Die 5 wichtigsten zu berücksichtigenden Migrationskosten

Viele Unternehmen erwägen die Migration von Windows-Dateifreigaben zu Office 365 SharePoint. Wie hoch sind die SharePoint-Migrationskosten?

Sehen wir uns die 5 wichtigsten Kosten an, die es zu berücksichtigen gilt.

SharePoint-Migrationskosten

1. Importkosten für die SharePoint-Migration

Die Migration von Organisationen zu SharePoint ist ein kompliziertes und herausforderndes Unterfangen. Die Migration von Dateifreigaben zu SharePoint erfordert monatelange Planung zum Sortieren und Identifizieren von Daten, die aus einem Pool von Dateifreigaben verschoben werden sollen, die Jahre, wenn nicht Jahrzehnte zurückreichen können. Um Dateien nach SharePoint zu migrieren, müssen Dateien konvertiert werden, um Zeichen zu entfernen, die in SharePoint nicht zulässig sind, und SharePoint-Bibliotheken zugeordnet werden, um innerhalb der SharePoint-Speichergrenzen zu bleiben, indem spezielle Tools verwendet werden, die gegen Aufpreis erworben werden müssen. Darüber hinaus verfügen die meisten Unternehmen nicht über die speziellen Fähigkeiten, um eine SharePoint-Migration erfolgreich durchzuführen, und müssen ein Budget für einen von Microsoft zertifizierten Beratungsanbieter einplanen, der beim Design und der Migration hilft.

2. Anbieterbindung und Datensouveränität

Viele Unternehmen unterliegen gesetzlichen Vorschriften, die einschränken, wo Dateien gespeichert werden können. Auch wenn die SharePoint-Daten des Unternehmens im Inland platziert werden können, um die Anforderungen der Vorschriften zur Einhaltung der Speicherorte zu erfüllen, in welchem Format werden die Dateien gespeichert? Liegen die Dateien in einem Format vor, auf das auch dann zugegriffen werden kann, wenn SharePoint oder das Internet nicht verfügbar sind? Was passiert, wenn die Organisation jemals ihre Dateien aus SharePoint verschieben möchte? Wenn die Dateien im proprietären SharePoint-Format gespeichert sind, wie hoch sind die Kosten für den Export, die Migration und Konvertierung in ein neues Anbieterformat oder zurück in native NTFS-Dateifreigaben. Unternehmen sollten sorgfältig über die Exportkosten nachdenken, da sie möglicherweise feststellen, dass die zukünftigen Kosten einer Migration alle kurzfristigen Kosteneinsparungen bei weitem übersteigen werden, wenn sie aus irgendeinem Grund auf eine andere Plattform wechseln möchten.

3. Kosten für langfristige Archivierung und Sicherung

Herkömmliche Dateifreigaben können einfach verschlüsselt und unbegrenzt in ihrem nativen NTFS-Dateiformat extern gespeichert und dann jederzeit in der Zukunft problemlos wiederhergestellt werden, unabhängig von technologischen Änderungen. Bei SharePoint müssen ganze Systeme wiederhergestellt werden oder bei SharePoint Online werden gelöschte Dateien nur 90 Tage aufbewahrt, was bedeutet, dass zusätzliche Archivierungsdienste gekauft und dauerhaft bezahlt werden müssen, die SharePoint in Langzeitarchiven speichern. Diese Sicherungs- und Speicherkosten führen zu zusätzlichen Support- und Abonnementkosten zusätzlich zu den Office 365-Abonnementkosten. Um Compliance- und Archivierungsanforderungen zu erfüllen, müssen die Kosten für die Wartung doppelter Systeme für Backup und Datenaufbewahrung in alle Gesamtkostenschätzungen einbezogen werden.

4. Zukünftige Abonnementpreiserhöhungen

Wenn Dateien in SharePoint online gespeichert sind, die schwer oder gar nicht exportiert werden können, welchen Einfluss hat das Unternehmen dann auf künftige Preisverhandlungen für die Lizenzierung? Wenn alle Dateien migriert sind, kann der Export und die Migration auf neue Systeme unpraktisch sein, sodass das Unternehmen keinen Einfluss auf Preisverhandlungen hat und zukünftigen Preiserhöhungen unterliegt. Während dies für kleinere Unternehmen kein Problem darstellt, ist es für größere Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Regierungsbehörden üblich, saftige Microsoft-Lizenzrabatte auszuhandeln.

5. Schulungs- und Produktivitätskosten

Benutzer werden darin geschult, ihre Dateien einfach von einem zugeordneten Laufwerk abzurufen. Bei SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, auf die nur über eine webbasierte Schnittstelle oder innerhalb von Apps zugegriffen wird. Die Benutzeroberfläche sieht nicht wie der Windows-Datei-Explorer aus. Mit SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, wo sie am besten verwaltet werden, indem Metadaten-Tags auf jede Datei angewendet werden. Um Dokumente in SharePoint zu finden, müssen Benutzer neu geschult werden, um Tags auf jede Datei anzuwenden, was zu anfänglicher Frustration, Produktivitätsverlust und zusätzlichen Kosten für den Benutzersupport führt. Die Kosten für die Schulung von Mitarbeitern, die auf SharePoint mit seinen vielen erweiterten Funktionen und Dokumentenverwaltungsanforderungen geschult werden, können erheblich sein.

Da haben Sie es – die Top 5 der zu berücksichtigenden SharePoint-Migrationskosten. 😊