Top 5 des coûts de migration SharePoint

Planification de la migration Sharepoint

De nombreuses entreprises envisagent de migrer les partages de fichiers Windows vers SharePoint ou un autre stockage cloud pour les partages de service. Alors que SharePoint n'est pas un serveur de fichiers remplacement direct, pour les petites entreprises, cela peut s'avérer judicieux sur le plan commercial. Cependant, quels sont les coûts de migration SharePoint à prendre en compte ? Alors que les organisations envisagent de déplacer les partages de fichiers vers SharePoint, nous devons prendre en compte la sécurité potentielle, les contraintes de temps, les risques et l'impact financier. Bien que SharePoint soit idéal pour collaborer sur des documents avec des équipes internes ou externes à l'entreprise, peut-il remplacer complètement les partages de serveurs de fichiers sur site et être utilisé comme alternative au partage de fichiers ? Quels sont les coûts cachés de la migration vers SharePoint ?

Coûts de migration SharePoint

1. Coûts SharePoint

La migration d’organisations vers SharePoint est une entreprise compliquée et stimulante. De nombreuses organisations ne s'en rendent peut-être pas compte, mais SharePoint est conçu pour être une plate-forme de collaboration et non pour remplacer les serveurs de fichiers. La migration de partages de fichiers vers SharePoint nécessite des mois de planification pour trier et identifier les données à déplacer à partir d'un pool de partages de fichiers qui peut remonter à des années, voire des décennies. Pour migrer des fichiers vers SharePoint, les fichiers doivent être convertis pour supprimer les caractères non autorisés (par exemple : ~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) et mappés aux bibliothèques de stockage pour rester dans les limites de stockage SharePoint à l'aide d'outils spécialisés. qui doit être acheté moyennant un coût supplémentaire. Le processus devient encore plus compliqué lors de la migration d’organisations disposant de données très sensibles, telles que les agences gouvernementales, avec une multitude de réglementations de conformité strictes à respecter. Les entreprises devront budgétiser ces coûts cachés de développement et de déploiement lorsqu'elles compareront SharePoint à d'autres partage de fichiers d'entreprise solutions. De plus, la plupart des organisations ne disposent pas des compétences spécialisées nécessaires pour réussir une migration SharePoint et devront prévoir un budget pour un consultant certifié par un fournisseur pour les aider dans la conception et la migration. Pour les organisations disposant de plusieurs téraoctets de partages de fichiers et souhaitant simplement migrer vers le cloud, il peut être plus judicieux de les migrer vers AWS ou Partages de fichiers Azure où les autorisations NTFS et les noms de fichiers peuvent être conservés et où les limites de stockage ne sont pas un problème.

2. Verrouillage du fournisseur et souveraineté des données

Même si les partages de fichiers d'une organisation peuvent être placés dans le pays pour répondre aux exigences réglementaires de conformité en matière d'emplacement de stockage, dans quel format les fichiers sont-ils stockés ? Les fichiers sont-ils dans un format accessible même si SharePoint ou l’accès Internet n’est pas disponible ? Que se passe-t-il si l'organisation souhaite déplacer ses fichiers hors du système d'un fournisseur ? Si les fichiers sont stockés dans le format propriétaire d'un fournisseur, quels seront les coûts pour les exporter, les migrer et les convertir vers un nouveau format de fournisseur ou vers des partages de fichiers NTFS natifs ? Le plus souvent avec SharePoint, tous les fichiers sont migrés vers des bases de données avec leur propre ensemble d'autorisations qui ne peuvent pas être facilement réexportés vers leur format NTFS d'origine puisque toutes les métadonnées sont perdues lors de l'importation. Les fichiers Office peuvent également être modifiés de sorte que tous les liens externes vers d'autres fichiers ne soient plus valides une fois qu'ils sont déplacés hors du stockage de fichiers d'un fournisseur. Les organisations voudront réfléchir attentivement aux implications du déplacement de fichiers vers le format propriétaire de n'importe quel service cloud, car elles pourraient constater que si, pour une raison quelconque, elles souhaitent migrer vers une autre plate-forme, les coûts futurs de toute migration dépasseront de loin les économies à court terme.

3. Coûts d'archivage et de sauvegarde à long terme

Les partages de fichiers traditionnels peuvent être facilement chiffrés et stockés indéfiniment hors site dans leur format de fichier NTFS natif, puis facilement restaurés à tout moment dans le futur, quels que soient les changements technologiques. Avec SharePoint et d'autres systèmes de stockage cloud, des systèmes entiers doivent être restaurés, ou avec la plupart des fournisseurs de cloud, les fichiers supprimés ne sont conservés que pendant 90 jours, ce qui signifie que des services d'archivage supplémentaires doivent être achetés et payés à perpétuité pour stocker les fichiers SharePoint dans des archives à long terme. Ces coûts de sauvegarde et de stockage entraîneront des frais d'assistance et d'abonnement supplémentaires en plus des coûts d'abonnement courants. Pour répondre aux normes de conformité et aux exigences d'archivage, les coûts de maintenance des systèmes en double pour la sauvegarde et la conservation des données devront être pris en compte dans toute estimation des coûts globaux.

4. Frais de stockage de fichiers futurs

Si les fichiers sont stockés dans des services cloud en ligne difficiles ou impossibles à exporter, ils devront être conservés dans des bases de données SharePoint en ligne. Quels coûts l'organisation encourra-t-elle au fil du temps lorsque les données d'archives seront conservées en ligne ? Les entreprises devront budgétiser les frais de stockage supplémentaires potentiels au fil du temps.

5. Coûts de formation et de productivité

Traditionnellement, les utilisateurs sont formés pour récupérer facilement leurs fichiers à partir d'un lecteur mappé. Avec SharePoint, les fichiers sont stockés dans des bibliothèques accessibles via une interface Web ou uniquement à partir d'applications. Cette interface ne ressemble en rien à l'Explorateur de fichiers Windows. Bien qu'il existe des outils tiers capables de mapper le stockage cloud SharePoint aux lettres de lecteur, ils sont lents, nécessitent une administration supplémentaire et peuvent ne pas prendre en charge l'authentification à deux facteurs. Ils ne peuvent donc pas être utilisés dans des environnements sécurisés. Les coûts de formation et de maintien des employés sur les systèmes SharePoint avec leurs nombreuses fonctionnalités avancées et leurs exigences en matière de gestion de documents peuvent être assez importants. En outre, la plupart des organisations constatent qu'elles doivent maintenir un groupe interne d'administrateurs de gestion de documents hautement rémunérés pour appliquer les politiques de stockage de fichiers et empêcher leur stockage SharePoint de se transformer en un désordre de fichiers désorganisés placés au hasard dans des bibliothèques ou des dossiers sans classification. Cette exigence administrative ajoute encore aux coûts permanents.

Daniel, fondateur de MyWorkDrive.com, a occupé divers postes de gestion de la technologie au service des entreprises, du gouvernement et de l'éducation dans la région de la baie de San Francisco depuis 1992. Daniel est certifié en technologies Microsoft et écrit sur les technologies de l'information, la sécurité et la stratégie et a été récompensé aux États-Unis Brevet #9985930 en réseau d'accès à distance