Os 5 principais custos de migração do SharePoint

Planejamento de migração do SharePoint

Muitas empresas estão considerando migrar os compartilhamentos de arquivos do Windows para o SharePoint ou outro armazenamento em nuvem para compartilhamentos de departamento. Enquanto O SharePoint não é um servidor de arquivos substituição direta, para empresas menores pode fazer sentido para os negócios. No entanto, quais são os custos de migração do SharePoint a serem considerados? À medida que as organizações contemplam a movimentação de compartilhamentos de arquivos para o SharePoint, precisamos considerar a segurança potencial, as restrições de tempo, os riscos e o impacto nos custos. Embora o SharePoint seja ótimo para colaborar em documentos com equipes dentro ou fora da empresa, ele pode substituir completamente os compartilhamentos de servidores de arquivos locais e ser usado como uma alternativa de compartilhamento de arquivos? Quais são os custos ocultos da migração para o SharePoint?

1. Custos do SharePoint

A migração de organizações para o SharePoint é uma tarefa complicada e desafiadora. Muitas organizações podem não perceber, mas o SharePoint foi projetado para ser uma plataforma de colaboração – não substituir servidores de arquivos. A migração de compartilhamentos de arquivos para o SharePoint envolve meses de planejamento para classificar e identificar dados a serem movidos de um pool de compartilhamentos de arquivos que pode durar anos, se não décadas. Para migrar arquivos para o SharePoint, os arquivos devem ser convertidos para remover caracteres não permitidos – por exemplo (~ ” # % & * : < > ? /\{ | }.) e mapeado para bibliotecas de armazenamento para permanecer dentro dos limites de armazenamento do SharePoint usando ferramentas especializadas que devem ser adquiridas por um custo adicional. O processo fica ainda mais complicado ao migrar organizações com dados altamente confidenciais, como agências governamentais, com uma série de regulamentos de conformidade rigorosos a serem atendidos. As empresas precisarão fazer um orçamento para esses custos ocultos de desenvolvimento e implantação ao comparar o SharePoint com outras soluções de compartilhamento de arquivos corporativos. Além disso, a maioria das organizações não tem as habilidades especializadas para executar com êxito uma migração do SharePoint e precisará orçamentar um fornecedor de consultoria certificado para auxiliar no projeto e na migração. Para organizações com muitos terabytes de compartilhamentos de arquivos que simplesmente desejam migrar para a nuvem, pode fazer mais sentido migrá-los para a AWS ou Compartilhamentos de arquivos do Azure onde permissões NTFS e nomes de arquivos podem ser mantidos e onde os limites de armazenamento não são um problema.

2. Bloqueio do Fornecedor e Soberania de Dados

Mesmo que os compartilhamentos de arquivos da organização possam ser colocados no país para atender aos requisitos de conformidade do local de armazenamento, em que formato os arquivos são armazenados? Os arquivos estão em um formato que pode ser acessado mesmo que o SharePoint ou a Internet estejam indisponíveis? O que acontece se a organização deseja mover seus arquivos para fora do sistema de fornecedores? Se os arquivos forem armazenados em um formato proprietário de um fornecedor, quais serão os custos para exportar, migrar e convertê-los para um novo formato de fornecedor ou de volta para compartilhamentos de arquivos NTFS nativos? No caso da maioria do SharePoint, todos os arquivos são migrados para bancos de dados com seu próprio conjunto de permissões que não podem ser facilmente exportados de volta para o formato NTFS original, pois todos os metadados são perdidos na importação. Os arquivos do Office também podem ser alterados para que todos os links externos para outros arquivos não sejam mais válidos quando forem movidos para fora do armazenamento de arquivos do fornecedor. As organizações vão querer pensar cuidadosamente sobre as implicações de mover arquivos para qualquer formato proprietário de serviços em nuvem, pois podem descobrir que, se por algum motivo desejarem migrar para outra plataforma, os custos futuros de qualquer migração superarão em muito as economias de custos de curto prazo.

3. Custos de arquivamento e backup de longo prazo

Os compartilhamentos de arquivos tradicionais podem ser facilmente criptografados e armazenados fora do local indefinidamente em seu formato de arquivo NTFS nativo e, em seguida, facilmente restaurados a qualquer momento no futuro, independentemente de quaisquer alterações de tecnologia. Com o SharePoint e outros armazenamentos em nuvem, sistemas inteiros devem ser restaurados ou, com a maioria dos fornecedores de nuvem, os arquivos excluídos são retidos apenas por 90 dias, o que significa que serviços de arquivamento adicionais devem ser adquiridos e pagos perpetuamente, que armazenam o SharePoint em arquivos de longo prazo. Esses custos de backup e armazenamento levarão a custos adicionais de suporte e assinatura além dos custos de assinatura contínuos. Para atender aos requisitos de conformidade e arquivamento, os custos de manutenção de sistemas duplicados para backup e retenção de dados precisarão ser considerados em qualquer estimativa de custo geral.

4. Taxas futuras de armazenamento de arquivos

Se os arquivos forem armazenados em serviços de nuvem online que são difíceis ou impossíveis de exportar, eles precisarão ser mantidos em bancos de dados do SharePoint online. Quais custos a organização incorrerá ao longo do tempo à medida que os dados de arquivo forem mantidos online? As empresas precisarão fazer um orçamento para possíveis cobranças adicionais de armazenamento ao longo do tempo.

5. Custos de Treinamento e Produtividade

Os usuários são treinados para pegar facilmente seus arquivos de uma unidade mapeada. Com o SharePoint , os arquivos são armazenados em bibliotecas que são acessadas usando uma interface baseada na Web ou apenas em aplicativos. A interface não se parece em nada com o Windows File Explorer. Embora existam ferramentas de terceiros que podem mapear o SharePoint de armazenamento em nuvem para letras de unidade, elas são lentas, exigem administração adicional e podem não oferecer suporte à autenticação de dois fatores, portanto, não podem ser usadas em ambientes seguros. Os custos de treinamento e manutenção de funcionários em sistemas SharePoint com muitos recursos avançados e requisitos de gerenciamento de documentos podem ser significativos. Além disso, a maioria das organizações acha que precisa manter um grupo interno de administradores de gerenciamento de documentos altamente pagos para impor políticas de armazenamento de arquivos e evitar que o armazenamento do SharePoint se transforme em uma bagunça de arquivos desorganizados colocados aleatoriamente em bibliotecas ou pastas sem classificação. Este requisito de administração aumenta ainda mais os custos contínuos.