Top 5 risico's voor het delen van inhoud bij het delen van inhoud

Organisaties van elke omvang bekijken de impact van het verplaatsen van bestanden naar de cloud voor contentsamenwerking. We hebben deze 5 risico's van cloudgebaseerde contentsamenwerking op een rij gezet.

5 risico's van cloudgebaseerde contentsamenwerking

1) Beveiliging:

Het grootste risico voor elke onderneming die besluit om de meeste, zo niet al hun kritieke digitale activa op het platform van een externe cloudprovider te plaatsen, is beveiliging. 'The Cloud' is immers maar de server van een ander bedrijf.

Afhankelijk van de branche of sector waarin u zich bevindt, kan uw onderneming een combinatie van verschillende platforms gebruiken voor contentsamenwerking tussen Enterprise-gebruikers. U kunt een combinatie van private, publieke en hybride cloudservices gebruiken voor dagelijkse operaties. Als u een e-commercebedrijf runt, vertrouwt u misschien alleen op AWS terwijl u uw eigen Exchange-server beheert. Als u een zorgconglomeraat bent, kunt u een mix van cloudproviders gebruiken die HIPAA-compatibel zijn, evenals kritieke gegevens die on-premise worden gehost maar worden beheerd door externe leveranciers. Sommige financiële firma's en advocatenkantoren gebruiken nog steeds Google-documenten voor inhoudssamenwerking bij zaken en het loggen van bevoorrechte informatie van cliëntenadvocaten. Overheden en onderwijsinstellingen vertrouwen nog steeds op een mix van lokale hoofdframes met verschillende communicaties die leven op cloudgebaseerde services en hybride netwerken die moeten worden ondersteund, bijgewerkt en onderhouden voor het uitvoeren van operaties.

Wat gebeurt er als cloudproviders worden gehackt? Of het nu gaat om malware, ransomware, gegevensinbreuken of regelrechte gegevensdiefstal, het nieuws staat bol van enge krantenkoppen over verlies van gegevensintegriteit en massale inbreuken, of het nu gaat om stemmachines, financiële gegevens, persoonlijke informatie zoals burgerservicenummers en creditcards, of privégesprekken die ernstige gevolgen hebben. De DNC, Sony Pictures, Equifax en het Pentagon zijn slechts enkele van de slachtoffers van beveiligingsinbreuken en gegevensdiefstal. Zorgen maken over beveiliging met cloud computing is niet alleen zorgen over identiteitsdiefstal, het is ook een kwestie van nationale veiligheid.

2) Beveiligde toegang

Meestal logt u in op contentsamenwerkingsplatforms met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze identificerende factoren worden opgeslagen in de cloud computing-service die u gebruikt en waarvoor u maandelijks of jaarlijks betaalt. Sommige providers bieden u de mogelijkheid van tweefactorauthenticatie en het wordt ten zeerste aanbevolen om dit te gebruiken voor een extra beveiligingslaag. Het instellen van een sms naar uw telefoon met een code om toe te voegen wanneer u zich aanmeldt, is een geweldige manier om uw aanmeldingsgegevens te beschermen.

Maar wat gebeurt er als deze externe cloudproviders worden gehackt? Plotseling worden uw gebruikersgegevens en wachtwoorden niet meer door u beheerd en afhankelijk van de tijd die nodig is voor herstel na rampen of preventie en beperking van gegevensverlies, voldoet u niet langer aan de regels en heeft u geen toegang meer tot uw meest kritieke persoonlijke informatie. Het niet kunnen zien van uw banksaldo is één ding, maar ook het niet kunnen zien van uw medische testresultaten of aankoopgeschiedenis is op zijn best totaal vervelend en in het slechtste geval volledig slopend.

We zijn eraan gewend geraakt dat zelfs de meest vertrouwde partners een onheilspellend bericht sturen met het verzoek om uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en we hebben de harde manier geleerd om dat eerste bericht niet te vertrouwen, omdat het mogelijk afkomstig is van een snode bron. Zoals we herhaaldelijk hebben gezien, zijn verzoeken om wachtwoorden vaak phishing van kwaadwillenden. Mobile Device Management (MDM) en Bring Your Own Device (BYOD) zijn toegevoegde lagen van wat elke IT-afdeling moet overwegen en waarmee rekening moet worden gehouden bij het handhaven en beperken van beveiligingsrisico's. De CEO wil vanaf elke externe locatie toegang hebben tot bestanden vanaf hun telefoons en de CRM wil klantaccounts on-the-fly kunnen bijwerken, dus er is niet meer zoiets als slechts één storingspunt in een netwerk.

3) Eigendom en controle van gegevens

Zodra u uw gegevens naar de cloud uploadt, geeft u in feite de controle over en het eigendom van uw gegevens en kritieke bestanden op. Voor elke vorm van echte contentsamenwerking bent u ervan afhankelijk dat uw bestanden er altijd zijn en altijd toegankelijk zijn. Meestal moet u uw bestanden synchroniseren voordat u ze kunt delen.

Enterprise File Sync- en Share-platforms zijn gemaakt om uw bedrijfsmiddelen te huisvesten - of u nu een grafisch ontwerpbureau bent dat afbeeldingen met klanten moet delen, of dat u een bedrijf bent dat op Google Drive vertrouwt als een soort dataroom om wachtwoorden op te slaan, deel rapportages met meerdere belanghebbenden en locaties of bewerk en werk samen met verschillende soorten bestanden, of het nu winst- en verliesbestanden, Excel-spreadsheets of projectbeheermiddelen zijn. Al deze bestanden kunnen van u zijn of een combinatie van u en uw verschillende klanten, maar uiteindelijk heeft u geen controle over deze bestanden en activa. Ze zijn elders gehuisvest en vertrouwen op VPN- of externe toegangsaanmeldingen en licenties die ingewikkeld van omvang zijn en omslachtig bij elke vorm van herstel.

4) Migratie

Gegevensmigratie naar de cloud is voor de meeste ondernemingen een enorm project. Ten eerste moeten er beslissingen worden genomen over wat er wordt gemigreerd en gesynchroniseerd en gedeeld met de cloud. Mappen en bestanden moeten worden opgeruimd, er moet een back-up van worden gemaakt en servers die buiten gebruik moeten worden gesteld omdat ze te vol, te oud of te kwetsbaar zijn om welke reden dan ook, moeten hun gehuisveste gegevens ergens live hebben voordat ze naar het hardwarekerkhof worden gestuurd .

Een hele onderneming moet in de toekomst worden geherstructureerd, geanalyseerd en gestrategiseerd rond best practices. Hoe zullen bestanden worden georganiseerd en welke afdelingen toegang hebben tot welke gegevens die gaande zijn, slechts een deel van wat moet worden ingeklapt terwijl CTO's en CISO's migratiestappen opstellen. FNRA, HIPAA en AVG zijn slechts enkele van de voorschriften en nalevingsregels die bepalen hoe gegevens moeten worden behandeld en gedeeld in dit moderne digitale tijdperk. Er kan een openbare server worden gebruikt in ondernemingen van elke omvang waarmee afdelingen en kantoren op geografische locaties en tijdzones toegang hebben tot bestanden en deze kunnen bijwerken en informatie kunnen delen, maar wie beslist wat blijft en wat gaat en hoe openbaar die openbare server zal blijven?

De meeste bedrijven moeten wendbaar blijven om groei en productiviteit te behouden en efficiëntie kan verloren gaan tijdens migratieperiodes als bestanden zoekraken of toegang wordt geweigerd of externe VPN's niet langer op dezelfde manier plaatsvinden. Als een gebruikersbestand niet helemaal technisch onderlegd is, moeten leercurves en nieuwe manieren van zakendoen worden meegenomen als datamigratieprojecten van start gaan.

5) Eigendomskosten

Risico #4 herinnert ons eraan dat migreren naar de cloud net zo kostbaar en omslachtig kan zijn als vertrouwen op de cloud voor normale activiteiten. De meeste cloudserviceproviders voor contentsamenwerking gemiddeld ongeveer $20/licentie per maand - en dat is een gemiddelde.

Er zijn soms ook extra kosten voor ondersteuning en premium services die in rekening worden gebracht, afhankelijk van de sector en de behoeften van het bedrijf. VPN-onderhoud aan de gang voor de meeste ondernemingen met 500 tot 1000 gebruikers kost gemiddeld ongeveer $288.000 per jaar.

Ondernemingen moeten de kosten laag houden, aangezien concurrentie en innovatie het spel beheersen en bedrijfsgroei van het grootste belang is. Als u nog een onkostenpost moet toevoegen die IT-budgetten omvat, komt de productiviteit in gevaar, aangezien elke onderneming voor normale activiteiten op verschillende cloudproviders kan vertrouwen, afhankelijk van waar de boekhouding, rapportage, klantenservice, kritieke bestanden en meer zijn ondergebracht. Toegang tot iedereen en de communicatie daartussen is in een hokje geplaatst en sluit elkaar wederzijds uit, afhankelijk van de aard van uw bedrijf en hoe snel u bent gegroeid.

Verminder risico's met MyWorkDrive

MyWorkDrive is het antwoord op al deze risico's. Beveiliging, veilige toegang op afstand, migratie, eigendomskosten en gegevensbeheer en eigendom worden allemaal beperkt en de risico's worden verminderd, of u nu een privé-, openbare of hybride oplossing voor contentsamenwerking en cloudcomputing gebruikt. Met MyWorkDrive:

• Er is geen migratie nodig
• Elke licentie kost minder
• Veilige toegang is gegarandeerd met betrouwbare NTFS-machtigingen en geen enkel storingspunt
• U hoeft niet te synchroniseren om te delen: gebruikers hebben vanaf hun mobiele telefoon toegang tot datarooms en kunnen ze direct online bewerken.

MyWorkDrive biedt ook Duo-authenticatie en is gecertificeerd als vertrouwde partner bij verschillende leveranciers, waaronder Azure en Office365.

Blijf wendbaar en veilig en houd uw kostenplaatsen laag terwijl u ernaar streeft uw onderneming concurrerend, relevant en productief te houden in dit tijdperk van digitale transformatie.

Als uw organisatie een door de overheid gereguleerde onderneming is of betrokken is bij de zorgadministratie of een financiële instelling, dan is dit des te meer reden om MyWorkDrive te bekijken. Geen VPN-hoofdpijn meer en doorlopend onderhoud en verlengingen. Geen ingewikkelde externe logins of verwarrende goedgekeurde toegang meer.

MyWorkDrive is eenvoudig te installeren, eenvoudig in te loggen en direct aan de slag te gaan. Geen hoofdpijn meer over wat te doen met welk bestand en wat blijft en wat wordt gewist. MyWorkDrive is een veilige manier om op afstand toegang te krijgen tot uw belangrijkste bestanden en om direct online te bewerken en samen te werken met wie u ook toestemming geeft. Door een veilige browseraanmelding, een toegewezen schijf vanaf een netwerkdesktop of een mobiele aanmelding op een iPhone of Android te gebruiken, blijft u verbonden, samenwerkend en productief zonder enorme kosten, beveiligingsrisico's of migratiezorgen, aangezien alle gegevens op uw eigen servers blijven onder uw controle.