Os 5 principais custos de migração do SharePoint

Planejamento de migração do SharePoint

Muitas empresas estão pensando em migrar os compartilhamentos de arquivos do Windows para o SharePoint ou outro armazenamento em nuvem para compartilhamentos de departamento. Enquanto O SharePoint não é um servidor de arquivos substituição direta, para empresas menores pode fazer sentido para os negócios. No entanto, quais são os custos de migração do SharePoint a serem considerados? À medida que as organizações contemplam mover compartilhamentos de arquivos para o SharePoint, precisamos considerar a segurança potencial, as restrições de tempo, os riscos e o impacto nos custos. Embora o SharePoint seja ótimo para colaborar em documentos com equipes dentro ou fora da empresa, ele pode substituir completamente os compartilhamentos de servidores de arquivos locais e ser usado como uma alternativa de compartilhamento de arquivos? Quais são os custos ocultos da migração para o SharePoint?

1. Custos do SharePoint

A migração de organizações para o SharePoint é uma tarefa complicada e desafiadora. Muitas organizações podem não perceber, mas o SharePoint foi projetado para ser uma plataforma de colaboração – não para substituir servidores de arquivos. A migração de compartilhamentos de arquivos para o SharePoint envolve meses de planejamento para classificar e identificar dados a serem movidos de um pool de compartilhamentos de arquivos que pode remontar a anos, se não décadas. Para migrar arquivos para o SharePoint, os arquivos devem ser convertidos para remover caracteres não permitidos – por exemplo (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) e mapeados para bibliotecas de armazenamento para permanecer dentro dos limites de armazenamento do SharePoint usando ferramentas especializadas que deve ser adquirido por um custo adicional. O processo fica ainda mais complicado ao migrar organizações com dados altamente confidenciais, como agências governamentais, com uma série de regulamentações de conformidade rigorosas a serem cumpridas. As empresas precisarão fazer um orçamento para esses custos ocultos de desenvolvimento e implantação ao comparar o SharePoint com outros compartilhamento de arquivos corporativos soluções. Além disso, a maioria das organizações não possui as habilidades especializadas para executar com sucesso uma migração do SharePoint e precisará de um orçamento para um provedor de consultoria certificado pelo fornecedor para auxiliar no projeto e na migração. Para organizações com muitos terabytes de compartilhamentos de arquivos que simplesmente desejam migrar para a nuvem, pode fazer mais sentido migrá-los para AWS ou Compartilhamentos de arquivos do Azure onde permissões NTFS e nomes de arquivos podem ser mantidos e onde os limites de armazenamento não são um problema.

2. Bloqueio do Fornecedor e Soberania de Dados

Mesmo que os compartilhamentos de arquivos da organização possam ser colocados no país para atender aos requisitos de regulamentação de conformidade do local de armazenamento, em que formato os arquivos são armazenados? Os arquivos estão em um formato que pode ser acessado mesmo se o SharePoint ou a Internet não estiverem disponíveis? O que acontece se a organização deseja mover seus arquivos para fora do sistema de fornecedores? Se os arquivos forem armazenados em um formato proprietário do fornecedor, quais serão os custos para exportá-los, migrá-los e convertê-los para um novo formato de fornecedor ou de volta para compartilhamentos de arquivos NTFS nativos? No caso da maioria do SharePoint, todos os arquivos são migrados para bancos de dados com seu próprio conjunto de permissões que não podem ser facilmente exportados de volta para o formato NTFS original, pois todos os metadados são perdidos na importação. Os arquivos do Office também podem ser alterados para que todos os links externos para outros arquivos não sejam mais válidos quando forem movidos para fora do armazenamento de arquivos do fornecedor. As organizações devem pensar cuidadosamente sobre as implicações de mover arquivos para qualquer formato proprietário de serviços em nuvem, pois podem descobrir que, se por qualquer motivo desejarem mudar para outra plataforma, os custos futuros de qualquer migração superarão em muito qualquer economia de custos de curto prazo.

3. Custos de arquivamento e backup de longo prazo

Os compartilhamentos de arquivos tradicionais podem ser facilmente criptografados e armazenados fora do local indefinidamente em seu formato de arquivo NTFS nativo e, em seguida, facilmente restaurados a qualquer momento no futuro, independentemente de quaisquer alterações tecnológicas. Com o SharePoint e outro armazenamento em nuvem, sistemas inteiros devem ser restaurados ou, com a maioria dos fornecedores de nuvem, os arquivos excluídos são retidos apenas por 90 dias, o que significa que serviços de arquivamento adicionais devem ser adquiridos e pagos perpetuamente para armazenar o SharePoint em arquivos de longo prazo. Esses custos de backup e armazenamento resultarão em suporte adicional e custos de assinatura além dos custos de assinatura contínuos. Para atender aos requisitos de conformidade e arquivamento, os custos de manutenção de sistemas duplicados para backup e retenção de dados precisarão ser levados em consideração em qualquer estimativa de custo geral.

4. Taxas futuras de armazenamento de arquivos

Se os arquivos forem armazenados em serviços de nuvem online que são difíceis ou impossíveis de exportar, eles precisarão ser mantidos em bancos de dados do SharePoint online. Quais custos a organização incorrerá ao longo do tempo à medida que os dados de arquivo forem mantidos online? As empresas precisarão fazer um orçamento para possíveis cobranças adicionais de armazenamento ao longo do tempo.

5. Custos de treinamento e produtividade

Os usuários são treinados para obter facilmente seus arquivos de uma unidade mapeada. Com o SharePoint, os arquivos são armazenados em bibliotecas que são acessadas por meio de uma interface baseada na Web ou apenas de aplicativos. A interface não se parece em nada com o Windows File Explorer. Embora existam ferramentas de terceiros que podem mapear o armazenamento em nuvem do SharePoint para letras de unidade, elas são lentas, requerem administração adicional e podem não oferecer suporte à autenticação de dois fatores, portanto, não podem ser usadas em ambientes seguros. Os custos de treinamento e manutenção de funcionários em sistemas SharePoint com muitos recursos avançados e requisitos de gerenciamento de documentos podem ser significativos. Além disso, a maioria das organizações descobre que precisa manter um grupo interno de administradores de gerenciamento de documentos bem pagos para impor políticas de armazenamento de arquivos e evitar que o armazenamento do SharePoint se transforme em uma confusão de arquivos desorganizados colocados aleatoriamente em bibliotecas ou pastas sem classificação. Este requisito de administração aumenta ainda mais os custos contínuos.