Navigieren im sicheren Remote-Dateizugriff während COVID

Eine Geschichte aus der realen Welt Navigieren im sicheren Remote-Dateizugriff während COVID..

Am späten Nachmittag des 11. Märzth dieses Jahres arbeitete ich am 6th Stock eines hohen Büroturms in Los Angeles. An diesem Tag wurde das Personal zu einem außerplanmäßigen spontanen Meeting in den großen Konferenzraum gerufen. Früher an diesem Tag hatte die Weltgesundheitsorganisation erklärt, dass das Coronavirus, das sich schnell um den Globus ausbreitet, tatsächlich eine Pandemie sei. Am Tag zuvor war uns per E-Mail mitgeteilt worden, dass wir alle darauf vorbereitet sein sollten, aus der Ferne arbeiten zu können, wenn die Sicherheit dies erfordert. Zu dieser Zeit beschäftigten wir etwa 450 Mitarbeiter in etwa 30 Büros im ganzen Land, einschließlich eines großen Hauptsitzes in DC. Das in Los Angeles ansässige Personal zählte etwa 40 Personen und wir nahmen die gesamten 6 aufth umhauen.

Wir betraten den Konferenzraum, nahmen unsere Plätze ein und der Operations Manager erzählte uns, wovor wir uns in den letzten Tagen gefürchtet hatten. Bis auf Weiteres sollten wir unsere Laptops und Ladegeräte mit nach Hause nehmen und ab sofort auf unbestimmte Zeit beginnen Heimarbeit. Wir sollten unsere E-Mails am nächsten Morgen überprüfen, um zu erfahren, wie wir vorgehen und welche nächsten Schritte wir tun sollen. Da wir aufgrund unserer verschiedenen Standorte in verschiedenen Zeitzonen bereits mit Zoom-Meetings und Telefonkonferenzen vertraut waren, Heimarbeit wirkte anfangs gar nicht so abschreckend.

Kein Pendeln, kein Parken, kein zusätzliches Geld für das Mittagessen ausgeben und sich nicht jeden Tag anziehen zu müssen, schien sehr verlockend. Ich sah, wie gestresst unsere IT-Mitarbeiter aussahen, und wusste, dass es keine leichte Aufgabe sein würde, alle einfach und sicher miteinander zu verbinden. Die leitenden Angestellten (einschließlich des in DC ansässigen Vorstandsteams) waren daran gewöhnt, dass ihnen der Fernzugriff eingerichtet wurde, bevor sie das Büro verließen. Bei Covid musste angesichts der Sensibilität bestimmter Besprechungen und Kommunikationen ein sicherer Fernzugriff sofort, perfekt und nahtlos erfolgen. Im ganzen Land fanden diese Feuerwehrübungen bei vielen großen und kleinen Organisationen statt. Mehrere Technologiegiganten gingen voran, indem sie frühzeitig erklärten, dass ihre Belegschaft bis auf weiteres auf unbestimmte Zeit oder zumindest bis Anfang 2021 aus der Ferne arbeiten könnte.

Fast über Nacht musste jeder, der im Bereich Cybersicherheit und Fernzugriff arbeitet, seine Dienste einfach und schnell machen oder irrelevant werden. Plattformen und Cloud-Software wie Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive und mehr wurden zu Tools der Wahl, um in Verbindung zu bleiben und weiter zusammenzuarbeiten. Zoom erlebte große Schluckauf, als Schulen und Hochschulen sich bemühten, den Unterricht online zu unterrichten. Um unsere Meetings zu sperren, hatten wir ein sicheres Zoom-Plugin in unseren Outlook-E-Mail-Konten installiert, wo wir ein Meeting einrichten und Teilnehmer mit einer einzigen Anmeldung einladen konnten. Ein Webbrowser wurde zu einem Katalog von mit Lesezeichen versehenen Tools, um auf alles zuzugreifen, was wir für die Zusammenarbeit benötigten. Mit Okta hatten wir eine Schutzschicht, aber wir mussten immer noch zwischen verschiedenen Plattformen navigieren, um Dateien abzurufen, an ihnen zu arbeiten, zu versuchen, sie zu speichern und sie zu teilen, aber nicht in Echtzeit. Effizienz und Produktivität gingen verloren, aber darüber hinaus wurde deutlich, wie unproduktiv und ineffizient unsere gewohnten Kommunikations- und Zusammenarbeitsmethoden immer gewesen waren, sobald sie ins Rampenlicht gerückt waren.

Slack wurde für schnelle Nachrichten und schnelle Videoanrufe verwendet, und es wurden verschiedene Gruppen gestartet, denen Sie angehören mussten, damit Manager relevante Informationen über die Prioritäten austauschen konnten, auf die wir uns konzentrierten. Andere Slack-Gruppen wurden gegründet, die sich freiwillig zur Moralsteigerung und Teambildung zusammenschlossen, um lustige Fakten, Bilder und Inspiration auszutauschen. Wir haben uns alle in unsere neuen Routinen und neuen Kleiderschränke eingelebt, in denen die obere Hälfte nur geschäftlich war und die untere Hälfte den ganzen Sonntagnachmittag.

Der größte Teil meiner Arbeit wurde zuvor per Telefon, E-Mail oder Zoom-Anruf erledigt, sodass mein Übergang zur Remote-Arbeit unkompliziert war, was die Apps und Software betrifft, die ich benötigte, um produktiv zu bleiben. Meine Arbeit konzentrierte sich auf Öffentlichkeitsarbeit und den Aufbau von Beziehungen. Zoom-Müdigkeit ist eine reale Sache, und es muss erwähnt werden, dass es anfangs ziemlich seltsam war, von persönlichen Meetings ausschließlich auf Video-Meetings umzusteigen. Bei einem regelmäßigen persönlichen Treffen sind Sie auf mehrere Dinge fokussiert und können sich frei bewegen. In einem Video-Meeting sehen Sie die Person direkt an, wenn auch auf einem Bildschirm, aber es kann anstrengend sein, ständig Blickkontakt herzustellen und sich über längere Zeit von Angesicht zu Angesicht gegenüberzustehen, insbesondere in einem professionellen Umfeld, in dem Sie eine bestimmte Haltung und Haltung bewahren müssen fokussierte Lieferung.

Unsere IT-Mitarbeiter hatten eine Remote-Desktop-Verwaltung eingerichtet und konnten sich anmelden, um jedes Problem zu beheben, das dem Support-Desk gemeldet wurde. Wir haben die neue Normalität gehandhabt, aber auch hier wurden die standardmäßigen betrieblichen Ineffizienzen rund um den Workflow bald zu eklatanten Hindernissen für Arbeitsunterbrechungen, wenn es um die gemeinsame Nutzung von Dateien ging. Remote-Dateifreigabe und Dateizugriff waren umständlich und es gab keine Möglichkeit, mit jemandem in Echtzeit zu bearbeiten. Box wurde als Datenbank verwendet. Mit den meisten meiner Kollegen konnten wir sichere Links zu Dateien teilen, auf die andere Mitarbeiter zugreifen konnten, wenn wir es von ihnen verlangten oder sie je nach Titel und Dienstalter dazu geneigt waren. Das Arbeiten von Outlook zu Box bedeutete immer noch, nach etwas zu suchen und zu picken, in der Hoffnung, dass es an der richtigen Stelle platziert wurde, in der Hoffnung, dass Sie es bearbeiten und dann eine neuere Version speichern konnten, um später am Telefon oder bei einem Videoanruf zusammenzuarbeiten.

Der entscheidende Punkt hier ist, dass wir nur an dem zusammenarbeiten konnten, was wir bereits auf Box hochgeladen hatten. Ich habe mich aus Verwaltungssicht immer gefragt, ob es einige Dateien gibt, die aus Sicherheits- oder Sensibilitätsgründen nicht vorhanden sein sollten? Wenn Sie Box oder ein anderes Datei-Repository verwenden, wer überwacht die Nutzung? Wer überwacht, ob die dort hochgeladenen und gespeicherten Dateien noch relevant sind und die Musterung bestehen?

Wenn du es bist remote arbeiten, Konnektivität wird ständig benötigt, und ich spreche nicht von Wi-Fi. Ein virtuelles Meeting kann augenblicklich zu einer vergeblichen Übung werden, wenn Sie Ihren Bildschirm nicht freigeben oder keinen Zugriff auf E-Mails haben oder auf eine Datei zugreifen können, auf die Sie gerade verweisen müssen.

Zusammenarbeit ist entscheidend. Im vergangenen März, als die Wirtschaft einen Abschwung erlebte und Entlassungen bevorstanden, mussten viele Unternehmen schnell zu den Grundlagen zurückkehren. Die Geschäftsleitung von Unternehmen bis hin zu gemeinnützigen Organisationen war und ist immer noch damit beschäftigt, Zahlen darüber zu ermitteln, was ihre Kernkompetenzen sind und wie sie ihre Rentabilität am besten erhalten können. Effizienz hat oberste Priorität, während die Budgets knapp werden und die Ziele des vergangenen Geschäftsjahres unüberwindbar werden. Zu sagen, dass wir uns in beispiellosen Zeiten befinden, ist eine große Untertreibung. Dies ist eine besonders herausfordernde Zeit für Krankenhaussysteme mit einer Rekordzahl von Patienten, die aufgenommen werden – das Gesundheitswesen ist nur ein Sektor in unserer Wirtschaft. Jetzt, im November 2020, hören wir von Cyberangriffen auf Impfstoffhersteller und -vertreiber und EDD-Vorteilen, die gehackt werden.

Im Bildungssektor, College-Campus versuchen verzweifelt, den Qualitätsstandard zu bieten, für den sie berühmt sind, während sie ihre Systeme vor Ransomware schützen, wenn sich Studenten von zu Hause aus anmelden. Computer können unser Leben einfacher machen. Zum Beispiel erfordern Bestellungen für den Aufenthalt zu Hause Online-Einkäufe für alles von Mayonnaise bis Waschmittel. Sie können den Status Ihrer Bestellung mit einem Klick auf eine Schaltfläche überprüfen und gleichzeitig die verfügbare Menge und das Lieferdatum überprüfen. Der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit an wichtigen Punkten macht die Arbeit zum Vergnügen. Andernfalls arbeiten Sie in einem Silo, und wenn Sie dies aus der Ferne tun, kann dies ein isolierendes Gefühl und schwer zu bewältigen sein. Aber Computer, die mit einer Cloud verbunden sind, machen nicht unbedingt Ihre arbeiten das Leben leichter.

Was ist zu tun?

Nun, es kommt darauf an, wo Sie sitzen. Wenn Sie der Entscheidungsträger sind, müssen Sie alles aus der Vogelperspektive betrachten, aber auch in der Lage sein, im Handumdrehen bis ins Detail vorzudringen. Sie wollen kanalübergreifende Transparenz mit einem Dashboard, mit dem Sie nicht nur am Puls der Zeit bleiben, sondern alle Unternehmensdaten nach Bedarf messen und quantifizieren können. Sie können Berichte haben, die Informationen an Sie weiterleiten, aber Sie sollten jederzeit und überall von jedem Gerät aus auf alles zugreifen können. Wenn Sie ein IT-Leiter oder eine Führungskraft im Bereich Informationstechnologie sind, dann wissen Sie, dass Ihre oberste Priorität die Sicherheit ist. Es gibt keine schnelle und einfache Lösung. Oder gibt es? Weiter lesen.

Entweder laden Sie Ihre Dateien auf die Cloud-Plattform einer anderen Person hoch oder nicht. In jedem Fall müssen Sie weiterhin sicher remote auf diese Dateien zugreifen. Hier kann MyWorkDrive wirklich helfen. Ich nenne es gerne:

Kompromisslos verbinden und zusammenarbeiten

Gartner beschrieb letztes Jahr ein aufkommendes Cybersicherheitskonzept als Secure Access Service Edge oder SASE. Sie beschrieben die Zukunft der Netzwerksicherheit in der Cloud. Aber wie kann die Cloud absolut sicher sein? Schließlich ist die Cloud nur der Server von jemand anderem. Ihre Dateien auf Ihrem Server-Rack sind Ihre Cloud. Sie können eine Hybrid Cloud haben oder private Wolke aber wofür willst du am ende dein budget ausgeben? Dateien migrieren oder Arbeit erledigen?

Zeit und Geld sind alles, wenn es um Budgetierung und strategische Ziele geht. Zeit ist Geld. In dieser Zeit der Geschichte ist es wichtig, keine Zeit zu verschwenden. Vor allem, wenn Sie die Übertragung von lokalen Dateien auf eine Cloud-Plattform berücksichtigen müssen, für die Sie sich möglicherweise entscheiden. Die Migration in eine Cloud kann wertvolles Personal und Ressourcen von dem abziehen, was Sie jetzt wirklich tun müssen.

Aber für Ihre Mitarbeiter sind Benutzerfreundlichkeit, einfache Einrichtung und keine steilen Lernkurven in der Regel oberste Priorität. Ein Migrationsplan muss immer noch alle an Bord und geschult haben. Auch das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie für die Regierung, eine Regierung, eine Anwaltskanzlei oder eine andere Organisation arbeiten, die Vertraulichkeit, Sicherheit und Vertrauen fördert, können Sie es sich nicht leisten, sich auf die großen Geschütze gemeinsam genutzter Laufwerke und Collaboration-Software zu verlassen. Wir alle haben Fälle von Datenlecks gesehen, als ein Phishing-Fehler in Google Mail zu einer Schlagzeile der neuesten Nachrichten eines Unternehmens wurde. Wenn Sie im Finanzsektor tätig sind, müssen Sie noch mehr Hürden überwinden, um die Privatsphäre und Sicherheit Ihrer Kunden zu gewährleisten. DSGVO (Regierungsdatenschutzverordnung) wurde in der Europäischen Union im Jahr 2018 und ähnlich eingeführt HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) Hier in den Vereinigten Staaten bedeutet dies, dass Unternehmen und Organisationen gesetzlich verpflichtet sind, die Daten eines Kunden zu schützen und geheim zu halten. Wie kann man in dieser Welt der ständigen Konnektivität und Zusammenarbeit, insbesondere auf mehreren Geräten, am besten sicheren Fernzugriff auf Dateien und Dateifreigaben haben?

Stellen Sie sich diese Fragen:

  1. Welches Budget haben Sie, um Ihre Dateien zu digitalisieren und/oder in die Cloud zu migrieren?
  2. Können Sie sich die Zeit leisten, die zum Übertragen dieser Dateien benötigt wird, und trotzdem produktiv und wettbewerbsfähig bleiben?
  3. Wer entscheidet, welche Dateien in die Cloud übertragen werden?
  4. Können Sie es sich leisten, für einen Cloud-Service zu bezahlen?
  5. Was passiert, wenn Sie Ihre Daten zurückhaben möchten?

Hier sind wir also seit 9 Monaten in der Pandemie, ohne Anzeichen dafür, dass sie sich verlangsamt, da Großstädte in den Vereinigten Staaten beginnen, zu Hause zu bleiben und Anordnungen zur Sperrung zu erlassen. Für die Belegschaft, die das Glück hat, von überall aus arbeiten zu können, ist es wichtiger denn je, für alle Benutzer einen sicheren Fernzugriff auf Dateien und Dateifreigaben im gesamten Unternehmen zu haben. Keine Dateien, die auf die Cloud-Plattform einer anderen Person migriert werden müssen. Keine Arbeitsunterbrechung. Berechtigungen legen sofort fest, wer wann auf was zugreifen kann. Keine große Lernkurve, einfach einzurichten und einfach zu bedienen, einschließlich einer sicheren mobilen App für die Arbeit unterwegs. Am allerbesten, keine VPNs zu verwalten und zu warten. Unter Verwendung Ihrer bereits vorhandenen Windows-Dateifreigaben und Active Directory-Infrastruktur können Sie es schnell auf Ihrem Desktop einrichten. Keine Herstellerbindung, keine Synchronisierung, keine Migration.

Bearbeiten und teilen Sie Dateien sicher aus der Ferne. Erfüllen Sie alle Ihre Compliance-Bedenken und -Anforderungen und verhindern Sie Datenschutzverletzungen und Datenlecks. Sichern Sie Dateien überall und jederzeit von jedem Gerät. Klingt unmöglich? Klingt wie ein Wunder. Nein, es klingt wie MyWorkDrive.

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Daniel, Gründer von MyWorkDrive.com, ist seit 1992 in verschiedenen Funktionen im Technologiemanagement für Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen in der San Francisco Bay Area tätig. Daniel ist in Microsoft-Technologien zertifiziert und schreibt über Informationstechnologie, Sicherheit und Strategie und wurde mit dem Titel „US“ ausgezeichnet Patent #9985930 in Remote Access Networking