Navigeren door veilige externe bestandstoegang tijdens COVID

Een waargebeurd verhaal Navigeren door veilige externe bestandstoegang tijdens COVID..

Laat in de middag van 11 maarte van dit jaar was ik bezig met de 6e verdieping van een hoge kantoortoren in Los Angeles. Die dag werd het personeel naar de grote vergaderruimte geroepen voor een ongeplande geïmproviseerde vergadering. Eerder die dag had de Wereldgezondheidsorganisatie verklaard dat het coronavirus dat zich snel over de wereld verspreidde inderdaad een pandemie was. De dag ervoor hadden we via e-mail te horen gekregen dat we allemaal voorbereid moesten zijn om op afstand te kunnen werken als de veiligheid dit noodzakelijk maakte. Op dat moment hadden we ongeveer 450 mensen in dienst, verspreid over ongeveer 30 kantoren in het hele land, waaronder een groot hoofdkantoor in DC. Het personeel in Los Angeles telde ongeveer 40 mensen en we namen de hele 6 in beslage vloer.

We liepen naar de vergaderruimte, namen plaats en de Operations Manager vertelde ons waar we de afgelopen dagen zo bang voor waren geweest. Tot nader order zouden we onze laptops en opladers mee naar huis nemen en onmiddellijk beginnen voor onbepaalde tijd van afstandswerk. We zouden de volgende ochtend onze e-mail controleren over hoe verder te gaan en de volgende stappen. Omdat we al bedreven waren in zoomvergaderingen en telefonische vergaderingen vanwege onze verschillende locaties verspreid over verschillende tijdzones, afstandswerk leek in eerste instantie niet zo ontmoedigend, eigenlijk helemaal niet.

Geen woon-werkverkeer, niet parkeren, geen extra geld uitgeven aan lunch en niet elke dag verkleed hoeven te komen leek me erg aantrekkelijk. Ik zag hoe gestrest ons IT-personeel eruitzag en wist dat het geen gemakkelijke taak zou zijn om iedereen gemakkelijk en veilig verbonden te krijgen. Het senior managementpersoneel (inclusief het Executive-team in DC) was gewend om toegang op afstand voor hen te hebben ingesteld voordat ze het kantoor verlieten. Met Covid moest, gezien de gevoeligheid van bepaalde vergaderingen en communicatie, veilige toegang op afstand direct, perfect en naadloos zijn. In het hele land vonden deze brandoefeningen plaats bij vele grote en kleine organisaties. Verschillende technologiereuzen liepen voorop door al vroeg te verklaren dat hun personeel tot nader order voor onbepaalde tijd of in ieder geval tot begin 2021 op afstand kon werken.

Bijna van de ene op de andere dag moest iedereen die in de cyberbeveiliging en externe toegang werkte, zijn diensten gemakkelijk en snel maken of irrelevant worden. Platformen en cloudsoftware zoals Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive en meer werden dé tools om verbonden te blijven en samen te blijven werken. Zoom ondervond grote problemen toen scholen en universiteitscampussen zich haastten om online lessen te geven. Om onze vergaderingen af te sluiten, hadden we een beveiligde zoom-plug-in geïnstalleerd in onze Outlook-e-mailaccounts, waar we een vergadering konden opzetten en deelnemers konden uitnodigen met een enkele aanmelding. Een webbrowser werd een catalogus van tools met bladwijzers om toegang te krijgen tot alles wat we nodig hadden om aan samen te werken. Met Okta hadden we een beveiligingslaag, maar we moesten nog steeds tussen verschillende platforms navigeren om bestanden op te halen, eraan te werken, te proberen ze op te slaan en te delen, maar niet in realtime. Efficiëntie en productiviteit gingen verloren, maar meer dan dat, het was duidelijk hoe onproductief en inefficiënt onze gebruikelijke manieren van communicatie en samenwerking altijd waren geweest toen ze eenmaal in de schijnwerpers stonden.

Slack werd gebruikt voor snelle berichten en snelle videogesprekken en er werden verschillende groepen opgericht waartoe je behoorde, zodat managers relevante informatie konden delen over de prioriteiten waarop we ons concentreerden. Er werden andere Slack-groepen opgericht die vrijwillig meededen voor het stimuleren van het moreel en teambuilding om leuke feiten, foto's en inspiratie te delen. We vestigden ons allemaal in onze nieuwe routines en nieuwe kleerkasten, waar de bovenste helft helemaal zakelijk was en de onderste helft de hele zondagmiddag.

Het meeste van mijn werk werd voorheen telefonisch, per e-mail of via een zoomgesprek gedaan, dus mijn overgang naar werken op afstand was eenvoudig met betrekking tot welke apps en software ik nodig had om productief te blijven. Mijn werk was gericht op outreach en het opbouwen van relaties. Zoommoeheid is echt een ding en het moet gezegd worden dat het in het begin best vreemd was om van persoonlijke vergaderingen naar uitsluitend videovergaderingen te gaan. Met een regelmatige persoonlijke ontmoeting bent u gefocust op meerdere dingen en kunt u zich verplaatsen. In een videovergadering kijkt u rechtstreeks naar de persoon, zij het op een scherm, maar het kan vermoeiend zijn om continu oogcontact te maken en voor langere tijd oog in oog te staan, vooral in een professionele omgeving waar u een bepaald gedrag en gerichte levering.

Onze IT-medewerkers hadden extern desktopbeheer ingesteld en konden inloggen om elk probleem op te lossen dat aan de supportdesk werd gemeld. We waren bezig met het nieuwe normaal, maar nogmaals, wat standaard operationele inefficiënties waren rond de workflow, werden al snel flagrante wegversperringen van werkonderbrekingen als het ging om het delen van bestanden. Bestanden op afstand delen en toegang tot bestanden was omslachtig en er was geen mogelijkheid om in realtime met iemand te bewerken. Box werd gebruikt als database. Met de meeste van mijn collega's konden we beveiligde koppelingen naar bestanden delen waartoe andere medewerkers toegang hadden als we dat van hen eisten of liever als ze daartoe geneigd waren, afhankelijk van hun titel en anciënniteit. Werken van Outlook naar Box betekende nog steeds dat je op zoek moest gaan naar iets in de hoop dat het op de juiste plaats werd geplaatst, in de hoop dat je het kon bewerken en vervolgens een nieuwere versie kon opslaan om later samen te werken via de telefoon of een videogesprek.

Het belangrijkste punt hier is dat we alleen konden samenwerken aan wat we al hadden geüpload naar Box. Ik heb me altijd afgevraagd vanuit een managementperspectief of er bestanden waren die er om veiligheids- of gevoeligheidsredenen niet zouden moeten zijn? Als u Box of een andere bestandsrepository gebruikt, wie controleert dan het gebruik? Wie zorgt ervoor dat de bestanden die daar worden geüpload en opgeslagen nog steeds relevant zijn en slagen voor het verzamelen?

Wanneer jij bent op afstand werken, connectiviteit is constant nodig, en dan heb ik het niet over wifi. Een virtuele vergadering kan ogenblikkelijk een zinloze oefening worden als je niet in staat bent om je scherm te delen of toegang hebt tot e-mail of toegang hebt tot een bestand dat je op dat moment nodig hebt.

Samenwerking is cruciaal. Fast forward afgelopen maart, toen de economie terugliep en ontslagen op handen waren, moesten veel organisaties snel terug naar de basis. Het senior management, van ondernemingen tot non-profitorganisaties, was en is nog steeds aan het puzzelen over wat hun kerncompetenties zijn en hoe ze de levensvatbaarheid het best kunnen behouden. Efficiëntie heeft de hoogste prioriteit, terwijl de budgetten onder druk komen te staan en de doelstellingen van het vorige fiscale jaar onoverkomelijk beginnen te worden. Zeggen dat we ons in ongekende tijden bevinden, is een enorm understatement. Dit is een bijzonder uitdagende tijd voor ziekenhuissystemen met een recordaantal patiënten dat wordt opgenomen – gezondheidszorg is slechts één sector in onze economie. Nu, in november 2020, horen we over cyberaanvallen tegen vaccinproducenten en -distributeurs en over EDD-uitkeringen die worden gehackt.

In de Onderwijssector, proberen universiteitscampussen wanhopig om de kwaliteitsstandaard te bieden waar ze bekend om staan, terwijl ze hun systemen beveiligen tegen ransomware terwijl studenten vanuit huis inloggen. Computers kunnen ons leven gemakkelijker maken. Voor thuisblijvende bestellingen is bijvoorbeeld online winkelen nodig voor alles, van mayonaise tot wasmiddel. U kunt de status van uw bestelling met een klik op de knop controleren, terwijl u ook de beschikbare hoeveelheid en de leveringsdatum controleert. Het delen van informatie en samenwerken aan belangrijke zaken is wat het werk leuk maakt. Anders werk je in een silo en als je het op afstand doet, kan het een isolerend gevoel zijn en moeilijk om je tempo te bepalen. Maar computers die zijn verbonden met een cloud, maken niet noodzakelijkerwijs uw het werk leven gemakkelijker.

Wat te doen?

Nou, het hangt ervan af waar je zit. Als u de beslisser bent, moet u alles in vogelvlucht kunnen bekijken, maar ook in een oogwenk tot in detail kunnen inzoomen. U wilt cross channel transparantie met een Dashboard waarmee u niet alleen de vinger aan de pols kunt houden, maar waar nodig alle bedrijfsgegevens kunt meten en kwantificeren. U kunt rapporten hebben met informatie naar u toe, maar u moet altijd en overal vanaf elk apparaat naar alles kunnen verwijzen. Als u een directeur van IT of senior leiderschap op het gebied van informatietechnologie bent, dan weet u dat beveiliging uw eerste kritieke prioriteit is. Er is geen snelle en gemakkelijke oplossing. Of is er? Lees verder.

Of u uploadt uw bestanden naar het cloudplatform van iemand anders of u bent het niet. Hoe dan ook, u moet nog steeds op afstand veilig toegang krijgen tot die bestanden. Dit is waar MyWorkDrive echt kan helpen. Ik noem het graag:

Verbinden en samenwerken zonder compromissen

Gartner beschreef vorig jaar een opkomend cyberbeveiligingsconcept als Secure Access Service Edge of SASE. Ze beschreven de toekomst van netwerkbeveiliging in de cloud. Maar hoe kan de cloud volledig veilig zijn? De cloud is immers gewoon de server van iemand anders. Uw bestanden die op uw serverrack staan, zijn uw cloud. U kunt een hybride cloud hebben of privé cloud maar waar wil je uiteindelijk je budget aan besteden? Bestanden migreren of werk gedaan krijgen?

Tijd en geld zijn alles als het gaat om budgettering en strategische doelen. Tijd is geld. Gedurende deze tijd in de geschiedenis is het van cruciaal belang om geen tijd te verspillen. Vooral als u rekening moet houden met eventuele overdracht van on-premises bestanden naar een cloudplatform dat u misschien kiest. Migratie naar een cloud kan kostbaar personeel en middelen wegnemen van wat u nu echt moet doen.

Maar voor uw personeel zijn gebruiksvriendelijk, eenvoudig in te stellen en geen steile leercurves meestal hun topprioriteit. Een migratieplan moet toch iedereen aan boord hebben en opgeleid hebben. Nogmaals, dat kost tijd en geld. Als u werkt voor de overheid, een overheid of een advocatenkantoor, of een organisatie die vertrouwelijkheid, veiligheid en vertrouwen bevordert, kunt u het zich niet veroorloven om zelfs maar te vertrouwen op de grote wapens van gedeelde schijven en samenwerkingssoftware. We hebben allemaal wel eens gegevens gezien die zijn gelekt toen een phishing-fout in Gmail veranderde in een kop in het laatste nieuws van een bedrijf. Als u zich in de financiële sector bevindt, heeft u nog meer hoepels om door te springen om de privacy en veiligheid van klanten te waarborgen. AVG (Overheidsverordening gegevensbescherming) is in 2018 ingesteld in de Europese Unie en vergelijkbaar met: HIPAA (wet overdraagbaarheid en verantwoording van zorgverzekeringen) hier in de Verenigde Staten betekent dit dat bedrijven en organisaties wettelijk verplicht zijn om de gegevens van een klant te beschermen en privé te houden. Hoe kunt u het beste veilige externe toegang tot bestanden en het delen van bestanden hebben in deze wereld van constante connectiviteit en samenwerking, vooral op meerdere apparaten?

Stel jezelf deze vragen:

  1. Welk budget heeft u om uw bestanden te digitaliseren en/of te migreren naar de cloud?
  2. Kunt u zich de tijd veroorloven die nodig is om deze bestanden over te zetten en toch productief en concurrerend te blijven?
  3. Wie beslist welke bestanden naar de cloud worden overgebracht?
  4. Kunt u het zich veroorloven om voor een cloudservice te betalen?
  5. Wat gebeurt er als u uw gegevens terug wilt?

Dus hier zijn we 9 maanden bezig met de pandemie en er zijn geen tekenen dat deze vertraagt, aangezien grote steden in de Verenigde Staten thuisblijven en bevelen opsluiten. Voor het personeel dat het geluk heeft de mogelijkheid te hebben om overal te werken, is het belangrijker dan ooit om voor alle gebruikers veilige externe toegang tot bestanden en het delen van bestanden in de hele onderneming te hebben. Geen bestanden om te migreren naar het cloudplatform van iemand anders. Geen werkonderbreking. Machtigingen stellen direct in wie toegang heeft tot wat en wanneer. Geen enorme leercurve, eenvoudig in te stellen en gebruiksvriendelijk, inclusief een veilige mobiele app voor onderweg. Beste van alles, geen VPN's om te beheren en te onderhouden. Met behulp van uw reeds bestaande Windows-bestandsshares en Active Directory-infrastructuur, kunt u deze snel op uw bureaublad instellen. Geen vendor lock-in, geen synchronisatie, geen migratie.

Bewerk en deel bestanden op afstand veilig. Voldoe aan al uw compliance-zorgen en -vereisten en voorkom datalekken en datalekken. Beveilig bestanden altijd en overal vanaf elk apparaat. Klinkt onmogelijk? Klinkt als een wonder. Nee, het klinkt als MyWorkDrive.

Download hier de gratis proefversie

Daniel, oprichter van MyWorkDrive.com, heeft sinds 1992 verschillende functies op het gebied van technologiebeheer vervuld bij ondernemingen, de overheid en het onderwijs in de baai van San Francisco. Daniel is gecertificeerd in Microsoft Technologies en schrijft over informatietechnologie, beveiliging en strategie en is bekroond met de Amerikaanse Patent #9985930 in netwerken met externe toegang