Os 5 principais riscos de colaboração de conteúdo de compartilhamento de arquivos

Organizações de todos os tamanhos estão analisando o impacto de mover arquivos para a nuvem para colaboração de conteúdo. Reunimos esses 5 riscos da colaboração de conteúdo baseada em nuvem.

5 riscos da colaboração de conteúdo baseada em nuvem

1) Segurança

O risco número um enfrentado por qualquer empresa que decida colocar a maioria, senão todos os seus ativos digitais críticos em uma plataforma de um provedor de nuvem de terceiros, é a segurança. Afinal, 'The Cloud' é apenas o servidor de alguma outra empresa.

Dependendo da linha de negócios ou setor em que você está, sua empresa pode usar uma combinação de várias plataformas para colaboração de conteúdo entre usuários da empresa. Você pode empregar uma combinação de serviços de nuvem privada, pública e híbrida para operações diárias. Se você administra um negócio de comércio eletrônico, talvez dependa apenas da AWS enquanto gerencia seu próprio servidor Exchange. Se você for um conglomerado de saúde, poderá usar uma combinação de provedores de nuvem compatíveis com HIPAA, bem como dados críticos hospedados no local, mas gerenciados por fornecedores terceirizados. Algumas empresas financeiras e jurídicas ainda usam o Google Docs para colaboração de conteúdo em casos e registro de informações privilegiadas do advogado do cliente. Governos e instituições educacionais ainda contam com uma mistura de quadros principais locais com várias comunicações que vivem em serviços baseados em nuvem e redes híbridas que precisam ser suportadas, atualizadas e mantidas para operações em execução.

O que acontece quando os provedores de nuvem são invadidos? Seja malware, ransomware, violações de dados ou roubo total de dados, as notícias estão repletas de manchetes assustadoras sobre perda de integridade de dados e violações maciças, sejam máquinas de votação, registros financeiros, informações pessoais como números de segurança social e cartões de crédito ou conversas privadas que ter graves repercussões. O DNC, Sony Pictures, Equifax e o Pentágono são apenas algumas das vítimas de violações de segurança e roubo de dados. Preocupar-se com a segurança com a computação em nuvem não é apenas se preocupar com roubo de identidade, é também uma questão de segurança nacional.

2) Acesso Seguro

Na maioria das vezes, você faz login em plataformas de colaboração de conteúdo com um nome de usuário e uma senha. Esses fatores de identificação são armazenados no serviço de computação em nuvem que você está usando e pagando mensalmente ou anualmente. Alguns provedores oferecem a opção de autenticação de dois fatores e é altamente recomendável empregá-la para uma camada adicional de segurança. Configurar uma mensagem de texto para seu telefone com um código para adicionar ao fazer login é uma ótima maneira de proteger suas informações de login.

Mas o que acontece quando esses provedores de nuvem de terceiros são invadidos? De repente, seus dados de usuário e senhas não são mais controlados por você e, dependendo do tempo que leva para recuperação de desastres ou prevenção e mitigação de perda de dados, você não está mais em conformidade e não tem mais acesso às suas informações pessoais mais críticas. Não ser capaz de ver seu saldo bancário é uma coisa, mas também não ser capaz de ver seus resultados de exames médicos ou histórico de compras é, na melhor das hipóteses, totalmente irritante e, na pior das hipóteses, completamente debilitante.

Nós nos acostumamos a até mesmo os parceiros mais confiáveis enviarem uma mensagem ameaçadora solicitando que você altere sua senha imediatamente e aprendemos da maneira mais difícil a não confiar nessa mensagem inicial, pois pode ter vindo de uma fonte nefasta. Como vimos repetidamente, as solicitações de alteração de senha geralmente são phishing de agentes mal-intencionados. Mobile Device Management (MDM) e Bring Your Own Device (BYOD) são camadas adicionais do que qualquer departamento de TI deve considerar e levar em consideração ao manter e mitigar os riscos de segurança. O CEO deseja acessar arquivos de seus telefones de qualquer local remoto e o CRM deseja poder atualizar as contas dos clientes rapidamente, para que não haja mais um único ponto de falha em uma rede.

3) Propriedade e controle de dados

Depois de fazer o upload de seus dados para a nuvem, você está essencialmente desistindo do controle e da propriedade de seus dados e arquivos críticos. Para qualquer tipo de colaboração de conteúdo real, você depende de seus arquivos estarem sempre lá e sempre acessíveis. Normalmente, você precisa sincronizar seus arquivos antes de compartilhar.

As plataformas Enterprise File Sync and Share são feitas para abrigar os ativos de sua empresa - seja você uma empresa de design gráfico que precisa compartilhar imagens com clientes ou uma empresa que depende do Google Drive como uma espécie de sala de dados para armazenar senhas, compartilhe relatórios entre várias partes interessadas e locais ou edite e colabore com vários tipos diferentes de arquivos, sejam arquivos de lucros e perdas, planilhas do Excel ou ativos de gerenciamento de projetos. Todos esses arquivos podem ser seus ou uma mistura de seus vários clientes, mas no final do dia você não está no controle desses arquivos e ativos. Eles estão hospedados em outro lugar e contam com logins e licenças VPN ou de acesso remoto que são complicados em escopo e complicados em qualquer tipo de recuperação.

4) Migração

A migração de dados para a nuvem é um grande projeto para a maioria das empresas. Primeiro, as decisões devem ser tomadas sobre o que será migrado, sincronizado e compartilhado com a nuvem. Pastas e arquivos precisam ser limpos, fazer backup e servidores que precisam ser desativados porque estão muito cheios, muito antigos ou muito vulneráveis por qualquer motivo precisam ter seus dados hospedados em algum lugar antes de serem enviados para o cemitério de hardware .

Uma empresa inteira precisa ser reestruturada, analisada e estrategizada em torno das melhores práticas no futuro. Como os arquivos serão organizados e quais departamentos terão acesso a quais dados em andamento são apenas parte do que precisa ser dobrado à medida que CTOs e CISOs elaboram as etapas de migração. FNRA, HIPAA e GDPR são apenas alguns dos regulamentos e regras de conformidade que ditam como os dados devem ser tratados e compartilhados nesta era digital moderna. Pode haver um servidor público sendo utilizado em qualquer tamanho de empresa que permite que departamentos e escritórios em localizações geográficas e fusos horários possam acessar arquivos e atualizá-los e compartilhar informações, mas quem decide o que fica e o que vai e quão público esse servidor público permanecerá?

A maioria das empresas precisa permanecer ágil para manter o crescimento e a produtividade, e as eficiências podem ser perdidas durante os períodos de migração à medida que os arquivos desaparecem ou o acesso é negado ou as VPNs remotas não estão mais acontecendo da mesma maneira. Se uma base de usuários não é totalmente experiente em tecnologia, as curvas de aprendizado e novas formas de conduzir os negócios devem ser levadas em consideração à medida que os projetos de migração de dados são iniciados.

5) Custo de Propriedade

O Risk #4 nos lembra que migrar para a nuvem pode ser tão caro e complicado quanto confiar na nuvem para operações normais. A maioria dos provedores de serviços em nuvem para colaboração de conteúdo tem em média cerca de $20/licença por mês – e isso é uma média.

Há também custos adicionais de suporte às vezes e serviços premium cobrados dependendo do setor e das necessidades do negócio em andamento. A manutenção de VPN em andamento para a maioria das empresas compostas de 500 a 1.000 usuários custa em média cerca de $288.000 por ano.

As empresas precisam manter os custos baixos, pois a concorrência e a inovação dominam o jogo e o crescimento da empresa é fundamental. Se você precisar adicionar outro item de linha de despesas que inclua orçamentos de TI, a produtividade será comprometida, pois qualquer empresa pode depender de vários provedores de nuvem para operações normais, dependendo de onde a contabilidade, relatórios, atendimento ao cliente, arquivos críticos e muito mais estão alojados. O acesso a todos e a comunicação entre eles são isolados e mutuamente exclusivos, dependendo da natureza do seu negócio e da rapidez com que você está crescendo.

Reduza os riscos com o MyWorkDrive

MyWorkDrive é a resposta para todos esses riscos. Segurança, acesso remoto seguro, migração, custo de propriedade e controle e propriedade de dados são todos mitigados e os riscos diminuídos se você mantém uma solução privada, pública ou híbrida para colaboração de conteúdo e computação em nuvem. Com MyWorkDrive:

• Nenhuma migração é necessária
• Cada licença custa menos
• O acesso seguro é garantido com permissões NTFS confiáveis e nenhum ponto único de falha
• Não há necessidade de sincronizar para compartilhar: os usuários podem acessar salas de dados de seus telefones celulares e editar instantaneamente online.

O MyWorkDrive também oferece autenticação Duo e foi certificado como um parceiro confiável com vários fornecedores, incluindo Azure e Office365.

Mantenha-se ágil e seguro e mantenha seus centros de custo baixos enquanto procura manter sua empresa competitiva, relevante e produtiva nesta era de transformação digital.

Se a sua organização é uma empresa regulamentada pelo governo ou envolvida na administração de saúde ou uma instituição financeira, mais uma razão para conferir o MyWorkDrive. Chega de dores de cabeça de VPN e manutenção e renovações contínuas. Chega de logins remotos complicados ou acesso aprovado confuso.

MyWorkDrive é fácil de instalar, fácil de fazer login e fácil de começar a trabalhar imediatamente. Não há mais dores de cabeça sobre o que fazer com qual arquivo e o que fica e o que é apagado. MyWorkDrive é uma maneira segura de acessar remotamente seus arquivos mais importantes e editar e colaborar online instantaneamente com quem você der permissão. Usar um login de navegador seguro, uma unidade mapeada de um desktop de rede ou um login móvel em um iPhone ou Android mantém você conectado, colaborando e produtivo sem grandes custos, riscos de segurança ou preocupações de migração, pois todos os dados permanecem em seus próprios servidores sob seu controle.