De nombreuses entreprises ont migré ou envisagent de migrer des partages de fichiers Windows vers Office 365. SharePoint Online est inclus gratuitement dans la plupart des abonnements. Souvent, les professionnels de l'informatique sont invités à évaluer le déplacement des serveurs de fichiers de leur entreprise vers SharePoint Online. Bien que SharePoint soit idéal pour collaborer sur des documents avec des équipes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, peut-il remplacer complètement un serveur de fichiers sur site pour les grandes entreprises et être utilisé comme alternative au partage de fichiers ?

Voici la liste des 10 principales raisons que nous avons compilées pour expliquer pourquoi SharePoint n'est pas un serveur de fichiers :

1. Vitesse – Rien ne peut battre la vitesse d'accès au serveur de fichiers du réseau local. Alors que les vitesses Internet sont mesurées en mégabits, les vitesses des réseaux locaux sont mesurées en mégaoctets. Une connexion au réseau local est au moins 10 fois plus rapide que n'importe quelle connexion Internet. Par exemple, une connexion Internet domestique rapide de 100 Mbit/s équivaut à seulement 12,2 Mo/s. Au bureau, les réseaux sont généralement de 1 Go - un énorme 125 Mo/s !! Pour accéder aux fichiers volumineux, rien ne vaut une connexion au réseau local.

2. Simplicité – Les utilisateurs sont formés pour récupérer facilement leurs fichiers à partir d'un lecteur mappé. Avec SharePoint, les fichiers sont stockés dans des bibliothèques accessibles à l'aide d'une interface Web ou à partir d'applications uniquement. L'interface ne ressemble en rien à l'Explorateur de fichiers Windows. Bien qu'il existe des outils tiers qui peuvent mapper les lettres de lecteur SharePoint, ils sont lents, nécessitent une administration supplémentaire et ne prennent pas en charge l'authentification à deux facteurs.

3. Capacités de stockage – Même les plus petites entreprises disposent facilement de téraoctets de données. SharePoint Online a une limite de 1 To sur chaque bibliothèque, une limite d'affichage de 5 000 éléments, une limite de taille de fichier de 15 Go et une limite de synchronisation de fichiers maximale de 100 000. Même si vous avez stocké autant de données ou des fichiers aussi volumineux, il peut être impossible d'y accéder via Internet (voir Raison #1).

4. Migration – La migration vers SharePoint à partir de partages de fichiers hérités nécessite une planification minutieuse. Toutes les autorisations doivent être recréées manuellement sur les sites SharePoint avec des structures de dossiers équivalentes. Les noms de fichiers sur les partages locaux autorisent les caractères spéciaux qui ne sont pas autorisés dans SharePoint (#%&) qui doivent tous être renommés avant de les migrer.

5. Sauvegardes et reprise après sinistre – Avec les partages de fichiers traditionnels, ils peuvent facilement être répliqués sur plusieurs sites, sauvegardés et archivés pour une conformité remontant à plusieurs années. Avec SharePoint, la restauration d'anciennes données implique plusieurs bases de données et des fermes SharePoint entières qui peuvent ne plus être prises en charge. SharePoint Online ne conserve que les 90 derniers jours de fichiers supprimés - les sauvegardes nécessitent 3^rd services d'abonnement tiers qui facturent les sauvegardes et la récupération en cours.

6. Coût total de possession (TCO) – Le partage de fichiers à l'aide de partages de fichiers traditionnels peut être déployé auprès des utilisateurs en quelques minutes ou mis à disposition à l'aide de produits VPN ou VPN SSL tels que MyWorkDrive.com avec une simple page Web de type Explorateur de fichiers. Les déploiements de SharePoint Online étant complexes, les données sont dispersées dans les bibliothèques et les coûts de stockage supplémentaires sont de 0,20 par Go par rapport aux partages de fichiers Azure, ce qui est aussi bas que 0,0255, ce qui signifie que 10 To coûteraient $2000 par mois pour le stockage SharePoint. Les utilisateurs doivent également être formés sur la façon de partager et d'accéder aux données. Tout cela entraîne une assistance informatique supplémentaire, une formation et Migration SharePoint frais.

7. Propriété des données – De nombreuses entreprises ont des réglementations de conformité les empêchant de déplacer des fichiers vers le Cloud ou des préoccupations juridiques quant à qui a accès aux données de leur entreprise. Le transfert de données vers Sharepoint Online nécessite une conformité et un examen juridique minutieux. Le processus devient plus compliqué lors de la migration d'organisations avec des données hautement sensibles, telles que des agences gouvernementales, avec une multitude de réglementations de conformité strictes à respecter. Les organisations voudront bien réfléchir aux implications du déplacement de fichiers vers le format propriétaire ou la plate-forme cloud des fournisseurs ;

8. Stockage ouvert – Une fois les fichiers migrés vers une base de données SharePoint, les métadonnées NTFS sont perdues et elles sont stockées dans un format propriétaire. Que se passe-t-il si l'organisation souhaite passer à un autre fournisseur, à Azure Storage ou revenir aux partages de fichiers SMB ?

9. Verrouillage de fichiers – Les bases de données, les fichiers CAO d'ingénierie et les applications de comptabilité sont conçus pour s'exécuter localement à des vitesses Gigabit et ont la capacité de verrouiller les fichiers dans un environnement réseau multi-utilisateurs. Ces types de fichiers ne peuvent pas être stockés ou accessibles à l'aide de SharePoint.

10. Archivage – Les partages de fichiers traditionnels peuvent être facilement chiffrés et stockés hors site indéfiniment, puis facilement restaurés à tout moment dans le futur, quelles que soient les modifications technologiques. Avec SharePoint, des systèmes entiers doivent être restaurés, ou avec SharePoint Online, des services d'archivage supplémentaires doivent être achetés et payés à perpétuité, ce qui stocke SharePoint dans des archives à long terme, ce qui entraîne des coûts de support et d'abonnement supplémentaires.

Bottom line - SharePoint n'est pas un serveur de fichiers, c'est un portail de collaboration. Microsoft a un excellent article de soutien ici sur ce sujet et ils ont récemment publié des mises à jour pour les partages de fichiers Azure lors de la conférence Ignite 2019 (voir notre article de blog précédent ici) qui indique clairement que Microsoft prendra en charge les serveurs de fichiers pendant de nombreuses années à l'avenir.

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