Muitas empresas têm ou estão pensando em migrar os compartilhamentos de arquivos do Windows para o Office 365. O SharePoint Online está incluído na maioria das assinaturas gratuitamente. Frequentemente, os profissionais de TI são solicitados a avaliar a migração dos servidores de arquivos de sua empresa para o SharePoint Online. Embora o SharePoint seja ótimo para colaborar em documentos com equipes dentro ou fora da empresa, ele pode substituir completamente um servidor de arquivos local para empresas maiores e ser usado como uma alternativa de compartilhamento de arquivos?

Aqui está a lista dos 10 principais motivos que compilamos sobre o motivo pelo qual o SharePoint não é um servidor de arquivos de arquivos:

 

1. Velocidade – Nada supera a velocidade de acesso ao servidor de arquivos da rede local. Enquanto as velocidades da Internet são medidas em Megabits, as velocidades da rede local são medidas em Megabytes. Uma conexão de rede local é pelo menos 10 vezes mais rápida do que qualquer conexão com a Internet. Por exemplo, uma conexão de Internet doméstica rápida de 100 Mbp/s equivale a apenas 12,2 MB/S. No escritório, as redes normalmente têm 1 GB – impressionantes 125 MB/s!! Para acesso a arquivos grandes, nada supera uma conexão de rede local.

 

2. Simplicidade – Os usuários são treinados para pegar facilmente seus arquivos de uma unidade mapeada. Com o SharePoint, os arquivos são armazenados em bibliotecas acessadas por meio de uma interface baseada na Web ou apenas de aplicativos. A interface não se parece em nada com o Windows File Explorer. Embora existam ferramentas de terceiros para mapear letras de unidade do SharePoint, elas são lentas, requerem administração adicional e não oferecem suporte à autenticação de dois fatores.

 

3. Capacidades de armazenamento – Mesmo as menores empresas têm facilmente terabytes de dados. O SharePoint Online tem um limite de 1 TB em cada biblioteca, um limite de exibição de 5.000 itens, um limite de tamanho de arquivo de 15 GB e um limite máximo de sincronização de 100.000 arquivos. Mesmo que você armazene tantos dados ou arquivos tão grandes, acessá-los pela Internet pode ser impraticável (consulte o Motivo #1).

 

4. Migração – Migrar para o SharePoint a partir de compartilhamentos de arquivos herdados exige um planejamento cuidadoso. Todas as permissões devem ser recriadas manualmente nos sites do SharePoint junto com estruturas de pastas equivalentes. Os nomes de arquivo em compartilhamentos locais permitem caracteres especiais que não são permitidos no SharePoint (#%&) que devem ser renomeados antes de migrá-los.

 

5. Backups e recuperação de desastres – Com os compartilhamentos de arquivos tradicionais, eles podem ser facilmente replicados para vários sites, com backup e arquivados para conformidade desde muitos anos. Com o SharePoint, a restauração de dados antigos envolve vários bancos de dados e farms inteiros do SharePoint que podem não ter mais suporte. O SharePoint Online mantém apenas os últimos 90 dias de arquivos excluídos – os backups requerem 3 adicionais^rd serviços de assinatura de terceiros que cobram por backups e recuperação contínuos.

 

6. Custo Total de Propriedade (TCO) – O compartilhamento de arquivos usando compartilhamentos de arquivos tradicionais pode ser implantado para os usuários em minutos ou disponibilizado usando produtos VPN ou SSL VPN como MyWorkDrive.com com uma página da Web simples do tipo File Explorer. Com o SharePoint Online, as implantações são complexas, os dados estão espalhados pelas bibliotecas e o armazenamento extra custa 0,20 por GB em comparação com os compartilhamentos de arquivos do Azure, que é tão baixo quanto 0,0255 - o que significa que 10 TB custariam $2000 por mês para armazenamento do SharePoint. Os usuários também devem ser treinados sobre como compartilhar e acessar dados. Tudo isso leva a suporte de TI adicional, treinamento e Migração do SharePoint custos.

 

7. Propriedade dos dados – Muitas empresas têm regulamentos de conformidade que as impedem de mover arquivos para a nuvem ou questões legais sobre quem tem acesso aos dados da empresa. Mover dados para o Sharepoint Online requer conformidade cuidadosa e revisão legal. O processo fica mais complicado ao migrar organizações com dados altamente confidenciais, como agências governamentais, com uma série de regulamentos de conformidade rigorosos a serem cumpridos. As organizações vão querer pensar cuidadosamente sobre as implicações de mover arquivos para o formato proprietário do fornecedor ou plataforma de nuvem;

 

8. Armazenamento aberto – Depois que os arquivos são migrados para o armazenamento em nuvem, os metadados NTFS são perdidos e são armazenados em um formato proprietário. O que acontece se a organização desejar mudar para outro fornecedor ou voltar aos compartilhamentos de arquivos?

 

9. Bloqueio de arquivo – Bancos de dados, arquivos CAD de engenharia e aplicativos de contabilidade são projetados para serem executados localmente em velocidades Gigabit e têm a capacidade de bloquear arquivos em um ambiente de rede multiusuário. Esses tipos de arquivos não podem ser armazenados ou acessados usando o SharePoint.

 

10. Arquivamento – Os compartilhamentos de arquivos tradicionais podem ser facilmente criptografados e armazenados fora do local indefinidamente e, em seguida, facilmente restaurados a qualquer momento no futuro, independentemente de quaisquer alterações de tecnologia. Com o SharePoint, sistemas inteiros devem ser restaurados ou, com o SharePoint Online, serviços de arquivamento adicionais devem ser adquiridos e pagos perpetuamente, o que armazena o SharePoint em arquivos de longo prazo, gerando custos adicionais de suporte e assinatura.

 

Resumindo – o SharePoint não é um servidor de arquivos, é um portal de colaboração. A Microsoft tem um ótimo artigo de suporte aqui sobre este tópico e eles lançaram recentemente atualizações para compartilhamentos de arquivos do Azure na Conferência Ignite de 2019 (veja nosso artigo anterior do blog aqui), o que deixa claro que a Microsoft oferecerá suporte a servidores de arquivos por muitos anos no futuro.

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