Top 5 des coûts de migration SharePoint

Planification de la migration Sharepoint

De nombreuses entreprises envisagent de migrer les partages de fichiers Windows vers SharePoint ou un autre stockage cloud pour les partages de service. Tandis que SharePoint n'est pas un serveur de fichiers remplacement direct, pour les petites entreprises, cela peut être judicieux sur le plan commercial. Cependant, quels sont les coûts de migration SharePoint à prendre en compte ? Alors que les organisations envisagent de déplacer des partages de fichiers vers SharePoint, nous devons tenir compte de l'impact potentiel sur la sécurité, les contraintes de temps, les risques et les coûts. Bien que SharePoint soit idéal pour collaborer sur des documents avec des équipes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, peut-il remplacer complètement les partages de serveurs de fichiers sur site et être utilisé comme alternative au partage de fichiers ? Quels sont les coûts cachés de la migration vers SharePoint ?

1. Coûts SharePoint

La migration d'organisations vers SharePoint est une entreprise compliquée et exigeante. De nombreuses organisations ne s'en rendent peut-être pas compte, mais SharePoint est conçu pour être une plate-forme de collaboration et non pour remplacer les serveurs de fichiers. La migration de partages de fichiers vers SharePoint implique des mois de planification pour trier et identifier les données à déplacer à partir d'un pool de partages de fichiers qui peuvent remonter à des années, voire des décennies. Pour migrer des fichiers vers SharePoint, les fichiers doivent être convertis pour supprimer les caractères non autorisés – par exemple (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) et mappés aux bibliothèques de stockage pour rester dans les limites de stockage SharePoint à l'aide d'outils spécialisés qui doivent être achetés moyennant un coût supplémentaire. Le processus devient encore plus compliqué lors de la migration d'organisations avec des données hautement sensibles, telles que des agences gouvernementales, avec une multitude de réglementations de conformité strictes à respecter. Les entreprises devront budgétiser ces coûts de développement et de déploiement cachés lorsqu'elles compareront SharePoint à d'autres solutions de partage de fichiers d'entreprise. De plus, la plupart des organisations n'ont pas les compétences spécialisées pour exécuter avec succès une migration SharePoint et devront budgétiser un fournisseur de conseil certifié pour aider à la conception et à la migration. Pour les organisations disposant de nombreux téraoctets de partages de fichiers qui souhaitent simplement migrer vers le cloud, il peut être plus logique de les migrer vers AWS ou Partages de fichiers Azure où les autorisations NTFS et les noms de fichiers peuvent être conservés et où les limites de stockage ne sont pas un problème.

2. Verrouillage du fournisseur et souveraineté des données

Même si les partages de fichiers des organisations peuvent être placés dans le pays pour répondre aux exigences réglementaires de conformité des emplacements de stockage, dans quel format les fichiers sont-ils stockés ? Les fichiers sont-ils dans un format accessible même si SharePoint ou Internet n'est pas disponible ? Que se passe-t-il si l'organisation souhaite déplacer ses fichiers hors du système des fournisseurs ? Si les fichiers sont stockés dans un format propriétaire du fournisseur, quels seront les coûts pour les exporter, les migrer et les convertir vers un nouveau format fournisseur ou vers des partages de fichiers NTFS natifs ? Dans le cas de la plupart des SharePoint, tous les fichiers sont migrés vers des bases de données avec leur propre ensemble d'autorisations qui ne peuvent pas être facilement exportés vers leur format NTFS d'origine puisque toutes les métadonnées sont perdues lors de l'importation. Les fichiers Office peuvent également être modifiés afin que tous les liens externes vers d'autres fichiers ne soient plus valides une fois qu'ils sont déplacés en dehors du stockage de fichiers des fournisseurs. Les organisations voudront réfléchir attentivement aux implications du déplacement de fichiers vers n'importe quel format propriétaire de services cloud, car elles peuvent constater que si, pour une raison quelconque, elles souhaitent passer à une autre plate-forme, les coûts futurs de toute migration dépasseront de loin les économies à court terme.

3. Coûts d'archivage et de sauvegarde à long terme

Les partages de fichiers traditionnels peuvent être facilement chiffrés et stockés hors site indéfiniment dans leur format de fichier NTFS natif, puis facilement restaurés à tout moment dans le futur, indépendamment de tout changement technologique. Avec SharePoint et d'autres stockages dans le cloud, des systèmes entiers doivent être restaurés, ou avec la plupart des fournisseurs de cloud, les fichiers supprimés ne sont conservés que pendant 90 jours, ce qui signifie que des services d'archivage supplémentaires doivent être achetés et payés à perpétuité, ce qui stocke SharePoint dans des archives à long terme. Ces coûts de sauvegarde et de stockage entraîneront des coûts de support et d'abonnement supplémentaires en plus des coûts d'abonnement en cours. Pour répondre aux exigences de conformité et d'archivage, les coûts de maintenance des systèmes en double pour la sauvegarde et la conservation des données devront être pris en compte dans les estimations de coûts globales.

4. Frais de stockage de fichiers futurs

Si les fichiers sont stockés dans des services cloud en ligne difficiles ou impossibles à exporter, ils devront être conservés dans des bases de données SharePoint en ligne. Quels coûts l'organisation encourra-t-elle au fil du temps lorsque les données d'archives seront conservées en ligne ? Les entreprises devront budgétiser les frais de stockage supplémentaires potentiels au fil du temps.

5. Coûts de formation et de productivité

Les utilisateurs sont formés pour récupérer facilement leurs fichiers à partir d'un lecteur mappé. Avec SharePoint , les fichiers sont stockés dans des bibliothèques accessibles à l'aide d'une interface Web ou à partir d'applications uniquement. L'interface ne ressemble en rien à l'Explorateur de fichiers Windows. Bien qu'il existe des outils tiers qui peuvent mapper le stockage cloud SharePoint sur des lettres de lecteur, ils sont lents, nécessitent une administration supplémentaire et peuvent ne pas prendre en charge l'authentification à deux facteurs, ils ne peuvent donc pas être utilisés dans des environnements sécurisés. Les coûts de formation et de maintien des employés sur les systèmes SharePoint avec leurs nombreuses fonctionnalités avancées et leurs exigences en matière de gestion de documents peuvent être importants. En outre, la plupart des organisations constatent qu'elles doivent maintenir un groupe interne d'administrateurs de gestion de documents hautement rémunérés pour appliquer les politiques de stockage de fichiers et empêcher leur stockage SharePoint de se transformer en un désordre de fichiers désorganisés placés au hasard dans des bibliothèques ou des dossiers sans classification. Cette exigence administrative augmente encore les coûts permanents.