionar a los empleados un fácil acceso a los archivos y carpetas es esencial para mantener el flujo de las operaciones comerciales y evitar riesgos graves al compartir archivos.

Desde los días del disquete, los usuarios han ideado algunas formas bastante creativas para guardar información rápida y fácilmente, así como para compartirla entre ellos. La tecnología ha avanzado hasta el punto en que el correo electrónico ya no se considera una forma conveniente o segura de compartir datos. Las opciones de sincronización y uso compartido de archivos a nivel de consumidor que utilizan personas sin conocimientos de TI carecen de seguridad y aumentan los riesgos para su negocio.

Según un estudio realizado por Gigaom Research y Harris Interactive, un asombroso 84% de profesionales de TI informaron problemas de seguridad causados por el uso de servicios de intercambio de archivos orientados al consumidor para los negocios de la empresa. Incluso para uso personal, solo alrededor de un tercio de los usuarios encuestados afirmó que confiaba en los servicios de intercambio de archivos.

Hay muchas razones por las que no se confía en las plataformas de intercambio de archivos orientadas al consumidor, entre las que destaca la falta de control sobre cómo se comparten los datos de la empresa, la confiabilidad del servicio y el hecho de que estas plataformas llevan a los usuarios a configurar la sincronización automática de archivos de trabajo. a la nube, ya sea necesario o no.

Desarrollo de políticas para el uso compartido de archivos a nivel empresarial

Sin embargo, no todo está perdido, ya que las organizaciones pueden utilizar las plataformas Enterprise File Sharing and Sync. Aunque todavía existen riesgos involucrados incluso con soluciones de acceso remoto y uso compartido de archivos empresariales. Aquí hay cinco consejos que debe tener en cuenta al desarrollar políticas para compartir archivos a nivel empresarial.

Establecer permisos

Al documentar qué actividades de red están permitidas y cuáles no, deja en claro a los empleados cuál es un uso aceptable de su red.

Las contraseñas importan

Se sorprendería de la frecuencia con la que los empleados usan contraseñas muy básicas para sus estaciones de trabajo en el sitio o remotas. Algunos ni siquiera se molestan en cambiar la contraseña predeterminada que se configuró inicialmente. Tener reglas de contraseña con una longitud mínima de 9 caracteres y restricciones de complejidad puede mitigar el riesgo de seguridad de las contraseñas genéricas y también puede controlar cómo fluyen los datos en su red y quién tiene acceso.

Definir política móvil

BYOD no va a desaparecer, por lo que si no se ha tomado el tiempo de implementar controles y políticas como parte de su estrategia de TI, debe hacerlo. Con la cantidad de empleados que utilizan sus dispositivos móviles para acceder a datos comerciales patentados, mantenerlos seguros y fuera de los dispositivos personales que no se pueden administrar es una alta prioridad.

Satisfacer las necesidades de los empleados

Si no cuenta con las herramientas adecuadas para que los empleados hagan lo que se supone que deben hacer, es probable que no tenga visibilidad ni control sobre cómo comparten y acceden a datos confidenciales. Al satisfacer las necesidades de su fuerza laboral, también mantiene segura a su empresa. MyWorkDrive proporciona a los empleados este fácil acceso remoto a los archivos y carpetas de trabajo.

Enseñe las mejores prácticas de seguridad

Si tiene una fuerza laboral remota de cualquier tipo, querrá asegurarse de que conocen las mejores prácticas de seguridad para compartir y acceder a los datos de la empresa, conectarse a Wi-Fi seguro y no usar Wi-Fi público, y siempre bloquear sus dispositivos personales. La educación es clave.

Daniel, fundador de MyWorkDrive.com, ha trabajado en varios roles de gestión de tecnología al servicio de empresas, gobierno y educación en el área de la bahía de San Francisco desde 1992. Daniel está certificado en tecnologías de Microsoft y escribe sobre tecnología de la información, seguridad y estrategia y ha sido galardonado con el premio US Patente #9985930 en Redes de Acceso Remoto