5 Tipps zur Minimierung der Risiken bei der Dateifreigabe in Unternehmen

Risiken verbraucherorientierter Filesharing-Plattformen

Unabhängig von der Branche, in die Ihr Unternehmen fällt, ist die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter, sicher auf Tools und Informationen zuzugreifen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, von entscheidender Bedeutung. Den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf Dateien und Ordner zu ermöglichen, ist unerlässlich, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten und ernsthafte Risiken bei der Dateifreigabe zu vermeiden.

Seit den Tagen der Diskette haben sich Benutzer einige ziemlich kreative Möglichkeiten ausgedacht, um Informationen schnell und einfach zu speichern und sie miteinander zu teilen. Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass E-Mail nicht mehr als bequeme oder sichere Methode zum Teilen von Daten angesehen wird. Dateifreigabe- und Synchronisierungsoptionen auf Verbraucherebene, die von Personen ohne IT-Kenntnisse verwendet werden, sind nicht sicher und erhöhen die Risiken für Ihr Unternehmen.

Laut einer von Gigaom Research und Harris Interactive durchgeführten Studie berichteten erstaunliche 84% von IT-Experten über Sicherheitsprobleme, die durch die Nutzung verbraucherorientierter Filesharing-Dienste für Unternehmensgeschäfte verursacht wurden. Selbst für den privaten Gebrauch gab nur etwa ein Drittel der befragten Benutzer an, dass sie Filesharing-Diensten vertrauen.

Es gibt viele Gründe, warum verbraucherorientierten Filesharing-Plattformen nicht vertraut wird – vor allem fehlende Kontrolle darüber, wie Unternehmensdaten geteilt werden, Zuverlässigkeit der Dienste und die Tatsache, dass diese Plattformen Benutzer dazu anleiten, eine automatische Dateisynchronisierung von Arbeitsdateien einzurichten in die Cloud, ob erforderlich oder nicht.

Entwicklung von Richtlinien für die Dateifreigabe auf Unternehmensebene

Es ist jedoch nicht alles verloren, da Unternehmen Enterprise File Sharing- und Sync-Plattformen nutzen können. Obwohl es immer noch Risiken gibt, die sogar mit File-Share- und Remote-Zugriffslösungen für Unternehmen verbunden sind. Hier sind fünf Tipps, die Sie bei der Entwicklung von Richtlinien für die Dateifreigabe auf Unternehmensebene berücksichtigen sollten.

Berechtigungen festlegen

Indem Sie dokumentieren, welche Netzwerkaktivitäten erlaubt sind und welche nicht, machen Sie den Mitarbeitern deutlich, was eine akzeptable Nutzung Ihres Netzwerks ist.

Passwörter sind wichtig

Sie werden erstaunt sein, wie oft Mitarbeiter sehr einfache Passwörter für ihre Workstations vor Ort oder entfernt verwenden. Einige machen sich nicht einmal die Mühe, das ursprünglich eingerichtete Standardkennwort zu ändern. Passwortregeln mit einer Mindestlänge von 9 Zeichen und Komplexitätsbeschränkungen können das Sicherheitsrisiko generischer Passwörter mindern und auch steuern, wie Daten in Ihr Netzwerk fließen und wer Zugriff hat.

Mobile Richtlinie definieren

BYOD wird nicht verschwinden. Wenn Sie sich also nicht die Zeit genommen haben, Kontrollen und Richtlinien als Teil Ihrer IT-Strategie zu implementieren, müssen Sie dies tun. Da immer mehr Mitarbeiter ihre Mobilgeräte für den Zugriff auf unternehmenseigene Geschäftsdaten verwenden, ist es von hoher Priorität, diese sicher zu halten und von privaten Geräten fernzuhalten, die nicht verwaltet werden können.

Erfüllen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Wenn Sie nicht über die richtigen Tools verfügen, mit denen Mitarbeiter das tun können, was sie tun sollen, haben Sie wahrscheinlich keine Transparenz oder Kontrolle darüber, wie sie vertrauliche Daten teilen und darauf zugreifen. Indem Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllen, sorgen Sie auch für die Sicherheit Ihres Unternehmens. MyWorkDrive bietet Mitarbeitern diesen einfachen Fernzugriff auf Arbeitsdateien und -ordner.

Lehren Sie Best Practices für die Sicherheit

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter jeglicher Art haben, sollten Sie sicherstellen, dass sie die bewährten Sicherheitsverfahren für die gemeinsame Nutzung und den Zugriff auf Unternehmensdaten kennen, sich mit einem sicheren WLAN verbinden und kein öffentliches WLAN verwenden und ihre persönlichen Geräte immer sperren. Bildung ist der Schlüssel.

Daniel, Gründer von MyWorkDrive.com, ist seit 1992 in verschiedenen Funktionen im Technologiemanagement für Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen in der San Francisco Bay Area tätig. Daniel ist in Microsoft-Technologien zertifiziert und schreibt über Informationstechnologie, Sicherheit und Strategie und wurde mit dem Titel „US“ ausgezeichnet Patent #9985930 in Remote Access Networking