Navegando pelo acesso remoto seguro a arquivos durante o COVID

Uma história do mundo real Navegando no acesso remoto seguro a arquivos durante o COVID..

No final da tarde de 11 de março^º deste ano eu estava trabalhando no 6^º andar de uma torre de escritórios alta em Los Angeles. Naquele dia, a equipe foi chamada à grande sala de conferências para uma reunião improvisada não programada. Mais cedo naquele dia, a Organização Mundial da Saúde havia declarado que o vírus corona se espalhando rapidamente pelo mundo era de fato uma pandemia. Fomos informados por e-mail no dia anterior que todos deveríamos estar preparados para poder trabalhar remotamente se a segurança exigisse. Na época, tínhamos cerca de 450 funcionários localizados em cerca de 30 escritórios em todo o país, incluindo uma grande sede em DC. A equipe sediada em Los Angeles contava com cerca de 40 pessoas e ocupamos todos os 6^º chão.

Entramos na sala de conferências, nos sentamos e o Gerente de Operações nos contou o que temíamos nos últimos dias. Até novo aviso, deveríamos levar nossos laptops e carregadores para casa e iniciar imediatamente um período indefinido de trabalho remoto. Deveríamos verificar nosso e-mail na manhã seguinte sobre como proceder e os próximos passos. Como já éramos adeptos de reuniões de zoom e teleconferências por causa de nossos vários locais dispersos em diferentes fusos horários, trabalho remoto não parecia tão assustador no início, realmente em tudo.

Sem deslocamento, sem estacionamento, sem gastar dinheiro extra no almoço e não ter que se vestir todos os dias parecia muito atraente. Eu vi como nossa equipe de TI estava estressada e sabia que não seria uma tarefa fácil conectar todos com facilidade e segurança. A equipe de gerenciamento sênior (incluindo a equipe executiva baseada em DC) estava acostumada a ter acesso remoto configurado para eles antes de sair do escritório. Com o Covid, dada a sensibilidade de certas reuniões e comunicações, o acesso remoto seguro tinha que ser instantâneo, perfeito e contínuo. Em todo o país, esses exercícios de incêndio estavam ocorrendo em muitas organizações grandes e pequenas. Vários gigantes da tecnologia abriram o caminho declarando desde o início que sua força de trabalho poderia trabalhar remotamente indefinidamente ou pelo menos até o início de 2021 até novo aviso.

Quase da noite para o dia, qualquer pessoa que trabalhasse no espaço de segurança cibernética e acesso remoto precisava tornar seus serviços fáceis e rápidos ou se tornariam irrelevantes. Plataformas e software em nuvem como Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive e muito mais tornaram-se as ferramentas para se manter conectado e continuar colaborando. O Zoom experimentou grandes contratempos quando escolas e campi universitários se esforçaram para dar aulas on-line. Para bloquear nossas reuniões, tivemos um plug-in de zoom seguro instalado em nossas contas de e-mail do Outlook, onde poderíamos configurar uma reunião e convidar participantes com um único logon. Um navegador da web se tornou um catálogo de ferramentas marcadas para acessar tudo o que precisávamos para colaborar. Com Okta tínhamos uma camada de proteção, mas ainda tínhamos que navegar entre várias plataformas para recuperar arquivos, trabalhar neles, tentar salvá-los e compartilhá-los, mas não em tempo real. Eficiência e produtividade foram perdidas, mas, mais do que isso, ficou aparente quão improdutivos e ineficientes nossos modos usuais de comunicação e colaboração sempre foram quando os holofotes foram colocados sobre eles.

O Slack foi usado para mensagens rápidas e videochamadas rápidas e vários grupos foram iniciados que eram obrigatórios que você pertencesse para que os gerentes pudessem compartilhar informações pertinentes sobre as prioridades em que estávamos focados. Outros grupos do Slack foram iniciados e foram voluntários para participar para aumentar o moral e formar equipes para compartilhar fatos divertidos, fotos e inspiração. Todos nós nos adaptamos às nossas novas rotinas e novos guarda-roupas, onde a metade superior era só negócios, e a metade inferior era toda a tarde de domingo.

A maior parte do meu trabalho era feito anteriormente por telefone, e-mail ou em uma chamada de zoom, então minha transição para o trabalho remoto foi direta em relação a quais aplicativos e softwares eu precisava para me manter produtivo. Meu trabalho era focado em divulgação e construção de relacionamento. A fadiga do zoom é uma coisa real e deve-se mencionar que foi bastante estranho no início passar de reuniões presenciais para videoconferências exclusivamente. Com uma reunião presencial regular, você se concentra em várias coisas e pode se movimentar. Em uma videoconferência, você está olhando diretamente para a pessoa, embora em uma tela, mas pode ser exaustivo fazer contato visual continuamente e ficar cara a cara por qualquer período de tempo, especialmente em um ambiente profissional onde você deve manter um certo comportamento e entrega focada.

Nossa equipe de TI configurou o gerenciamento de desktop remoto e pôde fazer login para solucionar qualquer problema relatado à central de suporte. Estávamos gerenciando o novo normal, mas, novamente, o que eram ineficiências operacionais padrão em torno do fluxo de trabalho, logo se tornaram obstáculos gritantes de paralisações de trabalho quando se tratava de compartilhamento de arquivos. O compartilhamento remoto de arquivos e o acesso a arquivos eram complicados e não havia capacidade de editar em tempo real com alguém. O Box foi utilizado como banco de dados. Com a maioria dos meus colegas, poderíamos compartilhar links seguros para arquivos que outros funcionários poderiam acessar se exigissemos que eles o fizessem, ou melhor, se eles se sentissem inclinados a fazê-lo, dependendo de seu cargo e antiguidade. Trabalhar do Outlook para o Box ainda significava ter que caçar e bicar algo esperando que fosse colocado no lugar certo, esperando que você pudesse editá-lo e salvar uma versão mais recente para colaborar mais tarde por telefone ou em uma videochamada.

O ponto chave aqui é que só pudemos colaborar no que já havíamos carregado no Box. Sempre me perguntei do ponto de vista do gerenciamento se havia alguns arquivos que não deveriam estar lá por motivos de segurança ou sensibilidade? Se você estiver usando o Box ou algum outro repositório de arquivos, quem está auditando o uso? Quem supervisiona a garantia de que os arquivos carregados e salvos ainda são relevantes e passam no teste?

Quando você é trabalhando remotamente, a conectividade é constantemente necessária e não estou falando de Wi-Fi. Uma reunião virtual pode se transformar instantaneamente em um exercício de futilidade se você não conseguir compartilhar sua tela ou ter acesso a e-mail ou conseguir acessar um arquivo que você precisa fazer referência cruzada no momento.

A colaboração é fundamental. Avançando rapidamente em março, quando a economia sofreu uma desaceleração e as demissões eram iminentes, muitas organizações precisavam voltar ao básico rapidamente. A gerência sênior de empresas a organizações sem fins lucrativos estava e ainda está analisando números sobre quais são suas principais competências e como sustentar melhor a viabilidade. A eficiência é a principal prioridade, enquanto os orçamentos são reduzidos e as metas do ano fiscal anterior começam a se tornar intransponíveis. Dizer que estamos em tempos sem precedentes é um enorme eufemismo. Este é um momento particularmente desafiador para os sistemas hospitalares, com um número recorde de pacientes internados – a saúde é apenas um setor em nossa economia. Agora, em novembro de 2020, estamos ouvindo sobre ataques cibernéticos contra fabricantes e distribuidores de vacinas e benefícios de EDD sendo hackeados.

No Setor de educação, os campi universitários estão tentando desesperadamente fornecer o padrão de qualidade pelo qual são famosos enquanto bloqueiam seus sistemas contra ransomware enquanto os alunos fazem login em casa. Os computadores podem facilitar nossas vidas. Por exemplo, os pedidos de permanência em casa exigem compras on-line para tudo, desde maionese a sabão em pó. Você pode verificar o status do seu pedido com um clique de um botão, além de verificar a quantidade disponível e a data de entrega. Compartilhar informações e colaborar em itens-chave é o que torna o trabalho divertido. Caso contrário, você está trabalhando em um silo e, ao fazê-lo remotamente, pode ser uma sensação de isolamento e difícil de acompanhar. Mas os computadores conectados a uma nuvem não necessariamente tornam seu trabalhar Vida mais fácil.

O que fazer?

Bem, depende de onde você está sentado. Se você é o tomador de decisões, precisa ter uma visão geral de tudo, mas também ser capaz de detalhar em um piscar de olhos. Você deseja transparência entre canais com um Dashboard que permite não apenas manter o dedo no pulso, mas também medir e quantificar todos os dados da empresa conforme necessário. Você pode ter relatórios afunilando informações até você, mas deve poder consultar qualquer coisa a qualquer hora, em qualquer lugar, de qualquer dispositivo. Se você é um Diretor de TI ou uma liderança sênior na área de tecnologia da informação, sabe que sua primeira prioridade crítica é a segurança. Não há solução rápida e fácil. Ou existe? Leia.

Ou você está enviando seus arquivos para a plataforma de nuvem de outra pessoa ou não. De qualquer forma, você ainda deve acessar com segurança esses arquivos remotamente. É aqui que o MyWorkDrive pode realmente ajudar. Eu gosto de chamá-lo:

Conecte-se e colabore sem compromisso

O Gartner descreveu um conceito emergente de segurança cibernética no ano passado como Secure Access Service Edge ou SASE. Eles estavam descrevendo o futuro da segurança de rede na nuvem. Mas como a nuvem pode ser totalmente segura? Afinal, a nuvem é apenas o servidor de outra pessoa. Seus arquivos que vivem em seu rack de servidor são sua nuvem. Você pode ter uma nuvem híbrida ou nuvem privada mas no final do dia em que você quer gastar seu orçamento? Migrando arquivos ou trabalhando?

Tempo e dinheiro são tudo quando se trata de orçamento e objetivos estratégicos. Tempo é dinheiro. Durante este período da história é fundamental não perder tempo. Especialmente se você precisar levar em consideração qualquer transferência de arquivos locais para uma plataforma de nuvem que possa estar escolhendo. A migração para a nuvem pode tirar a equipe e os recursos preciosos do que você realmente precisa fazer agora.

Mas para sua força de trabalho, fácil de usar, fácil de configurar e sem curvas de aprendizado íngremes geralmente são sua principal prioridade. Um plano de migração ainda deve ter todos a bordo e treinados. Novamente, isso leva tempo e custa dinheiro. Se você está trabalhando para o governo, qualquer governo, um escritório de advocacia ou qualquer organização que promova a confidencialidade, segurança e confiança, você não pode confiar nem mesmo nas grandes armas de drives compartilhados e software de colaboração. Todos nós já vimos casos de vazamento de dados quando um erro de phishing do Gmail se transformou em uma manchete de notícias das empresas. Se você estiver no setor financeiro, terá ainda mais obstáculos para enfrentar para garantir a privacidade e a segurança do cliente. GDPR (Regulamento de Proteção de Dados do Governo) foi instituído na União Europeia em 2018 e semelhante ao HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde) aqui nos Estados Unidos, isso significa que legalmente, empresas e organizações são obrigadas a proteger os dados de um cliente e mantê-los privados. Qual a melhor forma de ter acesso remoto seguro a arquivos e compartilhamento de arquivos neste mundo de conectividade e colaboração constantes, especialmente em vários dispositivos?

Faça a si mesmo estas perguntas:

1. Que tipo de orçamento você tem para digitalizar e/ou migrar seus arquivos para a nuvem?
2. Você pode arcar com o tempo necessário para transferir esses arquivos e ainda se manter produtivo e competitivo?
3. Quem decidirá quais arquivos serão transferidos para a nuvem?
4. Você pode pagar por um serviço de nuvem?
5. O que acontece quando você quer seus dados de volta?

Portanto, aqui estamos 9 meses após a pandemia, sem sinais de desaceleração, à medida que as principais cidades dos Estados Unidos começam a emitir ordens de permanência em casa e bloqueio. Para a força de trabalho que tem a opção de trabalhar em qualquer lugar, é mais importante do que nunca ter acesso remoto seguro a arquivos e compartilhamento de arquivos em toda a empresa para todos os usuários. Nenhum arquivo para migrar para a plataforma de nuvem de outra pessoa. Sem paralisação de trabalho. As permissões configuram instantaneamente quem pode acessar o quê e quando. Sem grande curva de aprendizado, fácil de configurar e usar, incluindo um aplicativo móvel seguro para trabalhar em trânsito. Melhor de todos, sem VPNs para gerenciar e manter. Usando seus compartilhamentos de arquivos do Windows já existentes e a infraestrutura do Active Directory, você pode configurá-lo rapidamente em sua área de trabalho. Sem dependência de fornecedor, sem sincronização, sem migração.

Edite e compartilhe arquivos remotamente com segurança. Atenda a todas as suas preocupações e requisitos de conformidade e evite violações e vazamentos de dados. Proteja arquivos em qualquer lugar a qualquer hora de qualquer dispositivo. Parece impossível? Parece um milagre. Não, parece MyWorkDrive.

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