Top 5 SharePoint-migratiekosten

Migratieplanning van SharePoint

Veel bedrijven overwegen om Windows File Shares te migreren naar SharePoint of andere Cloud Storage voor afdelingsshares. Terwijl SharePoint is geen bestandsserver directe vervanging, voor kleinere bedrijven kan het zakelijk verstandig zijn. Wat zijn echter de SharePoint-migratiekosten waarmee u rekening moet houden? Als organisaties overwegen bestandsshares naar SharePoint te verplaatsen, moeten we rekening houden met de mogelijke beveiliging, tijdsdruk, risico's en kosten. Hoewel SharePoint geweldig is om samen te werken aan documenten met teams binnen of buiten het bedrijf, kan het de on-premises bestandsservershares volledig vervangen en worden gebruikt als alternatief voor het delen van bestanden? Wat zijn de verborgen kosten van migreren naar SharePoint?

1. SharePoint-kosten

Het migreren van organisaties naar SharePoint is een ingewikkelde, uitdagende onderneming. Veel organisaties realiseren het zich misschien niet, maar SharePoint is ontworpen als een samenwerkingsplatform en niet als vervanging van bestandsservers. Het migreren van bestandsshares naar SharePoint vereist maandenlange planning om gegevens te sorteren en te identificeren om ze te verplaatsen van een pool van bestandsshares die jaren, zo niet tientallen jaren terug kan gaan. Om bestanden naar SharePoint te migreren, moeten bestanden worden geconverteerd om tekens te verwijderen die niet zijn toegestaan, bijvoorbeeld (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) en toegewezen aan opslagbibliotheken om binnen de SharePoint-opslaglimieten te blijven met behulp van gespecialiseerde tools die tegen een meerprijs moeten worden aangeschaft. Het proces wordt nog ingewikkelder bij het migreren van organisaties met zeer gevoelige gegevens, zoals overheidsinstanties, met een groot aantal strikte nalevingsvoorschriften waaraan moet worden voldaan. Bedrijven zullen deze verborgen ontwikkelings- en implementatiekosten moeten begroten wanneer ze SharePoint vergelijken met andere enterprise-oplossingen voor het delen van bestanden. Bovendien beschikken de meeste organisaties niet over de gespecialiseerde vaardigheden om een SharePoint-migratie met succes uit te voeren en moeten ze een budget vrijmaken voor een door een leverancier gecertificeerde consulting provider om te helpen bij het ontwerp en de migratie. Voor organisaties met veel terabytes aan bestandsshares die gewoon naar de cloud willen verhuizen, kan het logischer zijn om ze te migreren naar AWS of Azure-bestandsshares waar NTFS-machtigingen en bestandsnamen kunnen worden behouden en waar opslaglimieten geen probleem zijn.

2. Vendor Lock-in en gegevenssoevereiniteit

Zelfs als de bestandsshares van de organisatie in het land kunnen worden geplaatst om te voldoen aan de vereisten van de regelgeving voor opslaglocaties, in welk formaat worden de bestanden opgeslagen? Zijn de bestanden in een formaat dat toegankelijk is, zelfs als SharePoint of internet niet beschikbaar is? Wat gebeurt er als de organisatie haar bestanden uit het leverancierssysteem wil verplaatsen? Als de bestanden worden opgeslagen in een eigen formaat van de leverancier, wat zijn dan de kosten om ze te exporteren, migreren en converteren naar een nieuw leveranciersformaat of terug naar native NTFS-bestandsshares? In het geval van de meeste SharePoint worden alle bestanden gemigreerd naar databases met hun eigen set machtigingen die niet gemakkelijk terug kunnen worden geëxporteerd naar hun oorspronkelijke NTFS-indeling, aangezien alle metagegevens verloren gaan bij het importeren. Office-bestanden kunnen ook worden gewijzigd, zodat alle externe koppelingen naar andere bestanden niet langer geldig zijn zodra ze buiten de bestandsopslag van de leverancier zijn geplaatst. Organisaties zullen goed willen nadenken over de implicaties van het verplaatsen van bestanden naar een eigen formaat voor cloudservices, omdat ze kunnen ontdekken dat als ze om welke reden dan ook naar een ander platform willen verhuizen, de toekomstige kosten van een migratie veel groter zullen zijn dan eventuele kostenbesparingen op de korte termijn.

3. Lange termijn archiverings- en back-upkosten

Traditionele bestandsshares kunnen eenvoudig worden versleuteld en voor onbepaalde tijd offsite worden opgeslagen in hun oorspronkelijke NTFS-bestandsindeling, en vervolgens op elk moment in de toekomst eenvoudig worden hersteld, ongeacht eventuele technologische veranderingen. Met SharePoint en andere cloudopslag moeten volledige systemen worden hersteld, of bij de meeste cloudleveranciers worden verwijderde bestanden slechts 90 dagen bewaard, wat inhoudt dat aanvullende archiveringsservices moeten worden gekocht en permanent worden betaald om SharePoint op te slaan in archieven voor de lange termijn. Deze back-up- en opslagkosten leiden tot extra ondersteunings- en abonnementskosten bovenop de lopende abonnementskosten. Om te voldoen aan de nalevings- en archiveringsvereisten, moeten de kosten van het onderhoud van dubbele systemen voor back-up en gegevensbehoud in alle algemene kostenramingen worden meegenomen.

4. Toekomstige kosten voor bestandsopslag

Als bestanden online worden opgeslagen in cloudservices die moeilijk of onmogelijk te exporteren zijn, moeten ze online worden onderhouden in SharePoint-databases. Welke kosten zal de organisatie in de loop van de tijd maken als archiefgegevens online worden bijgehouden? Ondernemingen zullen in de loop van de tijd rekening moeten houden met mogelijke extra opslagkosten.

5. Trainings- en productiviteitskosten

Gebruikers zijn getraind om eenvoudig hun bestanden van een toegewezen schijf te halen. Met SharePoint worden bestanden opgeslagen in bibliotheken die toegankelijk zijn via een webinterface of alleen vanuit apps. De interface lijkt in niets op Windows Verkenner. Hoewel er tools van derden zijn die cloudopslag SharePoint in kaart kunnen brengen om brieven aan te sturen, zijn ze traag, vereisen ze extra beheer en ondersteunen ze mogelijk geen Two Factor Authentication, dus ze kunnen niet worden gebruikt in beveiligde omgevingen. De kosten van training en het behouden van medewerkers op SharePoint-systemen met hun vele geavanceerde functies en documentbeheervereisten kunnen aanzienlijk zijn. Bovendien vinden de meeste organisaties dat ze een interne groep van goedbetaalde documentbeheerbeheerders nodig hebben om het bestandsopslagbeleid af te dwingen en te voorkomen dat hun SharePoint-opslag verandert in een warboel van ongeorganiseerde bestanden die lukraak in bibliotheken of mappen worden geplaatst zonder classificatie. Deze administratievereiste draagt verder bij aan de lopende kosten.