Top 5 SharePoint-Migrationskosten

SharePoint-Migrationsplanung

Die Migration von Windows-Dateifreigaben zu SharePoint oder zu anderen Cloud-Speichern für Abteilungs-Dateifreigaben wird von vielen Unternehmen in betracht gezogen wegen ihrer Teamfreundlichkeit. Obwohl SharePoint kein direkter Ersatz für Dateiserver ist, kann es für kleinere Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll sein. Was sind jedoch die zu berücksichtigenden SharePoint-Migrationskosten? Wenn Unternehmen die Migration ihrer Dateifreigaben auf SharePoint in Erwägung ziehen, müssen wir die potenzielle Sicherheit, etwaige Zeitbeschränkungen, Risiken und Kostenauswirkungen berücksichtigen. SharePoint eignet sich zwar hervorragend für die Zusammenarbeit mit Dokumenten in Teams, innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Aber kann es lokale Dateiserverfreigaben vollständig ersetzen und als Alternative zur Dateifreigabe verwendet werden? Was sind die versteckten Kosten der Migration zu SharePoint?

1. SharePoint Kosten

Die Migration von Organisationen auf SharePoint ist ein kompliziertes und herausforderndes Unterfangen. Vielen Unternehmen ist es vielleicht nicht bewusst, aber SharePoint ist als Kollaborationsplattform konzipiert und nicht als Ersatz für Dateiserver. Die Migration von Dateifreigaben zu SharePoint erfordert monatelange Planung, um die zu verschiebenden Daten aus einem Pool von Dateifreigaben zu sortieren und zu identifizieren, der Jahre, wenn nicht Jahrzehnte zurückreichen kann. Um Dateien nach SharePoint zu migrieren, müssen die Dateien konvertiert werden, um nicht zulässige Zeichen zu entfernen – zum Beispiel (~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) und mithilfe spezieller Tools Speicherbibliotheken zugeordnet werden, um innerhalb der SharePoint-Speichergrenzen zu bleiben die gegen Aufpreis erworben werden müssen. Der Prozess wird noch komplizierter, wenn Organisationen mit hochsensiblen Daten migriert werden, beispielsweise Regierungsbehörden, die eine Vielzahl strenger Compliance-Vorschriften einhalten müssen. Unternehmen müssen diese versteckten Entwicklungs- und Bereitstellungskosten einkalkulieren, wenn sie SharePoint mit anderen vergleichen Dateifreigabe für Unternehmen Lösungen. Darüber hinaus verfügen die meisten Organisationen nicht über die speziellen Fähigkeiten, um eine SharePoint-Migration erfolgreich durchzuführen, und müssen ein Budget für einen vom Anbieter zertifizierten Beratungsanbieter einplanen, der sie bei der Konzeption und Migration unterstützt. Für Organisationen mit vielen Terabytes an Dateifreigaben, die einfach in die Cloud wechseln möchten, kann es sinnvoller sein, sie zu AWS oder zu migrieren Azure Dateifreigaben zu migrieren wo NTFS-Berechtigungen und Dateinamen beibehalten werden können und wo Speicherbeschränkungen kein Problem sind.

2. Anbieterbindung und Datenhoheit

Selbst wenn die Dateifreigaben des Unternehmens im Inland abgelegt werden können, um den Anforderungen der Compliance zur Einhaltung der Speicherorte zu erfüllen, in welchem ​​Format werden die Dateien abgespeichert? Liegen die Dateien in einem Format vor, welches den Zugriff auch dann gewährt wenn SharePoint oder das Internet nicht verfügbar sind? Was passiert, wenn die Organisation ihre Dateien aus dem Anbietersystem verschieben möchte? Wenn die Dateien in einem proprietären Format des Anbieters gespeichert sind, wie hoch sind dann die Kosten für den Export, die Migration und die Konvertierung in ein neues Anbieterformat oder zurück in native NTFS-Dateifreigaben? Bei den meisten SharePoint-Dateien werden alle Dateien in Datenbanken mit eigenen Berechtigungen migriert, die nicht einfach wieder in ihr ursprüngliches NTFS-Format exportiert werden können, da alle Metadaten beim Import verloren gehen. Office-Dateien können auch so geändert werden, dass alle externen Links zu anderen Dateien nicht mehr gültig sind, sobald sie aus dem Dateispeicher des Anbieters verschoben werden. Unternehmen sollten sorgfältig über die Auswirkungen des Verschiebens von Dateien in ein proprietäres Format von Clouddiensten nachdenken, da sie möglicherweise feststellen, dass die zukünftigen Kosten einer Migration alle kurzfristigen Kosteneinsparungen bei weitem übersteigen werden, wenn sie aus irgendeinem Grund auf eine andere Plattform wechseln möchten.

3. Kosten für Langzeitarchivierung und -sicherung

Herkömmliche Dateifreigaben können einfach verschlüsselt und unbegrenzt in ihrem nativen NTFS-Dateiformat extern gespeichert, und dann jederzeit in der Zukunft problemlos wiederhergestellt werden, unabhängig von technologischen Änderungen. Bei SharePoint und anderen Cloud-Speichern müssen ganze Systeme wiederhergestellt werden, oder bei den meisten Cloud-Anbietern werden gelöschte Dateien nur 90 Tage lang aufbewahrt; dies bedeutet, dass zusätzliche Archivierungsdienste angeschafft und dauerhaft bezahlt werden müssen, die SharePoint in Langzeitarchiven speichern. Diese Sicherungs- und Speicherkosten führen zu Support- und Abonnementkosten, zusätzlich zu den laufenden Abonnementkosten. Um Compliance- und Archivierungsanforderungen zu erfüllen, müssen die Kosten für die Wartung doppelter Systeme, für die Wiederherstellung und für die Datenaufbewahrung in die Gesamtkostenschätzungen einbezogen werden.

4. Gebühren für zukünftige Dateispeicherung

Wenn Dateien in Cloud-Diensten online gespeichert werden, die schwierig oder unmöglich zu exportieren sind, müssen sie in SharePoint-Datenbanken online verwaltet werden. Welche Kosten entstehen mit der Zeit für Organisationen, falls diese Archivdaten online verwaltet wollen? Unternehmen müssen potenzielle zusätzliche Speichergebühren im Laufe der Zeit einplanen.

5. Schulungs- und Produktivitätskosten

Benutzer werden darin geschult, ihre Dateien einfach von einem zugeordneten Laufwerk abzurufen. Bei SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, auf die nur über eine webbasierte Schnittstelle oder innerhalb von Apps zugegriffen kann. Die Benutzeroberfläche sieht anders als im Windows-Datei-Explorer aus. Es gibt zwar Tools von Drittanbietern, die dem Cloud-Speicher von SharePoint Laufwerksbuchstaben zuordnen können, diese sind jedoch langsam, erfordern zusätzliche Verwaltung und unterstützen möglicherweise keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass sie nicht in sicheren Umgebungen verwendet werden können. Die Kosten für die Schulung und den Verbleib von Mitarbeitern auf SharePoint-Systemen mit ihren vielen erweiterten Funktionen und Anforderungen an die Dokumentenverwaltung können erheblich sein. Darüber hinaus stellen die meisten Unternehmen fest, dass sie eine interne Gruppe hochbezahlter Dokumentenverwaltungsadministratoren unterhalten müssen, um Dateispeicherrichtlinien durchzusetzen und zu verhindern, dass ihr SharePoint-Speicher zu einem Durcheinander unorganisierter Dateien wird, die willkürlich in Bibliotheken oder Ordnern ohne Klassifizierung abgelegt werden. Diese Verwaltungsanforderung trägt weiter zu den laufenden Kosten bei.