Hoe doen ze dat met de toename van werken op afstand waarbij mensen en bedrijven op afstand moeten werken?

Externe medewerkers werken vanuit huis of buiten de traditionele werkomgeving, zoals op kantoor of op een specifieke werkplek. Het verhoogt het moreel en stimuleert het succesvol voltooien van taken en doelen op een veel efficiëntere, tijdige en kosteneffectievere manier, terwijl ook de gezondheid van werknemers wordt beschermd.

Al het werk op afstand kan worden samengevat in twee verschillende categorieën:

  • EEN volledig afgelegen taak stelt een werknemer in staat, of hij nu parttime, fulltime of freelance is, 100% vanuit huis te werken zonder naar een kantoorlocatie te hoeven pendelen.
  • EEN gedeeltelijke externe taak biedt werknemers enige mogelijkheden voor werken op afstand, maar staat de werknemer niet toe om deel te nemen aan hun werk zonder minstens een deel van de tijd het kantoor of de werklocatie te bezoeken.

Dus hoe beslist een bedrijf of het volledig op afstand moet blijven of deeltijdse kantoorbezoeken moet overwegen? Dit hangt grotendeels af van het soort baan, maar de drie beslissende factoren zijn meestal:

  • Reizen is een noodzakelijk onderdeel van het werk.
  • Personeelsvergaderingen en facetime zijn vereist.
  • Bepaalde aspecten van een bepaalde baan kunnen niet vanuit huis of buiten kantoor worden gedaan.

Of het nu fulltime of parttime is, één ding is zeker: werken op afstand wordt niet langer als een trend beschouwd, maar is nu een volledig haalbare optie, zoals wordt bevestigd door talrijke onderzoeken en statistieken, die we nu zullen bespreken.

Statistieken voor werken op afstand laten een dramatische toename zien sinds Covid-19

De belangrijkste reden waarom werkgevers openstaan voor werken op afstand, is om gelukkigere en productievere werknemers te hebben. Wanneer werknemers productief zijn, dragen ze bij aan het algehele zakelijk succes. Recente statistieken en enquêtes gemarkeerd door softwareleverancier voor tijdregistratie op afstand, timedoctor.com laten zien dat telewerkers productiever zijn dan degenen die in een vaste kantooromgeving werken.

Volgens recente onderzoeksgegevens zijn werknemers die vanuit huis werken, al is het maar één keer per maand, 24% meer productief en gelukkig dan degenen die nooit de kans krijgen om hun werk buiten de kantooromgeving te doen.

Afstandswerk

foto door Jacek Dylag Aan Unsplash

Als je je afvraagt, gewoon hoe populair werken op afstand echt is, kijk eens naar deze cijfers:

  • 71% van mensen over de hele wereld werkt op afstand meestal.
  • Er wordt voorspeld dat 50% van de Amerikaanse beroepsbevolking zal de komende jaren op afstand blijven werken.
  • Pew onderzoek schat dat 64% van degenen die momenteel vanuit huis werken, zeggen dat hun werkplek momenteel gesloten is of niet voor hen beschikbaar is; 36% zegt dat ze ervoor kiezen om niet naar hun werkplek te gaan.
  • Tweeënzestig procentt van de werkende Amerikanen zegt momenteel dat ze tijdens de covid-19-crisis thuis hebben gewerkt, een aantal dat sinds half maart is verdubbeld.

Het is niet alleen populair, het is ook gunstig voor de bedrijfsproductiviteit:

  • Stanford-studie concludeert dat: Externe werknemers productiviteitsniveaus nam toe
  • 58% van de ondervraagde telewerkers gelooft dat hun motivatie niveaus zijn hoger wanneer u thuis werkt dan wanneer u op kantoor werkt.
  • Werken op afstand is oudere werknemers helpen aan het werk te blijven langer - werknemers ouder dan 64 werken meer uren en meer jaren dan op enig ander moment in de geschiedenis.
  • 87% van telewerkers voelt zich meer verbonden met hun collega's en hoger management door het gebruik van moderne technologieën videoconferenties houden dan hun kantoorgebonden collega's die geen behoefte hebben aan en geen gebruik maken van dergelijke technologie voor toegang op afstand.

Zowel bedrijven als externe werknemers kunnen economisch profiteren van werken op afstand - het heeft een enorm effect op salarissen en bedrijfskosten:

  • Salarissen voor thuiswerkers zijn meestal hetzelfde en soms hoger dan die van kantoorpersoneel. Bedrijven kunnen het zich veroorloven om ze meer te betalen vanwege de kostenbesparende eigenschappen van werken op afstand, met name als het gaat om kantoor- en onderhoudskosten (bijv. kantoorruimte, verlichting, water, computers, enz...).
  • Thuiswerkers verhogen automatisch hun inkomen aangezien ze geen hebben kosten woon-werkverkeer. Ter vergelijking: de gemiddelde woon-werkkosten van Amerikaanse werknemers worden geschat op ongeveer $2.600 per jaar.
  • Externe werknemers krijgen ook meer belastingvoordelen dan kantoormedewerkers, zoals: aftrekposten thuiskantoor, die uiteindelijk meer geld in hun zak steken aan het einde van het belastingjaar. Nogmaals, dit kan worden gezien als een salarisverhoging door een werkgever zonder dat ze zelfs maar voor de verhoging hoeven te betalen.

Weet u nog steeds niet zeker hoeveel uw bedrijf kan besparen als u ervoor kiest om over te stappen op afstand? Deze statistieken zouden je een goed idee moeten geven:

  • Werkgevers besparen meer dan $11.000 per jaar bij het aannemen halftijdse telewerkers.
  • Volgens een studie door de Universiteit van Ohio, konden bedrijven die minimaal 100 werknemers toestonden om minstens de helft van de tijd thuis te werken, tot $1 miljoen per jaar besparen.
  • Bedrijven die externe werknemers inhuren beleven 25% minder omzet en dus niet continu geld hoeven uit te geven werving en training nieuwe werknemers.

Bovenstaande statistieken gelden ook niet alleen voor kleinere of minder bekende bedrijven. Er zijn veel bekende bedrijven die met succes beleid voor werken op afstand hebben toegepast en daarmee grote voordelen hebben behaald.

Hoe werken op afstand werkt: drie voorbeelden

De volgende 3 bedrijven en hun bijbehorende statistieken bevestigen het feit dat bedrijven in alle soorten en maten enorme voordelen kunnen behalen door binnen hun organisatie een flexibel beleid voor werken op afstand aan te bieden.

#1 Menselijk

menselijk biedt meer dan 100 werkopdrachten op afstand!

Het aanbieden van werk op afstand past volgens de Amerikaanse zorgverzekeraar precies bij de missie van hun bedrijf om mensen te helpen welzijn te bereiken.

Hoewel hun fulltime externe werknemers nog steeds dezelfde voordelen krijgen als kantoormedewerkers - medisch, tandheelkundig, betaald verlof en zwangerschapsverlof - ontvangen ze ook alle extra voordelen die een flexibele externe baan biedt, zoals meer tijd met het gezin en minder tijd om je voor te bereiden op en te pendelen naar het werk.

#2 Dell

25% van Dell-medewerkers werk vanuit huis. Ze werken fulltime of een paar dagen per week.

De twee belangrijke voordelen: het bedrijf citeert voor het aanbieden van een dergelijk liberaal beleid voor werken op afstand zijn: geld en milieu.

Dell zegt dat het elk jaar ongeveer $12 miljoen dollar aan vastgoedkosten bespaart en de ecologische voetafdruk van zowel het bedrijf als zijn werknemers heeft verkleind door alleen flexibele werkplekopties aan te bieden.

#3 Amazon

De grootste online retailer ter wereld, Amazone, 1.750 externe klantenservicemedewerkers ingehuurd in de herfst van 2018 en dit voorjaar (2019) is op zoek naar 3.000 meer.

Voor Amazon draait het allemaal om het behouden van een flexibel personeelsbestand het hele jaar door, waardoor ze kunnen "opschalen" en meer uren kunnen toevoegen tijdens piekseizoenen voor aankopen, en een voltijds personeel op de loonlijst kunnen houden zonder extra overhead toe te voegen kosten.

Laten we zes veelvoorkomende mythen over werken op afstand ontkrachten

Met al het statistische bewijs dat wijst op de doeltreffendheid, efficiëntie en kostenbesparende voordelen van werken op afstand, zou je denken dat alle bedrijven het zouden overnemen. Toch zijn ondernemers en het hogere management er nog steeds sceptisch over. Laten we eens kijken naar hun gemeenschappelijke zorgen en ze één voor één ontkrachten.

Mythe #1: "Onze systemen zullen uit elkaar vallen als we zelfs maar op afstand proberen te gaan"

Hoewel er tegenwoordig een toenemend aantal bedrijven is die banen op afstand aanbieden, is er ook een groot aantal kleine (en zakelijke!) bedrijven die niet geloven dat werken op afstand haalbaar is.

WIST JE DAT: Sommige bedrijven schakelen terug naar een 100% on-site jobmodel, omdat hun redenering dat werken op afstand een daling van de productiviteit veroorzaakte. IBM is een van die grote spelers. In 2017 besloten ze om hun telewerkers terug naar kantoor te bellen, omdat productiviteit volgens hen alleen optimaal is in een kantooromgeving.

Heeft IBM gelijk? Wordt er meer werk gedaan als medewerkers op kantoor zijn?

Studies hebben zelfs aangetoond dat productiviteit, voor de meeste bedrijfssystemen, neemt toe met werken op afstand, die ook wordt ondersteund door een studie gepubliceerd in Harvard Business Review die factoren meet die de productiviteitsniveaus van bedrijven beïnvloeden.

"Een gecontroleerde omgeving die wordt geboden door een thuiskantoor of een externe locatie kan werknemers in staat stellen zich beter te concentreren op de taak die voorhanden is in vergelijking met een druk en lawaaierig kantoor."

Ja, kantoren zijn bevorderlijk voor het stroomlijnen van een bepaalde zakelijke workflow of systeem, maar ze kunnen ook afleidend en niet motiverend zijn. Bedenk eens hoe moeilijk het zou zijn om je op je werk te concentreren als anderen aan het telefoneren zijn of met elkaar chatten.

Mythe #2: "Externe werknemers verslappen en schaden mijn bedrijf"

Wat veel ondernemers lijken te vergeten, is dat werknemers ook op kantoor kunnen verslappen. De meest voorkomende reden hierachter is dat ze daar een "X" aantal uren vastzitten en het "punch-the-clock"-syndroom voelen waarbij ze gewoon tijd kopen totdat het tijd is om naar huis te gaan.

Werk op afstand

foto door Clay Banks Aan Unsplash

"Zolang bedrijven ervoor zorgen dat hun externe werknemers hun verantwoordelijkheden en werkdeadlines kennen, kunnen ze de kans op 'slapen' thuis en zelfs op kantoor verkleinen."

Managers kunnen chathulpmiddelen en videogesprekken gebruiken om hun medewerkers dagelijks of wekelijks bij de les te houden en verantwoordelijk te houden voor hun werk. Hubstaff vermeldt aanvullende bronnen op: Wat, waarom en hoe de productiviteit van werknemers op afstand meten op hun blog.

Mythe #3: "Het is echt moeilijk om effectief te communiceren met externe werknemers."

In dit digitale tijdperk is er echt geen reden waarom er een communicatieprobleem zou zijn tussen managers en hun externe werknemers. Er zijn alleen problemen als het bedrijf zich slecht aanpast aan de werkomstandigheden op afstand.

De volgende 3 tips kunnen de meeste bedrijven helpen om een communicatieomgeving op afstand te promoten:

  • Alle medewerkers, zowel op kantoor als op afstand, moeten toegang hebben tot dezelfde communicatiemiddelen en deze kunnen gebruiken.
  • Zoek altijd naar nieuwere en betere communicatietechnologieën om thuiswerkers meer verbonden te houden met het thuisteam.
  • Organiseer vergaderingen op kantoor om ervoor te zorgen dat externe medewerkers gemotiveerd blijven.

"Er zijn tegenwoordig zoveel communicatieplatforms om uit te kiezen dat 'gebrek aan communicatie' eigenlijk gewoon een slecht excuus is om niet op afstand te gaan."

Hier zijn een paar communicatietools die vaak worden gebruikt in externe zakelijke omgevingen:

  • Grote blauwe knop (videostreaming)
  • Skype (clientconferentie)
  • Slack (geschreven communicatiehub)
  • Discord of TeamSpeak (hub voor spraakcommunicatie)

Mythe #4: “Werknemers op afstand moeten de klok rond beschikbaar zijn. Ze zijn toch thuis.”

Het zijn werknemers, geen slaven, en een goede werkgever zal nooit proberen ze beschikbaar te stellen wanneer ze maar willen inchecken.

Net zoals kantoormedewerkers een scheiding tussen werk en privé hebben, zouden werknemers op afstand dat ook moeten hebben!

Er kunnen wat extra uren ontstaan als de werkdruk toeneemt, maar alleen als werknemers ermee instemmen en er adequaat voor worden betaald!

Er mogen geen aannames zijn als het gaat om werkschema's op afstand. Van zowel managers als telewerkers wordt verwacht dat ze bepaalde werktijden overeenkomen, net alsof ze daadwerkelijk op locatie werken.

Om verwarring over de werktijd te voorkomen, zijn online teamborden toegankelijk voor en gebruikt door zowel managers als externe werknemers om werkuren en beschikbaarheid op te sommen en bij te houden.

Mythe #5: "Als mijn werknemers op afstand gaan, zullen hun sociale vaardigheden er op de lange termijn onder lijden."

Thuiswerkers zijn vaak zeer actieve leden van de samenleving. In feite hebben ze meestal meer mogelijkheden om sociaal met hun familie, vrienden en kennissen om te gaan, omdat ze niet zo vastgebonden zijn aan hun bureau als kantoormedewerkers.

"Met de technologie van vandaag kunnen bazen en managers indien nodig online vergaderingen regelen met zowel on-site als off-site werknemers, en ook chatrooms opzetten voor informeel chatten."

Dezelfde technologie kan externe werknemers ook toegang bieden tot hun collega's tijdens downtimes en buiten kantooruren om menselijk contact te bevorderen - een online koffiepauze, zo u wilt!

Mythe #6: "Externe werknemers kunnen nooit echt deel uitmaken van een bedrijfscultuur."

Google en andere grote spelers hebben sterke bedrijfsculturen gecreëerd door hun on-site 'extra's' zoals sportscholen, recreatieve activiteiten en voedselservices. Dit is geen vereiste of noodzaak om eenheid op te bouwen.

"Gebrek aan scherts- en gangchats tussen collega's betekent niet dat ze geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur."

Externe werklocaties

foto door Christin Hume Aan Unsplash

Er zijn bedrijven die in staat zijn om hun bedrijfscultuur te koesteren en hun externe medewerkers het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van de organisatie met veel van de hierboven genoemde technologieën.

HelpScout, een helpdesksoftwarebedrijf met volledig extern personeel en een 81%-medewerkersbetrokkenheid bij de nieuwste technologie. Ze ontwerpen ook wervingsprocessen en strategieën voor werken op afstand op die manier en hun werknemers voelen zich een cruciaal onderdeel van het team.

Nu de mythen zijn verdreven, is het tijd om te zien welke geweldige technologie de verandering naar externe en flexibele werkomstandigheden in een groeiend aantal industrieën drijft.

Technologie en hulpmiddelen voor werken op afstand

De verschuiving naar een volledige of semi-remote werkstaf is mogelijk met projectbeheer, het delen van bestanden, chat, spraak en andere tools. Hoe kunnen deze tools bedrijven en externe werknemers helpen?

#1 Chattools dragen bij aan succes op afstand

Succesvol werken op afstand is alleen mogelijk met de juiste communicatiemiddelen.

Als tijd van essentieel belang is, is er geen betere technologie dan chatsoftware. Externe medewerkers kunnen direct contact maken met collega's, een groep of managers en snel feedback krijgen of tijdgevoelige antwoorden geven.

Tegenwoordig zitten de meeste chathulpmiddelen in een allesomvattende suite die ook e-mailcommunicatie, videoconferenties en live groepsstreaming biedt (mogelijkheden voor teleconferenties). Slack is een van de meest gebruikte all-inclusive communicatietools voor externe werknemers, omdat het instant messaging als onderdeel van de kernfunctie omvat.

#2 Videohulpmiddelen helpen met visuele aanwijzingen

Chat kan maar weinig doen, en we kunnen belangrijke visuele aanwijzingen missen of een slecht geconstrueerd antwoord verkeerd interpreteren. Welnu, er zijn tal van videotools die helpen bij het oplossen van deze hachelijke situatie.

Of het nu gaat om videodia's of om face-to-face in te checken met een externe medewerker, videosoftware is de ideale tool om externe medewerkers op een persoonlijker en gedetailleerder niveau met elkaar in contact te brengen.

foto door Wes Hicks Aan Unsplash

Dus wat maakte hen nu goed? Welnu, betere internetverbindingen met een lagere ping spelen een grote rol. De meeste gebruikers hebben tegenwoordig een betrouwbare internetverbinding die elk type teleconferentie gemakkelijk aankan. Voorbij zijn de dagen van gepixelde video's en vervormde geluiden. De top 3 videoconferentiediensten zijn: Zoom, Microsoft Teams en Google Meet die allemaal snel concurreren om functies en zelfs virtual reality toe te voegen om persoonlijke vergaderingen na te bootsen.

#3 Projectmanagementtools Houd iedereen op koers

Wist u dat veel hulpprogramma's voor projectbeheer oorspronkelijk alleen zijn ontworpen voor gebruik op kantoor? Aangezien ze zo veel helpen met werken op afstand, is het moeilijk om een andere manier te bedenken om ze te gebruiken.

Hun functielijsten zijn zo inherent vriendelijk voor werken op afstand dat het logisch is dat ze een van de pijlers zijn geworden die werken op afstand ondersteunen.

Een goede projectmanagementtool heeft taak- en activiteitentracking, waardoor u het broodnodige toezicht en overzicht op afstand krijgt. Een enkele blik is voldoende om te zien wie wat doet en in welke fase van het project ze zich bevinden.

Het kiezen van een projectmanagementtool die is gericht op werken op afstand, gebruiksgemak en een goede leercurve zijn de belangrijkste aspecten. Trello is een goed voorbeeld van projectmanagementtools die al deze punten dekken.

#4 Hulpprogramma's voor het delen van bestanden elimineren redundantie

“Zonder een gemakkelijke manier om bestanden en gegevens op afstand te openen en te delen, zou alles tot stilstand komen. Dit maakt het delen van bestanden, het hosten van bestanden en bestandsbeheertools het brood en boter van werken op afstand.”

Diensten voor delen via de cloud en systemen voor bestandsbeheer in de cloud zijn een optimale oplossing. Het delen en openen van bedrijfsbestanden is eenvoudig, en realtime synchronisatie is hun beste eigenschap: iedereen heeft de meest actuele versie van alle gegevens. De meeste services bieden toegang tot de bestandsgeschiedenis waar u eventuele wijzigingen kunt bekijken en indien nodig wijzigingen kunt terugdraaien.

Zij hebben security-functies zoals wachtwoordbeveiliging en codering, waardoor toegang en bewerking alleen mogelijk is als u over de juiste inloggegevens beschikt.

Hoewel veel van de cloudgebaseerde bestandsbeheersystemen een prijskaartje hebben, kunnen bedrijven die geen specifieke vereisten hebben en de voordelen van het delen van bestanden op afstand willen ervaren, eerst beginnen met een eenvoudige optie.

Google Drive is een alternatief voor het geval u een bedrijf bent dat bestanden niet onder uw eigen controle/compliance hoeft te houden. Het biedt een gratis cloudgebaseerd bestandsbeheersysteem voor persoonlijk gebruik of een Google for Business-versie met voordelen die niet te vinden zijn in gratis versies.

Het hebben van een gemakkelijk toegankelijke tool voor het delen van bestanden is niet alleen een luxe, maar ook een noodzaak die externe medewerkers op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen en hen ook helpt samen te werken.

#5 Prestatie- en feedbacktools verhogen de efficiëntie

Het is al moeilijk genoeg om feedback van werknemers te verzamelen en een kwaliteitsbeoordeling van het werk te bieden, zelfs met kantoormedewerkers, wat te zeggen van externe werknemers? De hele beproeving is meestal erg stressvol voor alle betrokkenen, aangezien hun prestaties worden beoordeeld, en is er echt een goede manier om het op kantoor te volgen?

foto door Isaac Smith Aan Unsplash

Evaluatie- en feedbacktechnologieën pakken dit probleem aan door continue feedback te verzamelen zonder de noodzaak van persoonlijke ontmoetingen of frequente check-ins met uw medewerkers.

Deze oplossingen werken ook uitstekend voor medewerkers op kantoor. Het is een betere oplossing om in dergelijke software te investeren dan over hun schouders opdoemen en te vragen wat ze aan het doen zijn en wanneer ze ermee klaar zullen zijn.

15Five is een goed voorbeeld van een performance & feedback tool dat een super tijd-efficiënt onderzoeksproces biedt. Het duurt slechts 15 minuten voor werknemers om te antwoorden en slechts 5 minuten voor de werkgevers om te beoordelen.

#6 Betrokkenheidstools Houd de motivatie hoog

Betrokkenheidstools gebruik ook continue feedbackmechanismen om de efficiëntie te verbeteren en het moreel van de werknemers te stimuleren. Het verschil zit in wat ze meten: ze houden specifieke statistieken bij die helpen bij het vaststellen van mogelijke problemen met het externe personeel.

De meeste betrokkenheidstools hebben ook realtime en geavanceerde oplossingen om de effecten of het mogelijke optreden ervan te minimaliseren.

Hivedesk is een buitengewone betrokkenheidstool dat helpt managers en projectsupervisors de productiviteitsniveaus van externe werknemers te volgen, en informeert hen ook over wanneer hun externe personeel online is en aan welke projecten ze momenteel werken.

Hoewel werken op afstand haalbaar lijkt, is het nauwelijks een wandeling in het park. Voordat u besluit om opties voor werken op afstand in uw bedrijf te introduceren, kunt u het beste kijken naar de uitsplitsing van de voor- en nadelen.

Voor- en nadelen van werken op afstand voor werkgevers

Werkgevers weten dat als ze de juiste kandidaat voor de baan willen aannemen en behouden, ze hen de juiste balans tussen werk en privé moeten bieden. 68% van de Millennial personeelsbestand is meer geïnteresseerd in externe banen dan traditionele kantoorbanen, dus het is geen wonder dat zoveel werkgevers op zoek zijn naar manieren om op afstand te werken.

Op afstand gaan heeft zijn eigen voordelen

Als werkgever bent u waarschijnlijk goed op de hoogte van alle voordelen die werken op afstand voor werknemers met zich meebrengt. En jij dan?

Afbeelding door Nattanan Kanchanaprat van Pixabay

Is werken op afstand goed voor uw bedrijf? Zijn er überhaupt voordelen? Oh ja - hier zijn er vijf:

#1 U kunt de kosten voor kantoorruimte verminderen of elimineren

Het kopen of huren van kantoorruimte kost een bedrijf veel geld. Hoewel de werkelijke kosten van locatie tot locatie kunnen verschillen, is kantoorruimte over het algemeen niet goedkoop. Neem jaarlijkse kosten om te huren Kantoor ruimte, per werknemer, voor 3 grote steden binnen de VS als voorbeeld:

  • In San Francisco moet u $13.032 per werknemer betalen.
  • New York is zelfs nog duurder met $14.800 per werknemer.
  • Washington, DC loopt niet zo ver achter met $10.522 per werknemer.

De Global Workplace Analytics Statistics schat dat de gemiddelde besparing op onroerend goed voor fulltime telewerkers zijn ongeveer $10.000, per werknemer, per jaar.

Deze besparingen kunnen de jaarlijkse huurkosten van kantoorruimte voor de meeste bedrijven drastisch compenseren. Om een beter idee te krijgen van hoeveel de besparingen kunnen zijn, vergelijkt u de gemiddelde jaarlijkse besparingen met de hierboven vermelde jaarlijkse kosten voor de 3 grote Amerikaanse steden.

#2 U heeft meer efficiëntie en productiviteit

Door werknemers hun eigen uren te laten bepalen, kunnen ze op hun piekuren werken - wanneer ze zich het meest efficiënt en productief voelen - of dat nu 's ochtends of' s avonds is.

Dit is niet alleen theoretische retoriek, het is gebaseerd op feitelijke statistieken:

  • Een onderzoek gedaan door Stanford universiteit bleek dat externe werknemers, met name externe callcentermedewerkers, hun productiviteitsniveau met 13% verhoogden wanneer ze vanuit huis werkten.
  • Een soortgelijk onderzoek gedaan door de Universiteit van Texas bleek dat telewerkers zelfs 5-7 uur langer werkten dan kantoormedewerkers.

Er zijn andere drijvende factoren achter hogere productiviteitsniveaus bij telewerkers:

  • Verminderde reistijd: Hiermee kunnen externe werknemers meer tijd besteden aan andere belangrijke werktaken dan aan het rijden van en naar het werk.
  • Minder ziektedagen: Werknemers met gezinnen kunnen aan hun persoonlijke verplichtingen voldoen en hoeven daarvoor geen verlof op te nemen.
  • Minder stress: Thuiswerkers vinden het gemakkelijker om werk en privé-verantwoordelijkheden te combineren als ze in een vertrouwde en comfortabele omgeving kunnen blijven, zoals hun huis.
  • Minder afleiding: Geloof het of niet, externe medewerkers merken vaak dat ze thuis minder afleiding hebben omdat ze hun omgeving en planning kunnen controleren, een optie die niet beschikbaar is voor werknemers die in een kantooromgeving werken.

Nogmaals, al deze productiviteitsvoordelen zijn niet slechts geruchten, maar feitelijke ervaringen die door bedrijven over de hele wereld worden gerapporteerd.

Bynder, een wereldwijd bedrijf voor het beheer van digitale activa, ontdekte dat 40% van hun werknemers meer productiviteit en focus ervoeren bij het thuiswerken, omdat ze zich hierdoor meer gefocust en productiever voelden dankzij de rust en flexibiliteit die hun thuisomgeving bood.

#3 U zult ook merken dat u een hogere personeelsretentie heeft

Wanneer een doorgewinterde medewerker een organisatie verlaat, gaat er veel investering en ervaring met zich mee. Dit kan gedeeltelijk worden verholpen met werken op afstand: vaak moeten werknemers verhuizen naar een ander deel van het land of naar een ander deel van de wereld.

Voorheen was er echt niets dat een organisatie kon doen om ze te behouden als ze niet aanwezig waren op de nieuwe locatie van de werknemer.

"Vandaag de dag kunnen bedrijven hun werknemers over de hele wereld volgen, indien nodig, door middel van moderne technologie en flexibele opties voor werken op afstand."

Hoewel verhuizen voor veel werknemers een onvermijdelijke omstandigheid in het leven is, hoeft werkplezier dat niet te zijn. Bedrijven kunnen veel doen om ervoor te zorgen dat hun medewerkers gelukkig blijven en dus ook bij hen blijven. Een belangrijk onderdeel van het tevreden houden van werknemers is het bieden van meer mogelijkheden om op afstand te werken.

Volgens de 2018 Staat van werken op afstand rapport, bedrijven die werk op afstand aanbieden, hebben 25% minder omzet dan bedrijven die dergelijke opties niet bieden.

Bedrijven die meer afgelegen banen bieden, stellen zich ook open voor:

  • Het vergroten van de kandidatenpool: Werken op afstand vereist soms 'inhuur op afstand', waardoor bedrijven een grotere pool van het wereldwijde personeelsbestand kunnen aanboren. Dit kan hen niet alleen helpen onbenut potentieel aan het licht te brengen, maar hen ook helpen kandidaten te vinden die op zoek zijn naar meer banen voor de lange termijn.
  • Millennial-medewerkers tevreden houden: Aangezien millennials al het grootste deel van het wereldwijde personeelsbestand uitmaken, is het belangrijk voor bedrijven om hen te geven wat ze willen: vrijheid en flexibiliteit! Wat is de eenvoudigste en meest kosteneffectieve manier waarop een bedrijf hen deze twee dingen kan bieden? Afstandswerk!

#4 U hoeft niet zoveel toezicht te houden

Iedereen houdt van medewerkers die minder toezicht nodig hebben, maar toch de klus op een efficiënte, georganiseerde en tijdige manier klaren.

Dergelijke werknemers besparen tijd en helpen managers en bazen zich te concentreren op belangrijkere zaken zoals het ontwikkelen van doelen, het maken van bedrijfsbrede strategische plannen en het sturen van het personeel in de richting van de missie van het bedrijf.

Afbeelding door Gratis-foto's van Pixabay

Het is moeilijk om dit soort werknemers te vinden. Ze zijn vaak zeldzaam, maar de meeste succesvolle telewerkers zullen dergelijke eigenschappen hebben. Er zijn tal van technische opties waarmee ze zelfstandig en met minder toezicht kunnen werken:

  • Mobiel & Cloud-technologie: Maakt op elk moment van de dag of nacht toegang op afstand mogelijk - u hoeft niet te wachten tot de baas de winkel opent om de benodigde bestanden, informatie en gegevens te krijgen!
  • Videovergaderen: Maakt het gemakkelijk om contact te maken met externe medewerkers van over de hele wereld om samen te werken en te communiceren over specifieke projecten. Managers hoeven zelf niet eens op kantoor te zijn om te vergaderen en zeker niet aanwezig te zijn om de hand van hun medewerker vast te houden. Het enige dat nodig is, is een internetverbinding, een computerapparaat en wat videoconferentiesoftware om de boodschap over te brengen!
  • Samenwerkingshubs en prestatietools: Met dergelijke tools kunnen managers nu uploaden welk werk moet worden gedaan, instructies over hoe het moet worden gedaan, en de voortgang daadwerkelijk volgen en feedback geven aan werknemers over hun werk. In principe kunnen ze van een afstand en in één keer toezicht houden in plaats van individuele sessies met elke externe werknemer te moeten houden om hun voortgang te instrueren, te motiveren en te volgen.

Het belangrijkste waar managers rekening mee moeten houden, is dat ze van tevoren een werkplan op afstand moeten opstellen om de technologie af te stemmen op de behoeften van elk project, elke taak en elke werknemer.

American Express heeft dit geweldig gedaan met hun 9-jarige werkruimtestrategie, BlueWork.

Dankzij hun strategie voor werken op afstand konden ze gebruikmaken van technologie voor externe toegang en ergens tussen de $10 en $15 miljoen dollar per jaar besparen op onroerendgoedkosten, terwijl ze hun externe personeel motiveren en aanmoedigen om productiever te zijn zonder zelfs maar persoonlijk toezicht op hen te hoeven houden oog in oog.

#5 U bespaart geld vanwege lagere salarisverwachtingen en lagere kosten

Volgens Glassdoor, een bedrijfsreview en een vacaturesite, geeft bijna 80% van de werknemers de voorkeur aan extra en nieuwe voordelen boven een loonsverhoging.

Bedrijven die een beleid voor werken op afstand aanbieden, hebben kennis genomen van dit feit en bieden ook een uitgebreid pakket voordelen voor hun externe werknemers, terwijl ze hen tegelijkertijd een lager salaris bieden dan werknemers op locatie.

Er zijn negen beproefde voordelen om externe medewerkers aan te bieden die lagere salarissen kunnen compenseren, en die externe medewerkers ook voor langere tijd tevreden en aan boord kunnen houden:

  • gezondheid
  • Moderne technologie (telefoons, laptops, enz...)
  • Thuiskantoor upgrades (werkruimte)
  • Home Services (koken en schoonmaken)
  • Trainingsprogramma's/ontwikkeling van vaardigheden
  • Volledig gefinancierde vakanties
  • Flexibele Verlof & Afwezigheden
  • kinderopvang
  • Beloningsprogramma's

Bied geen opties voor werken op afstand aan als het enige voordeel. Een toenemend aantal bedrijven staat werken op afstand toe, dus degenen die extra voordelen hebben, zullen uw werknemers gemakkelijk van u afpakken.

Werken op afstand betekent echter niet dat sommige werkgevers hun werknemers automatisch minder betalen dan wat hun lokale kantoorpersoneel krijgt.

Sommige werkgevers hebben het zelfs voordeliger en praktischer gevonden om dit te doen, omdat het betalen van externe werknemers op basis van waar ze wonen - een populaire loonmaatstaf bij externe werkgevers - vaak duurder en nogal verwarrend kan zijn.

Basiskamp, een softwarebedrijf voor projectbeheer, heeft onlangs besloten om al hun externe werknemers hetzelfde salaris te betalen alsof ze bij een IT-bedrijf in San Francisco, het hoofdkantoor van het bedrijf zelf, zouden werken, ook al komt geen van de externe werknemers daar vandaan .

Nadelen waarmee u als werkgever te maken kunt krijgen

De lijst met voordelen doet de hele deal voor werken op afstand klinken alsof het te mooi is om waar te zijn. Nou, er zijn ook nadelen. Werkgevers moeten een aantal grote hindernissen overwinnen om aan de behoeften van de nieuwe werknemers op afstand te voldoen. Enkele hiervan zijn:

#1 Het juiste soort werknemer vinden

Als werken op afstand zoveel voordelen kan bieden, zoals lagere kosten, hogere productiviteitsniveaus en gelukkigere werknemers, waarom verhoogt dan niet elk bedrijf zijn beleid voor flexibel werken?

De belangrijkste reden? Het is erg moeilijk om externe medewerkers te vinden met de benodigde kwaliteiten om op afstand te werken. Werken op afstand vereist een enorm andere vaardigheden, houding en persoonlijkheid. Hier is een lijst met vaardigheden die een ideale telewerker zal hebben:

  • Het vermogen om werkschema's en bedrijfsplannen te volgen en op te stellen.
  • Tijdmanagementvaardigheden.
  • Organisatievaardigheden.
  • Technische vaardigheid.
  • Mogelijkheid om in een virtuele omgeving te werken.
  • Goed tot uitstekend probleemoplossend vermogen.
  • Sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling).
  • Bereidheid om hulp te zoeken en waar nodig vragen te stellen.
  • Zelflerend vermogen.
  • Correcte en betrouwbare installatie en apparatuur voor thuiskantoren.

Algemene karaktereigenschappen die passen in een onbewaakte, externe werkomgeving zoals zelfmotivatie, zelfdiscipline, integriteit, vindingrijkheid, flexibiliteit en aanpassingsvermogen.

De lijst met vaardigheden en kwaliteiten die kenmerkend zijn voor een succesvolle externe medewerker is vrij volledig - maar dit is een IDEALE kandidaat. Veel van deze dingen kunnen ook worden opgepikt en geleerd, dus ontsla degenen die misschien wat vaardigheden missen niet, maar laat ze belofte zien.

In veel gevallen, als een werkgever in staat is om een externe werknemer te vinden en aan te trekken met slechts 3 van de hierboven genoemde kenmerken, beschouwen ze het als een succesvolle aanwerving.

#2 Communicatie- en samenwerkingskloven tussen managers en medewerkers.

Het kunnen aanboren van een wereldwijde arbeidsmarktmarkt via externe werkopties is fantastisch om de potentiële kandidatenpool te vergroten en hoogwaardige werknemers buiten de locatie van een bedrijf te vinden, maar het kan ook een groot nadeel met zich meebrengen: de taalgrens.

Er zijn bepaalde nuances tussen moedertaalsprekers van het Engels en degenen die Engels als tweede taal spreken.

Afbeelding van freeillustrated via Pixabay

Technische termen zullen geen probleem zijn, maar bepaalde bijvoeglijke naamwoorden en andere zakelijke termen die worden gebruikt om het belang aan te moedigen, te motiveren en te benadrukken, kunnen onopgemerkt blijven door buitenlandse externe werknemers. In dergelijke gevallen zal zelfs de beste communicatietechnologie deze kloof in taalvaardigheid niet kunnen overbruggen.

De gebrek aan face-to-face communicatie is een andere belemmering die geen echte oplossing heeft. Het is gewoon makkelijker en efficiënter om de details van bepaalde projectdetails persoonlijk uit te leggen. Er zal altijd een zekere mate van miscommunicatie zijn bij interactie met een externe medewerker via e-mail, chat, online werkhub of een videoconferentie-interface.

Persoonlijke bijeenkomsten van werkgevers en werknemers, vooral bij het leveren van belangrijke instructies en projectverwachtingen, hebben nog steeds de voorkeur.

De miscommunicatie lijkt op te treden bij het proberen over te brengen verwachtingen over nieuwe projectdetails en doelen. De gevolgen van een dergelijke miscommunicatie zijn verhoogde projectkosten en meer tijdsvertragingen!

# 3 Cyberbeveiligingsproblemen worden vaak genoemd als een reden waarom bedrijven een hekel hebben aan het idee van werken op afstand.

Het openstellen van een virtueel kantoor voor externe medewerkers kan ook betekenen dat er een groot aantal cyberbeveiligingsproblemen voor een bedrijf ontstaan.

Virtuele kantoren en cloudgebaseerde systemen zijn grotendeels gedecentraliseerd en verspreid over een groot gebied en over een groot aantal mensen. Veel bedrijven zijn van mening dat bedrijfsgegevens hierdoor vatbaarder worden voor cyberaanvallen en fouten van medewerkers.

Bedrijfsgegevens zijn toegankelijk voor externe werknemers via meerdere computerapparaten, zoals persoonlijke laptops en mobiele telefoons, die allemaal kunnen worden gestolen en gehackt.

Het beveiligen van een uitbetaald netwerk van gegevens en verschillende computerapparatuur kan moeilijk zijn en vereist meestal de hulp van een bekwaam IT-team om de klus goed te klaren.

Dit is de reden waarom bedrijven die overschakelen naar werken op afstand, heel wat team moeten investeren om hun werknemers te leren over best practices als het gaat om cyberbeveiliging, wachtwoordsterkte, het gebruik van openbare wifi en meer.

#4 Een vermindering van het vermogen van een bedrijf om te brainstormen.

Online communicatiekanalen en berichten-apps hebben online brainstormsessies tot een mogelijkheid gemaakt voor thuiswerkers. Voor het grootste deel leveren dergelijke sessies behoorlijk productieve en creatieve brainstormresultaten op.

“Het probleem begint wanneer creatieve spanning nodig is. Het zijn die constructieve meningsverschillen tussen teamleden die voor radicale innovatie zorgen.”

Brainstormsessies op afstand kunnen tot chaos leiden, omdat het zo gemakkelijk is om verkeerd te interpreteren wat anderen echt bedoelen met hun typen.

Brainstormsessies voor werk op afstand gaan meer over aangename en hartelijke individuele input en niet over dynamische spanning die creativiteit op het volgende niveau stimuleert, wat alleen mogelijk is door persoonlijke interacties.

# 5 Problemen met micromanagement met betrekking tot planning en tracking.

Misschien wel het meest uitdagende aspect als het gaat om het plannen van werken op afstand, is het balanceren tussen verschillende tijdzones.

Hoe plan je een afspraak wanneer de werkdag van de ene externe medewerker de werkavond van een andere medewerker is?

Traceringsproblemen zijn een ander probleem waarmee men vaak te maken krijgt bij het aansturen van extern personeel.

Foto door Element5 Digital van Pexels

Wanneer een externe medewerker alleen zijn werk op tijd moet inleveren zoals gepland, is tracking een fluitje van een cent. Wanneer telewerkers echter per uur worden betaald, wordt het moeilijker om bij te houden hoe efficiënt ze hun tijd gebruiken.

Een externe medewerker kan zich op tijd aanmelden en zijn werk op tijd afronden, maar kan nog steeds de meeste tijd verslappen.

In dit geval zou het een verspilling van geld zijn om een telewerker op uurbasis te betalen. Het probleem is dat het moeilijker wordt om te zien wanneer en hoe een werknemer werkt wanneer hij wordt betaald per uur dan wanneer hij wordt betaald door het project/op salarisbasis.

Gewoonlijk moeten er meer technologie en meer systemen worden ingesteld om werknemers per uur effectief te volgen, wat kan leiden tot hogere IT-kosten.

Voor- en nadelen van werken op afstand voor werknemers

Wat goed is voor de werkgever, is ook gunstig voor de werknemer. Laten we eens kijken naar de invloed van werken op afstand op werknemers en welke voordelen (en mogelijke nadelen) dit kan opleveren voor hun loopbaan en dagelijks werk.

Voordelen van een werkgever die werken op afstand ondersteunt

Er is geen beter gevoel dan te kunnen werken op uw eigen voorwaarden, en dat is precies wat op afstand gaan betekent. Hier zijn enkele van de beste voordelen van op afstand werken.

#1 Wijzigingen in de werk-privébalans

Een balans tussen werk en privé betekent eenvoudigweg het harmoniseren van de twee belangrijkste aspecten van het leven van een werknemer: werk en persoonlijk. Nu het leven hectischer en sneller is geworden, vinden moderne werknemers het moeilijker om de energie te geven die nodig is om zowel een succesvol werk- als privéleven te produceren.

Dit geldt met name als we bedenken dat werknemers tegenwoordig meer tijd op kantoor doorbrengen en minder tijd met hun gezin.

Meer energie voor de baas, minder energie voor de kinderen.

Werkgevers hebben dit feit erkend en dat is de reden waarom banen op afstand in opkomst zijn – ze helpen hun werknemers persoonlijke tijd terug te geven om niet alleen bij zichzelf en hun gezin te zijn, maar ook om de dingen te doen die ze graag doen.

balans tussen werk en privé op afstand

foto door rawpixel.com van Pexels

De balans tussen werk en privéleven die wordt verkregen door werken op afstand heeft telewerkers ook de mogelijkheid gegeven om belangrijke beslissingen te nemen die hun leven en dat van hun gezin op een positieve manier hebben beïnvloed.

Uit een recent onderzoek bleek dat 24% van thuiswerkers zeggen dat de voordelen van thuiswerken sommige van hun belangrijke beslissingen in het leven.

#2 Werken op afstand is ook tijdbesparend

Autorijden kan leuk zijn tijdens een roadtrip, maar er zijn maar heel weinig werknemers die autorijden naar het werk als een van hun favoriete activiteiten beschouwen.

Toch besteden de meeste werknemers een aanzienlijk deel van hun tijd aan het rijden van en naar het werk: bijna een uur per dag, gemiddeld - is een noodzakelijk kwaad dat een salaris moet ontvangen.

Maar niet met telewerkers. Ze kunnen dit gevreesde uur volledig elimineren of aanzienlijk verminderen, afhankelijk van hoeveel tijd ze buiten kantoor mogen werken.

Hoeveel tijd kan werken op afstand een werknemer gemiddeld besparen? Een deeltijdwerker kan sparen 11 dagen per jaar door parttime op afstand te werken!

Wat kan een telewerker doen met al die extra tijd? Alles wat ze echt willen - slapen, sporten of meer werken, tijd doorbrengen met familie, vrienden of huisdieren. Het zal de mensen gelukkiger maken omdat ze een leven buiten het werk zullen hebben!

#3 Werken op afstand leidt tot verhoogde productiviteit

Meer productiviteit is niet alleen een voordeel dat werkgevers halen uit werken op afstand, maar werknemers kunnen er ook van profiteren.

Waarom zouden werknemers thuis productiever zijn?

Welnu, het elimineren van het woon-werkverkeer is een grote stressverlichter en tijdbesparend en dit alleen al stelt hen in staat meer positieve energie te hebben om meer werk te doen.

De andere redenen voor verhoogde productiviteit bij externe medewerkers zijn de volgende:

  • Minder afleiding op kantoor.
  • Minder kantoorpolitiek.
  • Minder zinloze en niet-productieve meetings.
  • Rustigere werksfeer.
  • Gecontroleerde werkruimte.
  • Flexibele planning – mogelijkheid om eigen uren in te stellen, langer te werken en taken uit te voeren op zeer productieve piektijden.
  • Werken in een meer comfortabele omgeving.
  • Hogere productiviteit als gevolg van werken op afstand is ook niet zomaar een willekeurige gebeurtenis, maar een meerderheidsconsensus.

66% van werkende professionals denkt dat ze productiever zouden zijn door te werken vanuit een afgelegen locatie dan werken in een traditionele kantooromgeving.

Nadelen die werknemers kunnen ervaren bij hun externe werkposities

Er zijn enkele nadelen die kunnen optreden als de werkomstandigheden op afstand niet zijn ingesteld zoals ze zouden moeten zijn. De meest voorkomende zijn:

#1 Werken op afstand kan een eindeloze werkdag worden

Voor veel werknemers is het beste deel van naar een kantoorbaan gaan, deze aan het eind van de dag te verlaten. Maar wat als je het kantoor nooit zou kunnen verlaten?

Zo kan het voor veel telewerkers lijken. Ze komen vast te zitten in de sleur van altijd maar werken.

Het kantoor is daar, dus waarom zou u die taak voor morgen overlaten?

Het probleem met deze houding is dat in plaats van iemands balans tussen werk en privéleven te verbeteren, het deze juist uit balans brengt - telewerkers werken uiteindelijk meer uren thuis dan ooit op het werk, wat betekent dat er minder tijd is voor vrije tijd en familie.

Het ergste wat een telewerker kan doen, is blijven optreden als kantoormedewerker.

De kans op langer werken thuis is veel groter dan op kantoor. In feite zullen de meeste werkgevers een werknemer zelfs vertellen om naar huis te gaan, vooral als ze overuren moeten betalen als ze blijven blijven.

Afbeelding van Pexels.com

Thuis kan een werknemer echter zo lang blijven als hij wil en werken zolang hij wil, en studies hebben aangetoond dat dit ook echt zo is.

Een studie gepubliceerd in New Technology toonde aan dat 39% van telewerkers zeiden dat ze meer uren werkten om hun taken te voltooien in vergelijking met slechts 24% van kantoormedewerkers die hetzelfde zeiden.

Werken op afstand staat soms gelijk aan eindeloos werken, wat volledig ten koste gaat van de flexibiliteit en persoonlijke vrijheid die werken op afstand zou bevorderen.

#2 Het is super makkelijk om een burn-out te krijgen

Samen met langere werkuren komt burn-out. Het potentieel voor externe werknemers om hun flexibele tijden en schema's meer uren werken is zeker hoog.

Een van de belangrijkste redenen voor overwerk tot het punt van uitputting onder externe werknemers is dat ze vaak het gevoel hebben dat ze hun werkgevers verplicht zijn om thuis te werken en hen daarom willen laten zien dat ze daadwerkelijk beter presteren buiten het kantoor.

Een andere oorzaak is de werkgever: zij geven externe werknemers vaak kortere project- en taakdeadlines om ervoor te zorgen dat ze thuis niet verslappen.

#3 Thuiswerken kan eenzaam worden

Een ander onbedoeld maar zeer reëel gevolg van werken op afstand is eenzaamheid. Het is een van de grootste nadelen van werken op afstand en wordt veroorzaakt door te veel werken in een geïsoleerde omgeving - weg van collega's en supervisors.

De 2018 State of Remote Work meldde dat: eenzaamheid is een van de grootste problemen waarmee externe werknemers worden geconfronteerd.

Hoe meer een werknemer niet op kantoor is, hoe groter de kans dat hij zich eenzaam zal voelen. Na verloop van tijd kan dit leiden tot ernstige psychische problemen zoals depressie en angst.

Werkgevers zouden er goed aan doen hun voltijdse werknemers minstens één keer per week langs te laten komen voor een praatje, zodat ze andere personeelsleden kunnen ontmoeten en het gevoel hebben dat ze ook deel uitmaken van het bedrijfsteam.

Werken op afstand in 2019: de voordelen maximaliseren en de nadelen minimaliseren

Dus hoe ziet een ideale taak op afstand er precies uit? Hoe de nadelen te vermijden en de beste voordelen te vinden? De volgende 4 tips helpen zowel werknemers als werkgevers.

Tip 1: Zelfintrospectie en zelfreflectie

Welke eigenschappen zijn echt nodig om een goede telewerker te zijn? De volgende vragen moeten voor beide partijen belangrijk zijn.

  • Kun je zonder toezicht succesvol werken?
  • Is een van uw belangrijkste doelen in het leven om meer tijd met uw gezin door te brengen en meer tijd te hebben om die dingen te doen die uw persoonlijke leven voeden?
  • Ben jij goed in het halen van deadlines?
  • Beschik je thuis over de juiste apparatuur en de juiste ruimte om opdrachten uit te voeren en te communiceren met supervisors, collega's, klanten en klanten?
  • Heeft u regelmatig interactie tussen het personeel nodig om het gevoel te hebben dat u deel uitmaakt van een organisatie?

Ze helpen werknemers een beetje zelfevaluatie uit te voeren, terwijl ze werkgevers een goed startpunt geven over welk type werknemer een goede externe werknemer zou zijn.

Tip 2: Trends voor werken op afstand

Kandidaten voor werken op afstand moeten de meest recente trends in banen op afstand bekijken om zichzelf verder te kwalificeren. Dit zijn de meest actuele trends op het gebied van werken op afstand voor dit jaar (2019):

  • Werkgevers voor thuiswerken zijn nu die meer geavanceerde niveaus van digitale en technische vaardigheden vereisen van hun externe medewerkers.
  • Dagen op kantoor komen steeds vaker voor en daadwerkelijk worden afgedwongen door werkgevers om de kans op burn-out en eenzaamheid onder hun externe personeel te verminderen.
  • Meer "specialisatie" is vereist dit jaar van telewerkmedewerkers.
  • Co-working spaces zijn in opkomst en zou in populariteit moeten blijven toenemen ter vervanging van de traditionele "thuis" externe werkruimte.

coworking

foto door Tim Gouw van Pexels

Deze zullen werkgevers ook helpen bepalen of ze op gelijke voet staan met hun concurrenten als het gaat om externe werkposities.

Tip 3: Werk op afstand vinden

Je zou er versteld van staan wat voor soort klussen er tegenwoordig op afstand gedaan kunnen worden! Maar laten we het hier bij de basis houden en de top 9 van meest voorkomende taken voor werken op afstand bekijken. Deze zijn het gemakkelijkst te vinden en het gemakkelijkst om voor ingehuurd te worden.

Deze lijst kan ook worden gebruikt als een extra pre-kwalificatielaag om te zien of een van de banen hier geschikt is voor een specifieke persoon.

  • E-mailmarketeer
  • Video maker
  • Freelance schrijver
  • Webdesigner/grafisch ontwerper
  • Vertaler
  • Klantenservicebeheer/rep
  • Crowdsource-manager
  • App-ontwikkelaar
  • Virtuele assistent

Het bovenstaande mag op geen enkele manier worden behandeld als een uitgebreide lijst van externe taken.

Er zijn meer technische en geavanceerdere mogelijkheden voor werken op afstand beschikbaar op de markt, maar dit zijn de meest elementaire mogelijkheden die geschikt zijn voor bijna elk kwalificatieniveau en werkervaring op afstand.

Tip 4: Effectief op afstand werken

Gebrek aan training is een van de grootste hindernissen die moeten worden overwonnen bij werken op afstand. Werkgevers lijken hier niet veel te helpen.

Afbeelding van Pexels.com

Werknemers, werkgevers, het volgende is een lijst met enkele suggesties om onmiddellijk te solliciteren op externe vacatures:

  • Vind een geschikte werkruimte waardoor aan de specifieke functie-eisen kan worden voldaan. Dit kan thuis zijn of op een coworking space.
  • Heb de juiste materialen en uitrusting klaar om aan alle functie-eisen te voldoen. Dit lijkt logisch, maar sommige externe werknemers beginnen hun loopbaan op afstand zonder de benodigde apparatuur om zelfs maar de basistaken uit te voeren die verband houden met hun werk.
  • Werktijden plannen. De werkuren moeten op die momenten zijn waarop de externe kantooromgeving het meest bevorderlijk is voor het werk (dwz wanneer de kinderen op school zijn).
  • Communiceer regelmatig met collega's en supervisors om op de hoogte te blijven van recente updates en veranderingen, en om een open communicatiekanaal te onderhouden met het interne personeel.
  • Definieer de stoptijd om burn-out en eentonigheid te voorkomen.

Beleid voor werken op afstand dat elke werkgever zou moeten hebben

Meer dan 30% van fulltime medewerkers zullen naar verwachting de komende 10 jaar op afstand werken.

Met dergelijke verwachtingen zou het logisch zijn dat de meerderheid van de bedrijven die al parttime en fulltime externe posities aanbieden, een solide beleid voor extern werken zouden hebben.

Helaas, dit is niet het geval.

Van de 63% bedrijven die op zijn minst wat werk op afstand aanbieden, heeft slechts een handvol van hen een set beleid voor werken op afstand in situ. Zo'n onoplettendheid die kan leiden tot verschillende problemen tussen werkgever en werknemer, zoals een verbroken relatie tussen manager en werknemer, niet-geïnformeerde taakverwachtingen en regelrechte verwarring met betrekking tot planning en functie-eisen.

Informeel beleid is niet voldoende om een succesvolle werkrelatie op afstand met werknemers te realiseren.

“Alleen een sterk en duidelijk beleid zal telewerkers een fundament en routekaart geven van waaruit ze hun werk op afstand kunnen organiseren.”

Hier zijn negen tips voor het vormgeven van uw beleid voor werken op afstand:

#1 U MOET werkschema's definiëren

Het instellen van planningen binnen een beleid voor werken op afstand helpt bij het creëren van uniformiteit en ordelijkheid onder het personeel voor werken op afstand.

  • Als een bedrijf werknemers toestaat om hun eigen schema's in te stellen, dan moet dat worden vermeld.
  • Als zij er de voorkeur aan geven dat hun medewerkers op vaste tijden, dag en nacht, beschikbaar zijn, dan moet dat ook vanaf het begin duidelijk worden aangegeven.

De sleutel hier is om beschikbaarheidsregels te maken die van toepassing zijn op alle externe werknemers, anders zullen sommigen zich gekleineerd voelen als ze niet hun eigen schema's mogen bepalen terwijl anderen dat wel zijn.

#2 Identificeer en definieer externe werkposities

Het geschiktheidsbeleid geeft duidelijk aan of een bedrijf functies heeft die op afstand kunnen worden uitgevoerd, en zo ja, een lijst van die functies in het beleid, zodat alle werknemers weten welke ze moeten solliciteren en welke ze moeten vermijden als ze geïnteresseerd zijn in werken op afstand .

Niet alle klussen kunnen op afstand worden gedaan!

Functies zoals klantenservicebeheer kunnen echter gemakkelijk worden uitgevoerd in een thuisomgeving of op een coworking-kantoor, zoals een callcenter, omdat het meestal niet uitmaakt waar mensen vandaan komen of waar ze de oproep ontvangen.

#3 Communicatie en responsiviteit

Deze beleidsbepaling heeft alles te maken met het organiseren van communicatieverwachtingen, zodat niemand, externe medewerker of supervisor, onduidelijk is over wanneer op een verzoek moet worden gereageerd en welk communicatiemechanisme moet worden gebruikt.

Als er geen vaste responstijd vereist is, moet dat ook in het beleid worden vermeld.

#4 Productiviteitsmetingen/statistieken instellen

Werkgevers moeten weten hoe ze de productiviteitsniveaus van hun externe werknemers het beste kunnen meten en de externe werknemers moeten weten hoe ze worden gemeten, zodat ze hun taken naar beste kunnen en binnen de verwachte tijdsbestekken kunnen uitvoeren.

Het is gemakkelijker om productiviteit te meten aan de hand van werkresultaten dan aan uren. Dergelijke resultaten kunnen zijn:

  • Aantal opgeloste zaken
  • Tijd om een project te voltooien
  • Aantal klantinteracties

Er zijn nog veel meer metingen die aan deze lijst kunnen worden toegevoegd, maar elke meting is afhankelijk van het werkelijke werktype en de verwachte output van de werknemer zoals gedefinieerd door het bedrijf.

Trap hier NIET in de val van het micromanagen van uw medewerkers! Zolang er binnen de gestelde deadlines wordt gewerkt, hoeft u zich geen zorgen te maken.

#5 Definieer hoe u technische problemen meldt en afhandelt

Wat moeten externe werknemers doen als ze technische problemen ondervinden?

Zonder duidelijke opzet of plan van aanpak in dit opzicht zullen telewerkers vaak in paniek raken en verstikt raken door onverwachte technische problemen.

Niets is erger voor een telewerker dan te proberen een deadline te halen of een klacht van een klant af te handelen terwijl hij een technisch probleem heeft waarbij hij nergens terecht kan of niemand kan aankloppen om het op te lossen!

De meeste bedrijven hebben technische ondersteuning ter plaatse waarmee externe werknemers contact kunnen opnemen als zich een situatie voordoet. Alle contactgegevens, inclusief de contactmethoden, moeten duidelijk worden vermeld in het beleid voor werken op afstand van een bedrijf, zodat u het gemakkelijk kunt raadplegen.

#6 Definieer apparatuur die nodig is voor externe posities

Alle items en apparatuur die medewerkers op afstand nodig hebben, moeten in detail worden vermeld in het beleid van het bedrijf voor werken op afstand.

Ook, het beleid moet duidelijk aangeven welke apparatuur het bedrijf zal leveren, zoals een desktop, laptop of mobiele telefoon en welke apparatuur de werknemer geacht wordt zelf te betalen, zoals een snelle internetverbinding, om aan de functie-eisen te voldoen.

Een dergelijk overzicht helpt potentiële kandidaten vooraf te kwalificeren.

#7 Juiste omgeving

Gezondheids- en veiligheidsnormen zijn een belangrijk onderdeel van het handhaven van een succesvolle werkomgeving.

Aangezien sommige bedrijven een bepaalde reeks normen voor hun kantooromgeving hanteren, kunnen ze het ook nodig achten om dezelfde reeks normen te handhaven voor de werkomgeving van een externe werknemer.

Het beleid moet bepalen of een door het bedrijf gesponsorde gezondheids- en veiligheidscontrole nodig is voordat de werknemer wordt goedgekeurd voor de functie.

#8 Beveiligingsmaatregelen

Cybersecurity heeft een hoge prioriteit bij bedrijven die banen op afstand aanbieden.

Aangezien veel van de informatie van de organisatie buiten het kantoor wordt gebruikt, is het een prioriteit om dergelijke gegevens veilig te bewaren.

Daarom, beveiligingsmaatregelen moeten duidelijk in het beleid worden vermeld zodat externe werknemers weten wanneer, waar en hoe ze toegang moeten krijgen tot bedrijfsgegevens, software, platforms en applicaties, zodat ze geen potentiële beveiligingsinbreuk veroorzaken.

Als een bedrijf bijvoorbeeld het gebruik van uw eigen apparaat voor zaken als een potentiële bedreiging voor de veiligheid beschouwt, moeten ze dat opnemen in hun beleid voor werken op afstand om hun externe werknemers te laten weten dat ze alleen zaken mogen doen op hun zakelijke apparaten.

#9 Rechtmatige beëindiging

Rechtmatige beëindiging is een verplicht onderdeel in het meeste zakelijke werkbeleid en dat zou ook zo moeten zijn voor het externe werkbeleid van een bedrijf. In het beleid moet duidelijk worden vermeld dat een werknemer niet zal worden beëindigd op grond van het feit dat hij alleen op afstand werkt.

Met andere woorden, werknemers kunnen niet ontslagen worden alleen omdat ze op afstand werken, mocht een bedrijf besluiten zijn beleid voor werken op afstand te beëindigen of te beperken.

Omdat veel managers nog steeds huiverig zijn voor de externe werkomgeving, willen ze dergelijke posities mogelijk verminderen door externe werknemers af te schaffen, wat geen goede procedure is voor een bedrijf dat externe werknemers probeert aan te trekken en te behouden.

Om thuiswerkers en de strategie voor werken op afstand van een bedrijf te beschermen, moet in het beleid een rechtmatige beëindigingsclausule worden opgenomen om deze twee veilig te stellen.

Handige tips voor werken op afstand voor werkgevers en werknemers

De statistieken, trends en ervaringen onder de huidige en toekomstige beroepsbevolking met betrekking tot werken op afstand lijken allemaal aan te geven dat werken op afstand de komende jaren de norm zal worden.

Experts voorspellen dat in 2025, Millennials en generatie Z zal de meerderheid van de wereldbevolking uitmaken en deze twee groepen houden de mogelijkheid om op afstand te werken hoog in het vaandel.

Checklist voor werkgevers met implementatievereisten voor werken op afstand

74% van Millenial- en Gen Z-managers een werkteam opnemen dat op afstand werkt.

Aan boord van de "remote work train" stappen, lost echter nog steeds niet het probleem op van het succesvol implementeren van een remote work-programma. Het juiste beleid en de juiste structuur zijn uw basis.

Ze stellen werknemers in staat om flexibele werkmogelijkheden te omarmen in plaats van hun koffers te pakken en door te gaan naar het volgende bedrijf.

We hebben het beleid al behandeld, nu is het tijd om naar de structuur te kijken. Hier zijn 5 tips die je zullen helpen om de structuur van een thuiswerk- en flexwerkprogramma te beginnen:

#1 Uw werknemers zouden op afstand willen werken

Het implementeren van werken op afstand is een fijne evenwichtsoefening tussen uw huidige en uw toekomstige personeelsbestand.

foto door mentatdgt van Pexels

Een enquête kan wonderen doen als het gaat om inzicht te krijgen in hoe huidige medewerkers denken over werken op afstand. Het zal niet alleen een bedrijf helpen beslissen of een flexibel werkbeleid momenteel de juiste strategie is, maar het kan ook helpen bepaalde overtuigingen bloot te leggen die werknemers ervan weerhouden om op afstand te werken.

Als uw personeel niet zo over werken op afstand denkt, moet u eerst investeren in een opleiding om ze aan boord te krijgen.

#2 U moet bepalen welke posities goed zijn voor flexibele banen

Niet alle taken kunnen op afstand worden gedaan, dus het is belangrijk dat u evalueert of logistiek voor werken op afstand kan worden toegepast op een specifieke functie. Alleen omdat een bepaalde taak niet fulltime op afstand kan worden gedaan, kan het ook niet op zijn minst een deel van de tijd worden gedaan.

Voor die taken die gewoon niet op afstand kunnen worden gedaan, kunt u flexibele werkopties gebruiken, zoals eerder of later komen, gecomprimeerde werkweken of mogelijkheden voor het delen van taken.

#3 Kies de juiste communicatiekanalen

Hoe externe medewerkers verbonden en op de hoogte te houden?

Als werkgever hoef je niet echt geklets op kantoor en zelfs wat vriendelijke grappen mogelijk te maken, maar met externe werknemers moet je wat moeite doen zodat ze van dit soort gesprekken kunnen genieten.

Werkgevers moeten uitzoeken welke samenwerkingstools externe werknemers het beste kunnen helpen om in contact te blijven met het kantoorpersoneel, en hen te motiveren om met hun collega-collega's buiten het kantoor evenementen bij te wonen.

Managers kunnen jaarlijkse, halfjaarlijkse of driemaandelijkse vergaderingen houden, evenals bijeenkomsten organiseren zoals happy hour, lunches of diner om externe werknemers verbonden en gelukkig te houden en het gevoel te geven dat ze nog steeds deel uitmaken van het team.

#4 heeft een tijdlijnstructuur voor de overgang

Bedrijven mogen niet verwachten dat ze hun doelstellingen voor werken op afstand in één keer kunnen realiseren. In feite zou dat zelfs schadelijk zijn voor het programma zelf.

Bedrijfsbrede transities kosten tijd. Haast je niet.

Iedereen zal moeten wennen aan de nieuwe manier van werken en alle haperingen die onderweg zullen optreden, moeten worden gladgestreken voordat fulltime mogelijkheden voor telewerk worden geboden.

Verstandige werkgevers beginnen in eerste instantie met slechts een paar functies – ook dat alleen in deeltijd. Verzamel vervolgens alle feedback tussen externe werknemers en managers en kijk wat er moet worden verbeterd voordat u doorgaat naar fulltime personeel voor extern werk.

#5 Doorloop de laatste details

Zorg voor de laatste details voordat u daadwerkelijk overschakelt naar remote of flex-opties. Hier is een korte checklist van waar u rekening mee moet houden:

  • Welke banen bieden mogelijkheden voor werken op afstand?
  • Welke werknemers worden als eerste gekozen voor mogelijkheden om op afstand te werken?
  • Welke apparatuur wordt aan telewerkers geleverd?
  • Welke apparatuur moeten externe medewerkers zelf aanschaffen?
  • Welk cyberbeveiligingsbeleid moet worden ingesteld om het delen en overdragen van bedrijfsgegevens tussen medewerkers op afstand en kantoorpersoneel te beschermen?
  • Is er een haalbaar exitplan, mocht het telewerkprogramma een mislukking blijken te zijn?
  • Wanneer is de beste tijd om het programma voor werken op afstand te starten?

Tips voor werknemers om een efficiënte externe werker te zijn

Externe medewerkers zullen duidelijk de ruggengraat vormen van het hele thuiswerkprogramma, daarom moeten ze wijs advies krijgen zodat ze hun loopbaan op afstand positief kunnen beginnen.

De drie belangrijkste tips die een werkgever zijn telewerkers kan geven als ze net beginnen, zijn:

#1 Heb een gestructureerde werkruimte

Een aangewezen werkruimte doet wonderen voor de motivatie en productiviteit. Beperk het werk indien mogelijk tot een bepaalde ruimte die van anderen is afgesloten om het benodigde werkmateriaal georganiseerd en gestructureerd te houden.

Als er geen aparte ruimte voor dit doel beschikbaar kan worden gesteld, is een aangewezen bureau of hoek van de ruimte voldoende.

foto door Dzenina Lukac van Pexels

Voordat u uw werk beëindigt, moet alles op zijn plaats worden gezet en beveiligd, zodat er niet met belangrijke materialen en apparatuur kan worden geknoeid en deze gemakkelijk kunnen worden gevonden als ze weer nodig zijn.

#2 Heb een schema

Een schema is een goede manier om energie te besparen en focus, productiviteit en motivatie te behouden. Plan uw volgende werkdag of -nacht aan het einde van elke werkdag of nacht.

Plan niet alleen werkuren en taken, maar ook pauzes om ervoor te zorgen dat "vrije tijd" verstandig wordt gebruikt. Plan prioriteiten eerst zodat ze als eerste klaar zijn.

#3 Minimaliseer afleiding

Veel werk kan thuis worden gedaan, maar ook veel "slapte". Wanneer externe werknemers verslapping is meestal te wijten aan afleiding thuis. Deze afleidingen zijn meestal surfen op internet en het controleren van sociale media-accounts, tv kijken of naar podcasts/radio luisteren.

Proberen om met meer dan één taak tegelijk te jongleren is ook schadelijk. Er wordt geschat dat constant schakelen tussen taken vermindert de productiviteit met 40%.

Het plannen van persoonlijke tijd is oké, maar probeer het niet samen met het werkschema op te nemen.

Gevolgtrekking

Het is meer dan duidelijk dat werken op afstand de toekomst is, en de toekomst gebeurt nu. De enige echte keuze die je nog hebt, is of je je eraan aanpast of niet.

Recente statistieken en actuele voorbeelden uit de praktijk van grote bedrijven en hun werknemers hebben aangetoond de positieve impact die werken op afstand heeft gehad op de manier waarop de samenleving werkt en verdeelt zijn tijd tussen werk en privéleven.

Een belangrijk ding om in gedachten te houden is dat: Werken op afstand is niet voor elk bedrijf of voor elke werknemer, ook al biedt het heel wat voordelen voor zowel werkgevers als hun personeel.

Er zal altijd op zijn minst een klein aantal bedrijven en werknemers zijn die niet willen of kunnen profiteren van externe banen. Dit betekent echter niet dat u het automatisch kunt negeren. Neem aanwijzingen van anderen binnen uw branche: als zij het kunnen laten werken, kan (en moet!) u dat ook.

Werken op afstand gaat nergens heen en zal in de toekomst alleen maar toenemen. Slimme werkgevers zullen hun best doen om van dit feit te profiteren door meer mogelijkheden voor werken op afstand binnen hun bedrijf aan te bieden.

Een programma voor werken op afstand starten kan beangstigend zijn voor veel bedrijven en werknemers die dergelijke flexibele werkregelingen niet gewend zijn.

De bedoeling van deze gids was om de angst voor het implementeren van een flexibele strategie voor werken op afstand weg te nemen en ook: overgang naar een externe werkomgeving.

Profiteer er optimaal van en pak nu de toekomst, anders doen uw concurrenten dat!

Daniel, oprichter van MyWorkDrive.com, heeft sinds 1992 verschillende functies op het gebied van technologiebeheer vervuld bij ondernemingen, de overheid en het onderwijs in de baai van San Francisco. Daniel is gecertificeerd in Microsoft Technologies en schrijft over informatietechnologie, beveiliging en strategie en is bekroond met de Amerikaanse Patent #9985930 in netwerken met externe toegang