Top 5 SharePoint-migratiekosten

Migratieplanning van SharePoint

Veel bedrijven overwegen om Windows File Shares te migreren naar SharePoint of andere Cloud Storage voor afdelingsshares. Terwijl SharePoint is geen bestandsserver directe vervanging, voor kleinere bedrijven kan het zakelijk gezien verstandig zijn. Wat zijn echter de SharePoint-migratiekosten waarmee u rekening moet houden? Als organisaties overwegen om gedeelde bestanden naar SharePoint te verplaatsen, moeten we rekening houden met de mogelijke beveiliging, tijdsbeperkingen, risico's en kosten. Hoewel SharePoint geweldig is om samen te werken aan documenten met teams binnen of buiten het bedrijf, kan het de lokale bestandsservershares volledig vervangen en worden gebruikt als alternatief voor het delen van bestanden? Wat zijn de verborgen kosten van de migratie naar SharePoint?

1. SharePoint-kosten

Het migreren van organisaties naar SharePoint is een gecompliceerde, uitdagende onderneming. Veel organisaties beseffen het misschien niet, maar SharePoint is ontworpen als een samenwerkingsplatform en niet als vervanging van bestandsservers. Bij het migreren van bestandsshares naar SharePoint gaat het om maanden plannen om gegevens te sorteren en te identificeren om te verhuizen uit een pool van bestandsshares die jaren, zo niet decennia kunnen teruggaan. Om bestanden naar SharePoint te migreren, moeten bestanden worden geconverteerd om tekens te verwijderen die niet zijn toegestaan, bijvoorbeeld (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) en toegewezen aan opslagbibliotheken om binnen de SharePoint-opslaglimieten te blijven met behulp van gespecialiseerde tools die tegen meerprijs moet worden aangeschaft. Het proces wordt zelfs nog ingewikkelder bij het migreren van organisaties met zeer gevoelige gegevens, zoals overheidsinstanties, met een groot aantal strenge nalevingsvoorschriften waaraan moet worden voldaan. Bedrijven zullen deze verborgen ontwikkelings- en implementatiekosten moeten budgetteren wanneer ze SharePoint met andere vergelijken zakelijke bestanden delen oplossingen. Bovendien beschikken de meeste organisaties niet over de gespecialiseerde vaardigheden om een SharePoint-migratie succesvol uit te voeren en zullen ze een door een leverancier gecertificeerd adviesbureau moeten budgetteren om te helpen bij het ontwerp en de migratie. Voor organisaties met vele terabytes aan bestandsshares die simpelweg naar de cloud willen verhuizen, kan het logischer zijn om ze te migreren naar AWS of Azure-bestandsshares waar NTFS-machtigingen en bestandsnamen kunnen worden behouden en waar opslaglimieten geen probleem zijn.

2. Vendor Lock-in en gegevenssoevereiniteit

Zelfs als de bestandsshares van de organisatie in het land kunnen worden geplaatst om te voldoen aan de vereisten voor naleving van de opslaglocatie, in welk formaat worden de bestanden opgeslagen? Zijn de bestanden in een formaat dat toegankelijk is, zelfs als SharePoint of internet niet beschikbaar is? Wat gebeurt er als de organisatie hun bestanden uit het systeem van de leverancier wil verwijderen? Als de bestanden zijn opgeslagen in een eigen indeling van de leverancier, wat zijn dan de kosten om ze te exporteren, migreren en converteren naar een nieuwe indeling van de leverancier of terug naar native NTFS-bestandsshares? In het geval van de meeste SharePoint worden alle bestanden gemigreerd naar databases met hun eigen machtigingen die niet eenvoudig kunnen worden geëxporteerd naar hun oorspronkelijke NTFS-indeling, aangezien alle metagegevens bij het importeren verloren gaan. Office-bestanden kunnen ook worden gewijzigd, zodat alle externe koppelingen naar andere bestanden niet langer geldig zijn zodra ze buiten de bestandsopslag van de leverancier zijn geplaatst. Organisaties zullen goed moeten nadenken over de implicaties van het verplaatsen van bestanden naar een eigen formaat van cloudservices, aangezien ze kunnen ontdekken dat als ze om welke reden dan ook naar een ander platform willen verhuizen, de toekomstige kosten van een migratie veel groter zullen zijn dan eventuele kostenbesparingen op korte termijn.

3. Kosten voor archivering en back-up op lange termijn

Traditionele bestandsshares kunnen eenvoudig worden versleuteld en voor onbepaalde tijd offsite worden opgeslagen in hun oorspronkelijke NTFS-bestandsindeling, en vervolgens op elk moment in de toekomst gemakkelijk worden hersteld, ongeacht eventuele technologische veranderingen. Bij SharePoint en andere cloudopslag moeten volledige systemen worden hersteld, of bij de meeste cloudleveranciers worden verwijderde bestanden slechts 90 dagen bewaard, wat betekent dat aanvullende archiveringsservices moeten worden gekocht en voor altijd moeten worden betaald om SharePoint op te slaan in langetermijnarchieven. Deze back-up- en opslagkosten leiden tot extra ondersteunings- en abonnementskosten bovenop de lopende abonnementskosten. Om te voldoen aan de nalevings- en archiveringsvereisten, moeten de kosten van het onderhouden van dubbele systemen voor back-up en het bewaren van gegevens worden meegenomen in de totale kostenramingen.

4. Toekomstige kosten voor bestandsopslag

Als bestanden online worden opgeslagen in cloudservices die moeilijk of onmogelijk kunnen worden geëxporteerd, moeten ze online worden onderhouden in SharePoint-databases. Welke kosten zal de organisatie in de loop van de tijd maken als archiefgegevens online worden bijgehouden? Ondernemingen zullen in de loop van de tijd moeten budgetteren voor mogelijke extra opslagkosten.

5. Trainings- en productiviteitskosten

Gebruikers zijn getraind om hun bestanden gemakkelijk van een toegewezen schijf te halen. Met SharePoint worden bestanden opgeslagen in bibliotheken die toegankelijk zijn via een webgebaseerde interface of alleen vanuit apps. De interface lijkt in niets op Windows File Explorer. Hoewel er tools van derden zijn die cloudopslag SharePoint kunnen toewijzen aan stationsletters, zijn ze traag, vereisen ze extra administratie en ondersteunen ze mogelijk geen tweefactorauthenticatie, waardoor ze niet kunnen worden gebruikt in beveiligde omgevingen. De kosten van training en het houden van werknemers op SharePoint-systemen met hun vele geavanceerde functies en vereisten voor documentbeheer kunnen aanzienlijk zijn. Bovendien vinden de meeste organisaties dat ze een interne groep van goedbetaalde documentbeheerbeheerders moeten onderhouden om het bestandsopslagbeleid af te dwingen en te voorkomen dat hun SharePoint-opslag verandert in een puinhoop van ongeorganiseerde bestanden die lukraak in bibliotheken of mappen zonder classificatie worden geplaatst. Deze administratievereiste draagt verder bij aan de lopende kosten.