Top 5 SharePoint-Migrationskosten

SharePoint-Migrationsplanung

Viele Unternehmen erwägen die Migration von Windows-Dateifreigaben zu SharePoint oder anderen Cloud-Speichern für Abteilungsfreigaben. Während SharePoint kein direkter Ersatz für Dateiserver direkter Ersatz, für kleinere Unternehmen kann dies wirtschaftlich sinnvoll sein. Was sind jedoch die zu berücksichtigenden SharePoint-Migrationskosten? Wenn Unternehmen erwägen, Dateifreigaben nach SharePoint zu verschieben, müssen wir die potenzielle Sicherheit, Zeitbeschränkungen, Risiken und Kostenauswirkungen berücksichtigen. SharePoint eignet sich zwar hervorragend für die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Teams innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, aber kann es lokale Dateiserverfreigaben vollständig ersetzen und als Alternative zur Dateifreigabe verwendet werden? Was sind die versteckten Kosten der Migration zu SharePoint?

1. SharePoint Kosten

Die Migration von Organisationen zu SharePoint ist ein kompliziertes und herausforderndes Unterfangen. Vielen Organisationen ist es vielleicht nicht bewusst, aber SharePoint ist als Kollaborationsplattform konzipiert und ersetzt nicht Dateiserver. Die Migration von Dateifreigaben zu SharePoint erfordert monatelange Planung zum Sortieren und Identifizieren von Daten, die aus einem Pool von Dateifreigaben verschoben werden sollen, die Jahre, wenn nicht Jahrzehnte zurückreichen können. Um Dateien nach SharePoint zu migrieren, müssen Dateien konvertiert werden, um nicht erlaubte Zeichen zu entfernen – zum Beispiel (~ “ # % & * : < > ? / \ { | }.) und mit speziellen Tools, die gegen Aufpreis erworben werden müssen, Speicherbibliotheken zugeordnet, um innerhalb der SharePoint-Speichergrenzen zu bleiben. Der Prozess wird noch komplizierter, wenn Organisationen mit hochsensiblen Daten, wie z. B. Regierungsbehörden, mit einer Vielzahl strenger Compliance-Vorschriften migriert werden. Unternehmen müssen diese versteckten Entwicklungs- und Bereitstellungskosten einplanen, wenn sie SharePoint mit anderen File-Sharing-Lösungen für Unternehmen vergleichen. Darüber hinaus verfügen die meisten Organisationen nicht über die speziellen Fähigkeiten, um eine SharePoint-Migration erfolgreich durchzuführen, und müssen ein Budget für einen vom Anbieter zertifizierten Beratungsanbieter einplanen, der beim Design und der Migration hilft. Für Organisationen mit vielen Terabyte an Dateifreigaben, die einfach in die Cloud wechseln möchten, kann es sinnvoller sein, sie zu AWS oder zu migrieren Azure Dateifreigaben zu migrieren wo NTFS-Berechtigungen und Dateinamen beibehalten werden können und wo Speicherbeschränkungen kein Problem sind.

2. Anbieterbindung und Datenhoheit

Selbst wenn die Dateifreigaben des Unternehmens im Inland abgelegt werden können, um die Anforderungen der Vorschriften zur Einhaltung der Speicherorte zu erfüllen, in welchem Format werden die Dateien gespeichert? Liegen die Dateien in einem Format vor, auf das auch dann zugegriffen werden kann, wenn SharePoint oder das Internet nicht verfügbar sind? Was passiert, wenn die Organisation ihre Dateien aus dem Anbietersystem verschieben möchte? Wenn die Dateien in einem proprietären Format des Anbieters gespeichert sind, wie hoch sind die Kosten für den Export, die Migration und die Konvertierung in ein neues Anbieterformat oder zurück in native NTFS-Dateifreigaben? Bei den meisten SharePoint-Dateien werden alle Dateien in Datenbanken mit eigenen Berechtigungen migriert, die nicht einfach wieder in ihr ursprüngliches NTFS-Format exportiert werden können, da alle Metadaten beim Import verloren gehen. Office-Dateien können auch so geändert werden, dass alle externen Links zu anderen Dateien nicht mehr gültig sind, sobald sie aus dem Dateispeicher des Anbieters verschoben werden. Unternehmen sollten sorgfältig über die Auswirkungen des Verschiebens von Dateien in ein proprietäres Format von Cloud-Diensten nachdenken, da sie möglicherweise feststellen, dass die zukünftigen Kosten einer Migration alle kurzfristigen Kosteneinsparungen bei weitem überwiegen werden, wenn sie aus irgendeinem Grund auf eine andere Plattform wechseln möchten.

3. Kosten für langfristige Archivierung und Sicherung

Herkömmliche Dateifreigaben können einfach verschlüsselt und unbegrenzt in ihrem nativen NTFS-Dateiformat extern gespeichert und dann jederzeit in der Zukunft problemlos wiederhergestellt werden, unabhängig von technologischen Änderungen. Bei SharePoint und anderen Cloud-Speichern müssen ganze Systeme wiederhergestellt werden, oder bei den meisten Cloud-Anbietern werden gelöschte Dateien nur 90 Tage lang aufbewahrt, was bedeutet, dass zusätzliche Archivierungsdienste gekauft und dauerhaft bezahlt werden müssen, die SharePoint in Langzeitarchiven speichern. Diese Sicherungs- und Speicherkosten führen zu zusätzlichen Support- und Abonnementkosten zusätzlich zu den laufenden Abonnementkosten. Um Compliance- und Archivierungsanforderungen zu erfüllen, müssen die Kosten für die Wartung doppelter Systeme für Backup und Datenaufbewahrung in alle Gesamtkostenschätzungen einbezogen werden.

4. Gebühren für zukünftige Dateispeicherung

Wenn Dateien in Cloud-Diensten online gespeichert werden, die schwierig oder unmöglich zu exportieren sind, müssen sie in SharePoint-Datenbanken online verwaltet werden. Welche Kosten entstehen der Organisation im Laufe der Zeit, wenn Archivdaten online verwaltet werden? Unternehmen müssen potenzielle zusätzliche Speichergebühren im Laufe der Zeit einplanen.

5. Schulungs- und Produktivitätskosten

Benutzer werden darin geschult, ihre Dateien einfach von einem zugeordneten Laufwerk abzurufen. Bei SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, auf die nur über eine webbasierte Schnittstelle oder innerhalb von Apps zugegriffen wird. Die Benutzeroberfläche sieht nicht wie der Windows-Datei-Explorer aus. Es gibt zwar Tools von Drittanbietern, die Cloud-Speicher SharePoint Laufwerksbuchstaben zuordnen können, diese sind jedoch langsam, erfordern zusätzliche Verwaltung und unterstützen möglicherweise keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass sie nicht in sicheren Umgebungen verwendet werden können. Die Kosten für die Schulung und den Verbleib von Mitarbeitern auf SharePoint-Systemen mit ihren vielen erweiterten Funktionen und Anforderungen an die Dokumentenverwaltung können erheblich sein. Darüber hinaus stellen die meisten Unternehmen fest, dass sie eine interne Gruppe hochbezahlter Dokumentenverwaltungsadministratoren unterhalten müssen, um Dateispeicherrichtlinien durchzusetzen und zu verhindern, dass ihr SharePoint-Speicher zu einem Durcheinander unorganisierter Dateien wird, die willkürlich in Bibliotheken oder Ordnern ohne Klassifizierung abgelegt werden. Diese Verwaltungsanforderung trägt weiter zu den laufenden Kosten bei.