Los 5 principales costos de migración de SharePoint

Planificación de la migración de Sharepoint

Muchas empresas están considerando migrar recursos compartidos de archivos de Windows a SharePoint u otro almacenamiento en la nube para recursos compartidos de departamento. Mientras SharePoint no es un servidor de archivos reemplazo directo, para empresas más pequeñas puede tener sentido comercial. Sin embargo, ¿cuáles son los costos de migración de SharePoint a considerar? A medida que las organizaciones contemplan mover archivos compartidos a SharePoint, debemos considerar la seguridad potencial, las limitaciones de tiempo, los riesgos y el impacto en los costos. Si bien SharePoint es excelente para colaborar en documentos con equipos dentro o fuera de la empresa, ¿puede reemplazar por completo los recursos compartidos del servidor de archivos en las instalaciones y usarse como una alternativa para compartir archivos? ¿Cuáles son los costos ocultos de migrar a SharePoint?

1. Costos de SharePoint

Migrar organizaciones a SharePoint es una tarea complicada y desafiante. Es posible que muchas organizaciones no se den cuenta, pero SharePoint está diseñado para ser una plataforma de colaboración, no para reemplazar servidores de archivos. La migración de recursos compartidos de archivos a SharePoint implica meses de planificación para ordenar e identificar los datos para moverlos desde un grupo de recursos compartidos de archivos que puede remontarse a años, si no décadas. Para migrar archivos a SharePoint, los archivos deben convertirse para eliminar los caracteres no permitidos, por ejemplo (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) y se asignan a bibliotecas de almacenamiento para mantenerse dentro de los límites de almacenamiento de SharePoint mediante herramientas especializadas que se deben comprar a un costo adicional. El proceso se vuelve aún más complicado cuando migran organizaciones con datos altamente confidenciales, como agencias gubernamentales, con una serie de estrictas normas de cumplimiento que cumplir. Las empresas deberán presupuestar estos costos ocultos de desarrollo e implementación al comparar SharePoint con otras soluciones empresariales para compartir archivos. Además, la mayoría de las organizaciones no tienen las habilidades especializadas para ejecutar con éxito una migración de SharePoint y necesitarán presupuestar un proveedor de consultoría certificado para ayudar en el diseño y la migración. Para las organizaciones con muchos terabytes de recursos compartidos de archivos que simplemente desean migrar a la nube, puede tener más sentido migrarlos a AWS o Recursos compartidos de archivos de Azure donde los permisos NTFS y los nombres de los archivos se pueden conservar y donde los límites de almacenamiento no son un problema.

2. Bloqueo de proveedores y soberanía de datos

Incluso si los recursos compartidos de archivos de las organizaciones se pueden colocar en el país para cumplir con los requisitos de la normativa de cumplimiento de ubicación de almacenamiento, ¿en qué formato se almacenan los archivos? ¿Están los archivos en un formato al que se puede acceder incluso si SharePoint o Internet no están disponibles? ¿Qué sucede si la organización desea sacar sus archivos del sistema de proveedores? Si los archivos se almacenan en un formato propietario del proveedor, ¿cuáles serán los costos de exportarlos, migrarlos y convertirlos a un nuevo formato de proveedor o volver a compartir archivos NTFS nativos? En el caso de la mayoría de SharePoint, todos los archivos se migran a bases de datos con su propio conjunto de permisos que no se pueden exportar fácilmente a su formato NTFS original, ya que todos los metadatos se pierden en la importación. Los archivos de Office también pueden modificarse para que todos los enlaces externos a otros archivos ya no sean válidos una vez que se mueven fuera del almacenamiento de archivos del proveedor. Las organizaciones querrán pensar detenidamente sobre las implicaciones de mover archivos a cualquier formato propietario de servicios en la nube, ya que pueden encontrar que si por alguna razón desean cambiar a otra plataforma, los costos futuros de cualquier migración superarán con creces cualquier ahorro de costos a corto plazo.

3. Costos de copia de seguridad y archivado a largo plazo

Los recursos compartidos de archivos tradicionales pueden cifrarse fácilmente y almacenarse fuera del sitio indefinidamente en su formato de archivo NTFS nativo, y luego restaurarse fácilmente en cualquier momento en el futuro, independientemente de los cambios tecnológicos. Con SharePoint y otro almacenamiento en la nube, se deben restaurar sistemas completos, o con la mayoría de los proveedores de la nube, los archivos eliminados solo se retienen durante 90 días, lo que significa que se deben comprar y pagar servicios de archivo adicionales de forma perpetua que almacenan SharePoint en archivos a largo plazo. Estos costos de copia de seguridad y almacenamiento darán lugar a costos adicionales de soporte y suscripción además de los costos de suscripción continuos. Para cumplir con los requisitos de cumplimiento y archivo, los costos de mantener sistemas duplicados para la copia de seguridad y la retención de datos deberán tenerse en cuenta en cualquier estimación de costos generales.

4. Futuras tarifas de almacenamiento de archivos

Si los archivos están almacenados en servicios en la nube en línea que son difíciles o imposibles de exportar, deberán mantenerse en las bases de datos de SharePoint en línea. ¿En qué costos incurrirá la organización con el tiempo a medida que los datos de archivo se mantengan en línea? Las empresas deberán presupuestar los posibles cargos adicionales de almacenamiento a lo largo del tiempo.

5. Costos de capacitación y productividad

Los usuarios están capacitados para obtener fácilmente sus archivos de una unidad asignada. Con SharePoint, los archivos se almacenan en bibliotecas a las que se accede mediante una interfaz basada en web o solo desde aplicaciones. La interfaz no se parece en nada al Explorador de archivos de Windows. Si bien existen herramientas de terceros que pueden asignar almacenamiento en la nube de SharePoint a letras de unidad, son lentas, requieren administración adicional y es posible que no admitan la autenticación de dos factores, por lo que no se pueden usar en entornos seguros. Los costos de capacitar y mantener a los empleados en los sistemas de SharePoint con muchas características avanzadas y requisitos de administración de documentos pueden ser significativos. Además, la mayoría de las organizaciones descubren que necesitan mantener un grupo interno de administradores de administración de documentos bien pagados para hacer cumplir las políticas de almacenamiento de archivos y evitar que su almacenamiento de SharePoint se convierta en un caos de archivos desorganizados colocados al azar en bibliotecas o carpetas sin clasificación. Este requisito de administración se suma a los costos continuos.